El mundo de la tecnología digital tal como lo conocemos avanza increíblemente rápido. A medida que las organizaciones adoptan nuevos equipos para optimizar sus prácticas, no llevar un registro de los activos puede ser un desafío grande y costoso. En este blog, definiremos qué es el rastreo de activos, cómo funciona y los beneficios que las organizaciones pueden obtener al adoptarlo.
¿Qué es el rastreo de activos y qué significa?
El rastreo de activos es el proceso que adoptan las organizaciones para identificar la ubicación de sus equipos y personal más valiosos en cualquier momento. Los activos físicos, desde equipos pesados hasta portasueros y desfibriladores, son excelentes casos de uso para el rastreo de activos debido a su costo, la probabilidad de extravío y su importancia para las prácticas diarias.
Otros activos, como los miembros del personal altamente solicitados, pueden ser rastreados dentro del entorno empresarial para su rápida identificación. Un ejemplo principal de esto sería un gerente de Salud y Seguridad.
El motivo para rastrear estos activos es, en última instancia, ahorrar tiempo y reducir la pérdida de ingresos, que en muchos casos puede ascender a millones de dólares.
¿Cuál es la diferencia entre el rastreo de activos y la gestión de inventario?
Comúnmente confundida con el rastreo de activos, la gestión de inventario se centra en analizar y reportar los niveles de existencias en tiempo real. Esta práctica empresarial se puede utilizar para comprender la disponibilidad de ciertas áreas de almacenamiento, patrones de inventario anteriores y proyecciones futuras para un mayor control de gestión.
Si bien estas dos formas de rastreo pueden beneficiar a las organizaciones de manera similar, es importante tener en cuenta que no son lo mismo .
¿Cuáles son los beneficios de rastrear activos?
Antes de profundizar en cómo funciona el rastreo de activos, aquí presentamos algunos de los mayores beneficios que las organizaciones buscan aprovechar al aplicar soluciones de rastreo de activos.
Reducir la ineficiencia y los costos del personal
El punto clave que todas las organizaciones buscan es: "¿Cuánto dinero ahorraré?". Con los sistemas inalámbricos de rastreo de activos, las organizaciones pueden eliminar la necesidad de localizar un activo manualmente, ahorrando innumerables horas de trabajo perdidas en búsquedas a veces sin rumbo.
Aproximadamente el 16 % de las búsquedas en hospitales de EE. UU. terminan sin encontrar los activos. Esto resulta en una pérdida de más de $1 millón al año en horas de trabajo del personal dedicadas a buscar activos médicos.
Prevención de pérdida de activos
Los datos de ubicación en tiempo real son una excelente herramienta para las organizaciones que manejan grandes cantidades de activos valiosos, como los proveedores de atención médica y los medicamentos farmacéuticos, los cuales cuestan a los hospitales de EE. UU. un estimado de $200,000 cada uno por año.
Impulsar la eficiencia operativa
Al evitar todas esas horas de trabajo y la pérdida de activos, las organizaciones pueden ver beneficios operativos, ya que los datos de posicionamiento en tiempo real permiten a los empleados localizar rápidamente los activos que necesitan.
Además de esto, las organizaciones pueden visualizar oportunidades de optimización con respecto a la estructura del edificio, así como pronosticar los requisitos de los activos, como el mantenimiento, la reparación y el reemplazo.
Ofrecer una mejor experiencia al cliente
Aunque puede ser de sentido común que valoramos una excelente experiencia del cliente, y en el clima actual de los clientes de "queremos algo, lo queremos ahora", el rastreo de activos elimina el tiempo entre la expectativa y la entrega. Y poder localizar activos rápidamente es vital para brindar la experiencia que sus clientes esperan.
Mayor control de lo inesperado
En cualquier negocio, la necesidad de estar informado sobre todos los aspectos de las operaciones es vital para evitar circunstancias inesperadas que inevitablemente terminan costando mucho dinero. El rastreo de activos brinda a las organizaciones confianza y previsibilidad a largo plazo que, a la larga, pueden ahorrarles millones de dólares.
Además, las organizaciones no tendrán dudas sobre su capacidad para ofrecer una gran experiencia a sus clientes y personal, así como para brindar tranquilidad a los ejecutivos y miembros de la junta directiva.
¿Cómo funciona el rastreo de activos?
