Für mehr geschaffen: Ein Plädoyer für Vielseitigkeit in der Eventstrategie

Die heutigen Sport- und Unterhaltungsstätten sind darauf ausgelegt, zu beeindrucken und das Publikum zu begeistern, während der Stadionbetrieb hinter den Kulissen auf Hochtouren läuft. Wenn Sie im Venue Management tätig sind, wissen Sie, dass ein profitabler Veranstaltungsort von einer vielfältigen Eventstrategie abhängt, die das ganze Jahr über für geöffnete Türen und besetzte Plätze sorgt. Nur so bleibt Ihr Veranstaltungsort relevant, Ihre Marke sichtbar und Ihr Umsatz auf Kurs.

Einen Veranstaltungsort betreiben, der niemals stillsteht

Das Management eines modernen Veranstaltungsorts bedeutet vom ersten Tag an den Umgang mit Komplexität, insbesondere wenn Ihr Veranstaltungsort die Heimat von mehr als einem professionellen Sportteam ist. Sie jonglieren mit verschiedenen Fangemeinden, unterschiedlichem Branding und einzigartigen Erlebnissen am Veranstaltungstag – alles innerhalb derselben Mauern. Und Ihre Eventstrategie geht oft über die Hauptarena hinaus. Viele Veranstaltungsorte bilden das Herzstück größerer, gemischt genutzter Komplexe. Das SoFi Stadium ist beispielsweise Teil des viel größeren Hollywood Park-Komplexes. Diese gemischt genutzten Anlagen bieten Einrichtungen wie Außenplätze, Einkaufszentren und andere flexible Räume, sodass sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig ausrichten oder zu einem unvergesslichen Spektakel kombiniert werden können. 

Diese Vielseitigkeit ist ein enormer Vorteil, bedeutet aber auch, dass Ihr Stadionbetrieb eine außergewöhnliche Koordination und die richtige Technologie benötigt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wenn in den Bau Ihres Veranstaltungsorts Milliarden investiert wurden, können Sie sich nicht auf eine Handvoll Heimspiele verlassen, um den ROI zu erzielen. Die Fähigkeit, zwischen Veranstaltungsarten zu wechseln, den Kalender zu füllen und Spiele, Shows und Erlebnisse gleichzeitig durchzuführen, hält Ihren Umsatz im Fluss. 

Um dies zu erreichen, benötigen Sie Systeme, die mehrere ansässige Teams verwalten, maßgeschneiderte Erlebnisse für verschiedene Zielgruppen schaffen und Ihnen die Flexibilität geben, jeden Tag das Beste aus jedem Raum herauszuholen.

Events buchen, die Ihren Veranstaltungsort auslasten und profitabel machen

Ein großer Mehrzweckraum ist eine bedeutende Investition, und Ihre Eventstrategie muss hart arbeiten, um das Maximum herauszuholen. Sich auf eine Handvoll Sportspiele zu verlassen, reicht nicht aus. Um den Umsatz das ganze Jahr über aufrechtzuerhalten, müssen Sie Ihren Kalender mit einer Vielzahl von Veranstaltungen füllen, die jeden verfügbaren Raum optimal nutzen.

Vielleicht bewerben Sie bereits Ihre Möglichkeiten zur Ausrichtung von Veranstaltungen und vermarkten Ihre Premium-Bereiche wie das Spielfeld, die Club-Ebenen und die Wandelgänge für private Events, Firmentreffen und spezielle Aktivierungen. Wenn ja, werden Sie festgestellt haben, dass die Nachfrage vorhanden ist. Von Konferenzen und Firmenveranstaltungen bis hin zu gesellschaftlichen Feiern trägt jedes Event zu Ihren Einnahmen bei und hält Ihren Veranstaltungsort auch in der Nebensaison aktiv.  

Haben Sie auch schon versucht, ungenutzte Räume mit neuen Augen zu betrachten? Die Umwandlung dieser übersehenen Ecken in buchbare Bereiche schafft nicht nur neue Einnahmequellen, sondern kann den Gästen auch ein einzigartiges, unerwartetes Erlebnis bieten, das Ihren Veranstaltungsort von anderen abhebt. 

