ईमेल्स - आपण विचार करतो तितक्या चांगल्या प्रकारे आपण संवाद साधू शकतो का?
तुम्ही गमतीशीर होण्याचा प्रयत्न करत आहात का? तुमचा कल उपहासात्मक असण्याकडे आहे का? किंवा तुमचे ईमेल्स पाठवताना तुम्ही अत्यंत गंभीर असता का?
जर्नल ऑफ पर्सनॅलिटी अँड सोशल सायकॉलॉजीच्या अहवालात असे आढळून आले आहे की लोक ईमेलद्वारे त्यांचा सूर (tone) व्यक्त करण्याच्या त्यांच्या क्षमतेचा खूप जास्त अंदाज लावतात. तुम्हाला मिळणाऱ्या उत्तराचा चुकीचा अर्थही काढला जाऊ शकतो. तुम्ही फक्त मस्करी करत आहात हे त्यांच्या लक्षात आले असावे …….. नाही का?
माणूस स्वभावतः आत्मकेंद्रित असतो, स्वतःच्या दृष्टिकोनातून बाहेर पडून इतरांना समजून घेण्यास असमर्थ असतो. आपला अनेकदा असा विश्वास असतो की बहुतेक लोक 'नक्कीच' आपल्यासारखाच विचार करतात. जो समस्येचा एक भाग आहे.
गैरसंवाद (Miscommunication) सामान्य आहे.
कोणत्याही लेखी संवादाद्वारे, आपण एखाद्याच्या आवाजातील सूर ऐकू शकत नाही, चेहऱ्यावरील हावभाव पाहू शकत नाही (जरी आपण इमोटिकॉन वापरू शकतो) किंवा हावभाव किंवा जोर यासारखे इतर संकेत पाहू शकत नाही. पत्रापेक्षा ईमेल्स अधिक वेगाने टाईप केले जातात आणि पाठवले जातात, ज्यामध्ये कमी विचार केला जातो.
तर, आपण ईमेल्सना सावधगिरीने उत्तर दिले पाहिजे का?
अमेरिकन सायकॉलॉजिकल असोसिएशनमध्ये उद्धृत केलेल्या क्रुगर आणि एपली (Kruger and Epley) यांनी तोंडी संदेशाचा अर्थ आणि ईमेल संदेशाचा अर्थ यांची तुलना केली. त्यांना असे आढळले की फोनवर, अपेक्षित सूर तीन चतुर्थांश वेळा अचूकपणे ओळखला गेला, परंतु ईमेलवर केवळ 56% वेळा, जे अचूक अंदाज लावण्याच्या शक्यतेच्या निम्म्याहून थोडे जास्त आहे. विशेष म्हणजे, जेव्हा त्यांना विचारण्यात आले की त्यांनी संदेशाचा योग्य अर्थ लावला आहे असे त्यांना वाटते का, तेव्हा 90% लोकांना खात्री होती की त्यांनी तसे केले आहे. असे दिसते की ईमेल पत्रव्यवहाराच्या अर्थावर प्राप्तकर्त्याकडून केवळ 10% वेळा प्रश्नचिन्ह निर्माण केले जाते.
क्रुगर स्पष्ट करतात की जेव्हा तुम्ही ईमेल लिहिता, तेव्हा तुम्हाला जो सूर व्यक्त करायचा असतो तो तुम्ही 'ऐकता', परंतु हे विसरता की ईमेल प्राप्त करणाऱ्याला अशा माहितीचा प्रवेश नसतो.
ईमेल संवादाच्या मर्यादेकडे खूप दुर्लक्ष केले जात असावे आणि व्यक्तींचा असा विश्वास असतो की ते प्रत्यक्षात आहेत त्यापेक्षा अधिक प्रभावीपणे संवाद साधत आहेत.
तर, ईमेलद्वारे होणारा गैरसंवाद टाळण्यासाठी येथे आमच्या काही टिप्स आहेत. तुम्हाला इतर कोणत्याही टिप्स सुचतात का?
- सकारात्मक ईमेल्स तटस्थ वाटू शकतात, तर तटस्थ ईमेल्स नकारात्मक वाटू शकतात. त्यामुळे तुमचे ईमेल्स अधिक मैत्रीपूर्ण असल्याची खात्री करा.
- तुमच्या भावना दर्शविण्यासाठी इमोटिकॉन्स वापरताना सावधगिरी बाळगा, कारण इमोटिकॉन जोडून तुम्ही अपमानकारक वाटणाऱ्या ईमेलचा प्रभाव कमी करू शकत नाही. तसेच, कामाच्या ठिकाणी व्यावसायिक सहकाऱ्याला ते अव्यावसायिक वाटू शकते.
- प्राप्तकर्त्याच्या दृष्टिकोनातून ईमेलचा विचार करा. ईमेल पाठवणारे ते किती प्रभावीपणे भावना व्यक्त करतात याचा अतिअंदाज लावतात, तसेच प्राप्तकर्ते देखील असा विचार करतात की ते प्रभावीपणे समजू शकतात. पाठवणाऱ्यापेक्षा प्राप्तकर्त्याला विनोद अनेकदा कमी गमतीशीर वाटतात.
- ईमेल लिहिताना वेळ घ्या, लहान संदेशांचा अर्थ उद्धट असा काढला जाऊ शकतो.
- ते खूप मोठे न बनवण्याचा प्रयत्न करा. जे सांगणे आवश्यक आहे तेवढेच सांगा आणि मग चुकीचा अर्थ काढला जाण्याची शक्यता कमी असते.
- तुम्ही ज्या व्यक्तीला ईमेल करत आहात तिला जाणून घेण्याचा प्रयत्न करा. छोटे मतभेद त्रासात बदलू शकतात, त्यामुळे तुमच्या संपर्कांना अधिक चांगल्या प्रकारे समजून घेण्याचा प्रयत्न करा.
चांगली बातमी अशी आहे की जसे तुम्ही तुमच्या ईमेल संपर्कांशी अधिक परिचित होता, तसतशी तुमच्या संदेशांचा चुकीचा अर्थ काढला जाण्याची शक्यता कमी होते. त्यामुळे ईमेल पत्त्यामागील लोकांना जाणून घेणे फायदेशीर आहे!
