E-Mails – kommunizieren wir wirklich so gut, wie wir denken?
Versuchen Sie, lustig zu sein? Neigen Sie zu Sarkasmus? Oder meinen Sie es todernst, wenn Sie Ihre E-Mails versenden?
Ein Bericht des Journal of Personality and Social Psychology ergab, dass Menschen ihre Fähigkeit, den richtigen Ton per E-Mail zu vermitteln, stark überschätzen. Auch die Antwort, die Sie erhalten, könnte falsch interpretiert werden. Man hat doch gemerkt, dass Sie nur Spaß gemacht haben …….. oder etwa nicht?
Menschen neigen von Natur aus dazu, egozentrisch zu sein, unfähig, ihre eigene Perspektive zu verlassen und Verständnis für andere aufzubringen. Wir glauben oft, dass die meisten Menschen „sicherlich“ genauso denken wie wir. Genau das ist ein Teil des Problems.
Missverständnisse sind häufig.
Bei jeder schriftlichen Kommunikation können wir den Tonfall in der Stimme einer Person nicht hören, keine Mimik sehen (obwohl wir ein Emoticon verwenden könnten) oder andere Hinweise wie Gestik oder Betonung wahrnehmen. E-Mails werden in der Regel schneller getippt und verschickt als ein Brief, wobei weniger darüber nachgedacht wird.
Sollten wir also mit Vorsicht auf E-Mails antworten?
Kruger und Epley , zitiert in der American Psychological Association, verglichen die Interpretation von Sprachnachrichten mit der von E-Mail-Nachrichten. Sie fanden heraus, dass der beabsichtigte Ton am Telefon in drei Viertel der Fälle richtig erkannt wurde, per E-Mail jedoch nur in 56 % der Fälle, was kaum mehr als der Wahrscheinlichkeit beim bloßen Raten entspricht. Interessanterweise waren 90 % der Befragten zuversichtlich, die Nachricht richtig interpretiert zu haben, als sie gefragt wurden, ob sie dies glaubten. Scheinbar werden nur 10 % der Interpretationen von E-Mail-Korrespondenz jemals vom Empfänger in Frage gestellt.
Kruger erklärt, dass man beim Schreiben einer E-Mail den Ton „hört“, den man vermitteln möchte, während man vergisst, dass der Empfänger der E-Mail keinen Zugang zu diesen Informationen hat.
Die Grenzen der E-Mail-Kommunikation werden möglicherweise stark unterschätzt, und Einzelpersonen glauben, dass sie effektiver kommunizieren, als sie es tatsächlich tun.
Hier sind also unsere Tipps zur Vermeidung von Missverständnissen per E-Mail. Fallen Ihnen noch weitere ein?
- Positive E-Mails können neutral wirken, während neutrale E-Mails negativ erscheinen können. Stellen Sie also sicher, dass Ihre E-Mails besonders freundlich formuliert sind.
- Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von Emoticons, um Ihre Gefühle zu zeigen, da Sie eine möglicherweise als respektlos empfundene E-Mail nicht durch das Hinzufügen eines Emoticons ausgleichen können. Zudem könnte dies gegenüber einem Geschäftspartner am Arbeitsplatz unprofessionell wirken.
- Betrachten Sie die E-Mail aus der Sicht des Empfängers. Absender überschätzen, wie effektiv sie Gefühle kommunizieren, ebenso wie Empfänger, die glauben, diese effektiv verstehen zu können. Witze werden vom Empfänger oft als weniger lustig empfunden als vom Absender.
- Nehmen Sie sich Zeit beim Schreiben einer E-Mail, kurze Nachrichten können als unhöflich interpretiert werden.
- Versuchen Sie auch, sie nicht zu lang zu machen. Sagen Sie nur das, was gesagt werden muss, dann gibt es weniger Raum für Fehlinterpretationen.
- Versuchen Sie, die Person kennenzulernen, der Sie eine E-Mail schreiben. Kleine Unterschiede können zu Ärgernissen heranwachsen, versuchen Sie also, Ihre Kontakte besser zu verstehen.
Die gute Nachricht ist: Je besser Sie Ihre E-Mail-Kontakte kennen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten missverstanden werden. Es lohnt sich also, die Menschen hinter der E-Mail-Adresse kennenzulernen!
