Gli ultimi anni hanno portato molti cambiamenti nello spazio di lavoro moderno, poiché un numero considerevole di aziende ha visto i propri dipendenti passare al lavoro da casa . Il passaggio dal pendolarismo quotidiano al lavoro da remoto ha costretto le aziende a ripensare molte pratiche che ritenevano immutabili. Una delle nuove sfide che le aziende moderne affrontano è mantenere la sicurezza mentre i dipendenti lavorano lontano dall'ufficio. In questo articolo, esamineremo sei modi per garantire la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto.
Formare i dipendenti
Purtroppo, non c'è altro modo per dirlo: le violazioni dei dati sono solitamente il risultato di un errore umano. Lo scenario più comune è che uno dei dipendenti commetta un errore che mette a rischio l'intero sistema. Fortunatamente, è possibile prevenire la maggior parte delle minacce alla sicurezza educando e formando i dipendenti sull'uso corretto dell'infrastruttura di lavoro da remoto su cui si basa l'azienda.
Dovrai spiegare che il lavoro da remoto non consisterà solo nell'inviare qualche email con i propri progressi e che ci saranno misure di sicurezza aggiuntive. Ogni dipendente che lavora con i dati dei clienti deve comprendere l' importanza della sicurezza informatica .
Implementa una policy di sicurezza informatica che definisca i protocolli di sicurezza e i comportamenti in grado di prevenire le minacce. Questa policy può anche stabilire cosa fare nel caso in cui si verifichi una violazione della sicurezza. È il modo migliore per evitare panico e confusione quando la sicurezza dei dati è stata compromessa.
Utilizzare solo connessioni internet sicure
Quando la maggior parte delle persone immagina di poter lavorare lontano dall'ufficio, pensa subito a lavorare al computer in una caffetteria sorseggiando un latte macchiato. Alcuni considerano persino di lavorare dalle panchine di un parco o in altre aree pubbliche nelle giornate di sole, o magari seduti su una spiaggia tropicale durante l'orario di lavoro. Purtroppo, le reti Wi-Fi non protette rappresentano un grave rischio per la sicurezza dei dati.
Potresti chiedere ai dipendenti di evitare l'uso di connessioni wireless per il lavoro. Tuttavia, non tutti hanno le risorse o la possibilità di allestire l'ufficio domestico perfetto. In una situazione di pandemia globale, il fatto che i dipendenti potessero semplicemente lavorare da qualsiasi luogo è stata una manna dal cielo. Pertanto, non dovresti privarli dell'opportunità di uscire di casa quando possono, solo a causa della minaccia derivante dall'uso di connessioni non protette.
Una soluzione semplice sarebbe utilizzare una VPN (Virtual Proxy Network). Le VPN possono crittografare i dati, consentendo ai dipendenti di uscire di casa e utilizzare reti wireless pubbliche garantendo al contempo la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto. È importante assicurarsi che la VPN scelta abbia una copertura e opzioni di crittografia sufficienti.
Proteggere tutti i dispositivi e le soluzioni
Fai capire ai tuoi dipendenti che la sicurezza dell'intera rete è forte solo quanto il dispositivo più vulnerabile. Fortunatamente, puoi fidarti della maggior parte dei dipendenti affinché facciano la cosa giusta. Detto questo, non si è mai troppo sicuri e puoi comunque adottare diverse misure per garantire la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto.
Se i dipendenti accedono a informazioni di lavoro dai loro telefoni, devi assicurarti che i dispositivi siano protetti . Puoi anche far firmare accordi di non divulgazione (NDA) a tutti i lavoratori. Gli NDA delineeranno le policy di sicurezza in vigore e faranno riflettere i dipendenti prima di violare la sicurezza.
Utilizza password complesse e diversificate per tutte le soluzioni di lavoro e fornisci solo ai dipendenti interessati l'accesso di cui hanno bisogno. In questo modo, puoi evitare di causare violazioni a cascata. Verifica ogni accesso e utilizza un password manager. I software specializzati nella gestione delle password possono generare casualmente password complesse e archiviarle in modo sicuro per te.
Eseguire il backup di tutti i dati
Viviamo nell'età dell'oro della tecnologia, quindi perché non utilizzare tutti gli strumenti digitali a disposizione? Gli esperti di marketing di Digital Dot consigliano di utilizzare il cloud storage come misura di sicurezza aggiuntiva quando i dipendenti lavorano da remoto. L'archiviazione in cloud offre molti vantaggi e consente a tutti i dipendenti di caricare i file su cui stanno lavorando in un database facilmente accessibile, che puoi utilizzare per garantire la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto.
Crea punti di ripristino nel caso in cui qualcosa vada storto. Puoi persino automatizzare il processo di backup per archiviare nuove iterazioni dei file mentre lavori. Anche in caso di attacco informatico, sarà impossibile per gli hacker prendere in ostaggio i tuoi dati se hai facile accesso ai backup di tutti i tuoi file.
Utilizzare software antivirus
I metodi tradizionali di sicurezza dei dati non si applicano solo al lavoro in ufficio; funzionano altrettanto bene per il lavoro da remoto. La maggior parte degli hacker tenterà di attaccare il sistema installando software dannoso su uno dei dispositivi; i metodi di attacco possono includere MitM ( Man in the Middle ), Email Phishing e DoS ( Denial of Service ).
Fortunatamente, ci sono modi per proteggersi dai loro assalti digitali:
- Utilizza software antivirus su tutti i computer.
- Assicurati di scansionare tutte le email e i file caricati sui server.
- Verifica che tutti i software siano aggiornati alle versioni più recenti.
- Mantieni sempre un firewall e un software anti-malware in esecuzione in background.
Utilizzare l'autenticazione a più fattori
Sebbene le password siano ampiamente utilizzate, semplicemente non offrono più una sicurezza sufficiente. Le password sono il dettaglio di sicurezza più facile da ottenere, soprattutto se si considera quante persone utilizzano gli accessi automatici e tutte le volte in cui i dipendenti annotano le password su post-it visibili a tutti.
Quando si verifica una violazione dei dati, gli hacker avranno probabilmente accesso solo all'account in questione, specialmente se hai adottato le altre misure di sicurezza descritte nell'articolo. Puoi facilmente annullare la capacità dell'hacker di accedere ai tuoi dati richiedendo l'identificazione a più fattori. Può trattarsi di qualcosa di semplice come un SMS con informazioni di accesso aggiuntive o una domanda di sicurezza. Per livelli di sicurezza più elevati, puoi richiedere forme di autenticazione più complesse come dati biometrici o persino una telefonata personalizzata.
In conclusione
La sicurezza è una preoccupazione crescente e la criminalità informatica è in aumento. Sta a te fare tutto il possibile per mantenere i dati al sicuro. Ora che abbiamo esaminato sei modi per garantire la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto, dovrebbe essere facile per te aiutare i dipendenti a prepararsi per le attività fuori sede.