Ahora que hemos aclarado qué es el rastreo de activos y los beneficios que las organizaciones pueden obtener, echemos un vistazo más de cerca a las tecnologías involucradas y cómo se utilizan.
Códigos de barras
Probablemente la forma más tradicional de rastreo de activos; todos hemos visto códigos de barras y sabemos que se utilizan para identificar productos individuales en supermercados y otras tiendas minoristas.
Lo que muchas personas quizás no sepan es que los códigos de barras juegan un papel importante al ayudar a las organizaciones de todas las industrias a rastrear una amplia gama de activos, y se utilizan para rastrear su movimiento, a menudo desde la producción hasta el almacenamiento y, finalmente, hasta los estantes.
Ventajas de usar códigos de barras para el rastreo de activos
- No requieren energía
- Increíblemente económicos y ligeros
- Cada código de barras es único para su activo
Desventajas de usar tecnología de códigos de barras
- Requiere mucha mano de obra (escanear y registrar activos manualmente puede llevar mucho tiempo)
- Sin identificación de ubicación en tiempo real (los códigos de barras deben escanearse a medida que se trasladan para actualizar su ubicación)
- Software costoso (aunque las etiquetas en sí son de muy bajo costo, el software para realizar un seguimiento de todos los productos puede ser muy caro)
- Error humano ( el fraude y el error humano le cuestan a las organizaciones en el Reino Unido un estimado de £98.6 mil millones al año )
RFID (Identificación por radiofrecuencia)
Inventadas oficialmente en 1983 y comercializadas comúnmente en 2002, las etiquetas RFID se han utilizado durante más de dos décadas y, en ese tiempo, han experimentado avances increíbles.
Las etiquetas RFID funcionan con la combinación de la etiqueta en sí y lectores fijos o portátiles que en la industria se conocen comúnmente como interrogadores . Los interrogadores pueden identificar la frecuencia única de la etiqueta y recopilar una variedad de información de ella, como la hora en que se escaneó, los próximos controles de seguridad (de manera similar, los llaveros RFID pueden contener autorizaciones de seguridad) y el proceso correcto para el inventario.
Ventajas de usar RFID para el rastreo de activos
- Etiqueta de larga duración
- Opción de bajo costo
- Compactas
- Firma de radio mínima (sin interferencia con otras frecuencias)
Desventajas de usar tecnología RFID
- Sin datos de ubicación en tiempo real
- Difícil de configurar en implementaciones grandes
- Instalación del sistema (más pasos que los códigos de barras para configurar y a veces requieren escaneo manual)
- Seguridad (las señales RFID son fáciles de interceptar)
- Requisitos de hardware (los receptores de señal pueden representar un alto costo para las organizaciones)
UWB (Banda ultraancha)
En su etapa inicial como solución, UWB a menudo supera a otros sistemas de rastreo de activos en cuanto a su precisión de ubicación en tiempo real, seguridad y capacidad de escalar.
La banda ultraancha se refiere a la capacidad de la tecnología para enviar datos a través de una amplia gama de frecuencias de radio, lo que significa que los edificios y los obstáculos no son un problema para esta tecnología. Y un beneficio de que UWB tenga esta capacidad es compartir información de ubicación en tiempo real. Esta solución es una gran adición para las organizaciones que dependen principalmente del GPS para todos sus requisitos de rastreo de activos.
Ventajas de usar UWB para el rastreo de activos
- Las señales pueden atravesar objetos y estructuras
- Actualizaciones de ubicación en tiempo real con buena precisión de ubicación
- Firmas únicas (identificadores similares a los códigos de barras) que permiten a los sistemas rastrear múltiples activos sin problemas
- Inmune a la interferencia de señales multitrayecto
Desventajas de usar tecnología UWB
- Requiere más energía que otros métodos de rastreo inalámbrico
- Depende de la sincronización de tiempo (los relojes físicos y digitales se desvían con el tiempo), lo que puede causar problemas si no se monitorea y corrige
- Aún no es una solución aceptada a nivel mundial (pero está ganando terreno rápidamente)
GPS (Sistema de posicionamiento global)
Una abreviatura de 'sistemas globales de navegación por satélite', el GPS depende de satélites en órbita para recopilar la información relevante para la identificación de la ubicación.
A pesar de la idea errónea de que el GPS puede operar con precisión en cualquier parte del mundo y encontrar activos que se encuentran en interiores o bajo tierra, ha sido una tecnología aceptada a nivel mundial durante más de una década, volviéndose popular en 2007 .
