E-mails : communiquons-nous aussi bien que nous le pensons ?
Essayez-vous d'être drôle ? Avez-vous tendance à être sarcastique ? Ou êtes-vous extrêmement sérieux lorsque vous envoyez vos e-mails ?
Un rapport du Journal of Personality and Social Psychology a révélé que les gens surestiment grandement leur capacité à transmettre leur ton par e-mail. La réponse que vous recevez pourrait également être mal interprétée. Ils ont bien compris que vous plaisantiez... n'est-ce pas ?
Par nature, les humains ont tendance à être égocentriques, incapables de sortir de leur propre perspective et de faire preuve de compréhension envers les autres. Nous croyons souvent que la plupart des gens pensent « sûrement » de la même manière que nous. Ce qui fait partie du problème.
Les problèmes de communication sont fréquents.
Dans toute communication écrite, nous ne pouvons ni entendre le ton de la voix, ni voir les expressions faciales (bien que nous puissions utiliser un émoticône), ni percevoir d'autres signaux tels que les gestes ou l'intonation. Les e-mails ont tendance à être rédigés et envoyés plus rapidement qu'une lettre, avec moins de réflexion.
Alors, devons-nous répondre aux e-mails avec prudence ?
Kruger et Epley , cités par l'American Psychological Association, ont comparé l'interprétation des messages vocaux et celle des e-mails. Ils ont découvert qu'au téléphone, le ton voulu était correctement identifié trois quarts du temps, contre seulement 56 % du temps par e-mail, soit à peine plus d'une chance sur deux de deviner juste. Fait intéressant, lorsqu'on leur a demandé s'ils pensaient avoir interprété le message correctement, 90 % étaient convaincus que c'était le cas. Apparemment, seuls 10 % des interprétations de correspondances par e-mail sont remises en question par le destinataire.
Kruger explique que lorsque vous rédigez un e-mail, vous « entendez » le ton que vous souhaitez transmettre, tout en oubliant que le destinataire n'a pas accès à cette information.
Les limites de la communication par e-mail sont peut-être largement sous-estimées et les individus croient communiquer plus efficacement qu'ils ne le font en réalité.
Voici donc nos conseils pour éviter les malentendus par e-mail. En connaissez-vous d'autres ?
- Les e-mails positifs peuvent paraître neutres, tandis que les e-mails neutres peuvent sembler négatifs. Par conséquent, assurez-vous que vos e-mails soient particulièrement cordiaux.
- Faites preuve de prudence lorsque vous utilisez des émoticônes pour exprimer vos sentiments, car vous ne pouvez pas compenser ce qui pourrait être perçu comme un e-mail irrespectueux en y ajoutant un émoticône. De plus, cela pourrait paraître peu professionnel aux yeux d'un partenaire commercial dans un cadre professionnel.
- Pensez à l'e-mail du point de vue du destinataire. Les expéditeurs surestiment l'efficacité avec laquelle ils communiquent leurs sentiments, tout comme les destinataires qui pensent pouvoir les comprendre efficacement. Les blagues sont souvent perçues comme moins drôles par le destinataire que par l'expéditeur.
- Prenez votre temps pour rédiger un e-mail, les messages courts peuvent être interprétés comme impolis.
- Essayez de ne pas les faire trop longs non plus. Dites simplement ce qui doit être dit, il y aura ainsi moins de risques de mauvaise interprétation.
- Essayez d'apprendre à connaître la personne à qui vous écrivez. De petites différences peuvent devenir des sources de contrariété, alors essayez de mieux comprendre vos contacts.
La bonne nouvelle est qu'à mesure que vous vous familiarisez avec vos contacts par e-mail, le risque que vos messages soient mal interprétés diminue. Il vaut donc la peine d'apprendre à connaître les personnes qui se cachent derrière l'adresse e-mail !
