Email: comunichiamo davvero bene come pensiamo?
Stai cercando di essere divertente? Tendi a essere sarcastico? O sei estremamente serio quando invii le tue email?
Un rapporto del Journal of Personality and Social Psychology ha scoperto che le persone sopravvalutano ampiamente la propria capacità di trasmettere il tono tramite email. Anche la risposta che ricevi potrebbe essere fraintesa. Hanno capito che stavi solo scherzando... vero?
Gli esseri umani per natura tendono a essere egocentrici, incapaci di uscire dalle proprie prospettive e di essere comprensivi verso gli altri. Spesso crediamo che la maggior parte delle persone pensi 'sicuramente' allo stesso modo in cui pensiamo noi. Il che è parte del problema.
I fraintendimenti sono comuni.
Attraverso qualsiasi comunicazione scritta, non possiamo sentire il tono della voce di qualcuno, vedere le espressioni facciali (sebbene potremmo usare un'emoticon) o cogliere altri segnali come gesti o enfasi. Le email tendono a essere digitate e inviate più velocemente di una lettera, con meno riflessione.
Quindi, dovremmo rispondere alle email con cautela?
Kruger ed Epley , citati dall'American Psychological Association, hanno confrontato l'interpretazione dei messaggi vocali e quella dei messaggi email. Hanno scoperto che al telefono, il tono desiderato veniva identificato correttamente tre quarti delle volte, ma solo il 56% delle volte via email, che è poco più della metà delle probabilità di indovinare correttamente. È interessante notare che, quando è stato chiesto loro se ritenessero di aver interpretato correttamente il messaggio, il 90% era sicuro di averlo fatto. Apparentemente solo il 10% dell'interpretazione della corrispondenza via email viene mai messo in discussione dal destinatario.
Kruger spiega che quando scrivi un'email, 'senti' il tono che intendi trasmettere, dimenticando che il destinatario dell'email non ha accesso a tali informazioni.
I limiti della comunicazione via email potrebbero essere ampiamente sottovalutati e gli individui credono di comunicare in modo più efficace di quanto non facciano in realtà.
Quindi, ecco i nostri suggerimenti per evitare fraintendimenti via email. Te ne vengono in mente altri?
- Le email positive possono sembrare neutre, mentre le email neutre possono sembrare negative. Quindi assicurati che le tue email siano particolarmente cordiali.
- Fai attenzione quando usi le emoticon per mostrare i tuoi sentimenti, poiché non puoi controbilanciare quella che potrebbe essere vista come un'email irrispettosa aggiungendo un'emoticon. Inoltre, potrebbe risultare poco professionale per un partner commerciale sul posto di lavoro.
- Pensa all'email dal punto di vista del destinatario. Chi invia email sopravvaluta l'efficacia con cui comunica i sentimenti, così come i destinatari che pensano di poter comprendere efficacemente. Le battute sono spesso viste come meno divertenti dal destinatario rispetto al mittente.
- Prenditi il tuo tempo quando scrivi un'email, i messaggi brevi possono essere interpretati come scortesi.
- Cerca anche di non farle troppo lunghe. Dì solo ciò che deve essere detto e ci sarà meno spazio per i fraintendimenti.
- Cerca di conoscere la persona a cui stai scrivendo. Piccole differenze possono trasformarsi in fastidi, quindi cerca di comprendere meglio i tuoi contatti.
La buona notizia è che man mano che acquisisci familiarità con i tuoi contatti email, la possibilità che i tuoi messaggi vengano fraintesi si riduce. Vale quindi la pena conoscere le persone dietro l'indirizzo email!