Desde entonces y con la inclusión del GPS en dispositivos de consumo, ha habido numerosos avances y desarrollos para su uso; un gran ejemplo serían las aplicaciones móviles como Pokémon GO o Google Maps.
Ventajas de usar GPS para el rastreo de activos
- Visibilidad global para los activos rastreados
- El GPS es una forma de rastreo adoptada a nivel mundial
- El GPS está integrado en muchos dispositivos de consumo
Desventajas de usar tecnología GPS
- Se requiere una gran cantidad de energía
- Existen limitaciones en interiores (las estructuras dificultan la recepción de datos satelitales)
- Dependencia de satélites que no pueden ser reparados por los usuarios finales de la solución
WiFi
WiFi. El servicio sin el que no podemos vivir y que nos conecta a todos se puede encontrar en casi todas partes. A pesar de la adopción generalizada del WiFi, sus capacidades de rastreo de activos son bastante limitadas y solo pueden proporcionar información básica como "un activo está/estuvo aquí" sin ningún dato coordinado (información de los ejes X e Y) que obtendría con otras soluciones.
A pesar de esto, el WiFi puede proporcionar información que puede recopilar con soluciones BLE y UWB, y esto depende del RSSI (Indicador de fuerza de señal recibida). Este método se conoce como 'huella digital' (fingerprinting), lo que ayuda a las redes a proporcionar ancho de banda con mayor confiabilidad. Si bien esto puede costar más que una configuración tradicional, la recopilación de datos RSSI permite a las organizaciones interpretar a qué distancia se encuentra un activo del punto de acceso más cercano.
Además, algunas configuraciones de WiFi pueden permitir otros métodos de rastreo como AoA (Ángulo de llegada) y ToF (Tiempo de vuelo); sin embargo, esto requerirá configuración adicional y un mayor costo.
Ventajas de usar WiFi para el rastreo de activos
- Amplio alcance de red con puntos de acceso distribuidos por los edificios
- Muchos dispositivos habilitados para WiFi pueden trabajar en conjunto compartiendo grandes cantidades de datos
- Actualizaciones de ubicación en tiempo real
Desventajas de usar tecnología WiFi
- La precisión exacta no es la mejor
- Altos requisitos de energía
- Las redes congestionadas pueden causar problemas
BLE (Bluetooth de baja energía)
Inventado en 1994 , el Bluetooth es una de las capacidades más destacadas de la tecnología moderna y es una solución principal para el posicionamiento en interiores. Sin embargo, a diferencia del Bluetooth, el BLE (que fue desarrollado en 2006 ) requiere una fracción de la cantidad de energía para funcionar, al tiempo que mantiene la capacidad de transferir una cantidad similar de datos.
Al funcionar como una mezcla de balizas (beacons) y concentradores (hubs), las soluciones BLE pueden "apoyarse" en los dispositivos de consumo como concentradores móviles para mejorar su alcance. Utilizando RSSI, las organizaciones pueden determinar una ubicación adecuada para un activo, así como ver los cambios en su ubicación a medida que se mueve a través de un espacio establecido, lo que significa que no hay requisitos para el escaneo manual.
Ventajas de usar BLE para el rastreo de activos
- Precisión de los dispositivos (hasta unos pocos metros)
- Solución ampliamente aceptada
- Bajo consumo de energía
Desventajas de usar tecnología BLE
- Interferencia de frecuencia (otros dispositivos Bluetooth en el espectro del dispositivo pueden causar problemas)
- Latencia de red (retrasos entre transferencias de datos)
- Algunas vulnerabilidades de seguridad (por ejemplo, laptops con función de desbloqueo por proximidad Bluetooth )
En conclusión: educar, evaluar e implementar
A pesar de ser una solución utilizada durante décadas, el rastreo de activos con códigos de barras se está convirtiendo rápidamente en cosa del pasado, y a medida que las tecnologías más nuevas como UWB se vuelven cada vez más populares, es importante asegurarse de que su organización no esté perdiendo recursos e ingresos valiosos debido a tecnología obsoleta.
Al buscar implementar una solución de rastreo de activos, es increíblemente importante informarse a sí mismo y a otras partes interesadas de su empresa sobre las opciones disponibles, y cuál de ellas se adaptará mejor a los requisitos de su negocio ahora y en el futuro.
