E-mails - conseguimos comunicar tão bem quanto pensamos?
Está a tentar ter piada? Tende a ser sarcástico? Ou é extremamente sério quando envia os seus e-mails?
Um relatório do Journal of Personality and Social Psychology concluiu que as pessoas sobrestimam largamente a sua capacidade de transmitir o seu tom por e-mail. A resposta que recebe também pode ser mal interpretada. Eles perceberam que estava apenas a brincar... não perceberam?
Os seres humanos, por natureza, tendem a ser egocêntricos, incapazes de sair das suas próprias perspetivas e de ser compreensivos com os outros. Muitas vezes acreditamos que a maioria das pessoas pensa 'certamente' da mesma forma que nós. O que é parte do problema.
As falhas de comunicação são comuns.
Através de qualquer comunicação escrita, não conseguimos ouvir o tom de voz de alguém, ver expressões faciais (embora possamos usar um emoticon) ou ver outras pistas, como gestos ou ênfase. Os e-mails tendem a ser digitados e enviados mais rapidamente do que uma carta, com menos reflexão.
Então, devemos responder aos e-mails com cautela?
Kruger e Epley , citados na American Psychological Association, compararam a interpretação de mensagens de voz e a interpretação de mensagens de e-mail. Descobriram que, ao telefone, o tom pretendido foi corretamente identificado em três quartos das vezes, mas apenas 56% das vezes por e-mail, o que é pouco mais de metade da probabilidade de adivinhar corretamente. Curiosamente, quando questionados se achavam que tinham interpretado a mensagem corretamente, 90% estavam confiantes de que sim. Aparentemente, apenas 10% da interpretação da correspondência por e-mail é questionada pelo recetor.
Kruger explica que, quando escreve um e-mail, 'ouve' o tom que pretende transmitir, esquecendo-se de que o recetor do e-mail não tem acesso a essa informação.
A limitação da comunicação por e-mail pode ser altamente subestimada e os indivíduos acreditam que estão a comunicar de forma mais eficaz do que realmente estão.
Assim, aqui estão as nossas dicas para evitar falhas de comunicação por e-mail. Consegue pensar noutras?
- E-mails positivos podem parecer neutros, enquanto e-mails neutros podem parecer negativos. Por isso, certifique-se de que os seus e-mails são extremamente amigáveis.
- Tenha cuidado ao usar emoticons para mostrar os seus sentimentos, pois não pode contrariar o que pode ser visto como um e-mail desrespeitoso adicionando um emoticon. Além disso, pode parecer pouco profissional para um parceiro de negócios no local de trabalho.
- Pense no e-mail do ponto de vista do destinatário. Quem envia e-mails sobrestima a eficácia com que comunica sentimentos, tal como os destinatários que pensam que conseguem compreender eficazmente. As piadas são frequentemente vistas como menos engraçadas pelo destinatário do que pelo remetente.
- Leve o seu tempo ao escrever um e-mail, mensagens curtas podem ser interpretadas como rudes.
- Tente também não os fazer demasiado longos. Diga apenas o que precisa de ser dito e haverá menos espaço para más interpretações.
- Tente conhecer a pessoa a quem está a enviar o e-mail. Pequenas diferenças podem transformar-se em aborrecimentos, por isso tente compreender melhor os seus contactos.
A boa notícia é que, à medida que se familiariza com os seus contactos de e-mail, a probabilidade de as suas mensagens serem mal interpretadas diminui. Vale, portanto, a pena conhecer as pessoas por trás do endereço de e-mail!