‍Strategien, um mehr aus Ihren Veranstaltungsräumen herauszuholen

Hier sind einige praktische Möglichkeiten, wie Sie Ihre Räume besser nutzen und im Rahmen Ihrer umfassenderen Eventstrategie mehr Buchungen generieren können:

• Bewerben Sie Ihre Räume proaktiv: Warten Sie nicht darauf, dass Anfragen in Ihrem Posteingang landen. Vermarkten Sie Ihre attraktivsten Bereiche aktiv für private Events, Firmentreffen, Filmaufnahmen und mehr. Zeigen Sie, wie flexibel sie sind, und lassen Sie das Design und die Atmosphäre für sich sprechen.
• Zeigen Sie, was möglich ist: Teilen Sie hochwertige Fotos und Videos von vergangenen Veranstaltungen zusammen mit Kundenreferenzen auf Ihrer Website und in den sozialen Medien. Helfen Sie potenziellen Kunden, sich ihr eigenes Event in Ihrem Veranstaltungsort vorzustellen.
• Erreichen Sie die richtige Zielgruppe: Erstellen Sie eine E-Mail-Liste aus früheren Kunden und Anfragen und senden Sie dann personalisierte Updates zu verfügbaren Räumen, saisonalen Angeboten oder Event-Paketen. Nutzen Sie gezielte Online-Anzeigen und posten Sie auf Event-Portalen, die Ihre Zielgruppe bereits nutzt.
• Bieten Sie bei der Buchung mehr Mehrwert: Schulen Sie Ihre Vertriebsteams darin, während des Buchungsprozesses Extras wie Event-Pakete, Führungen durch den Veranstaltungsort oder Premium-Catering anzubieten. Dies ist eine einfache Möglichkeit, das Gästeerlebnis zu verbessern und den Wert jeder Buchung zu steigern.

Indem Sie diese Taktiken in Ihre Eventstrategie integrieren, können Sie Ihren Veranstaltungsort das ganze Jahr über aktiv halten, Ihre Marke stärken und sicherstellen, dass Sie das Maximum aus jedem von Ihnen verwalteten Raum herausholen.

Die Teamarbeit, die Ihren Stadionbetrieb antreibt

Wenn Sie im Venue Management tätig sind, wissen Sie, wie groß, geschäftig und techniklastig es werden kann.  Erschwerend kommt hinzu, dass IT-, Marketing- und Stadionbetriebs-Teams oft in Silos arbeiten, obwohl sich ihre Ziele überschneiden. Diese Trennung kann Sie ausbremsen und den Fans ein unzusammenhängendes Erlebnis bescheren.

Technologie ist die Brücke, die dies ändert. Mit den richtigen Systemen erhält jedes Team dieselben Echtzeitdaten, dieselben Erkenntnisse und dieselben Tools, um schnell handeln zu können. Dann wird Zusammenarbeit natürlich statt erzwungen.

IT-Teams sind Ihre stillen Helden. Sie bauen die High-Speed-WiFi-Netzwerke auf, die dafür sorgen, dass Ihre Daten reibungslos fließen, und integrieren mehrere Systeme, damit alles problemlos zusammenarbeitet.

Marketing- und Fan-Engagement-Teams erwecken Ihre Eventstrategie zum Leben und sind stets bestrebt, die Messlatte bei der Einbindung der Fans höher zu legen. Durch die Personalisierung von Interaktionen und die Schaffung herausragender Momente – von mobilen Apps und AR-Erlebnissen bis hin zu Messaging-Plattformen – verwandeln sie Begeisterung in Ticketverkäufe und Merchandise-Käufe.

Stadionbetriebs-Teams sorgen dafür, dass jede Veranstaltung reibungslos abläuft. Sie verwalten Besucherströme, Gastronomie, Instandhaltung und Sicherheit. Und mit Echtzeitdaten und standortbasierten Tools können sie nun intelligente Entscheidungen vor Ort treffen und flexibler auf die unterschiedlichen Anforderungen Ihrer Veranstaltungen reagieren. 

Wenn diese Teams Daten, Erkenntnisse und Tools austauschen, können Sie reichhaltigere Fan-Erlebnisse freischalten, dem Marketing ein klareres Bild davon vermitteln, was funktioniert, und dem Stadionbetrieb helfen, jede Veranstaltung nahtlos durchzuführen. Die richtigen Lösungen erleichtern nicht nur der IT das Leben; sie bieten jeder Abteilung einen Mehrwert und sorgen dafür, dass Ihr Veranstaltungsort Höchstleistungen erbringt.

Ihren Kalender mit dem richtigen Event-Mix ausbalancieren

Um eine starke Eventstrategie aufzubauen, müssen Sie über das bloße Füllen von Terminen hinausdenken. Sie müssen den Wert jeder Art von Veranstaltung berücksichtigen, die Sie ausrichten. Sport wird immer ein fester Bestandteil Ihres Plans sein, aber Konzerte und andere Nicht-Sportveranstaltungen können für Ihr Geschäftsergebnis genauso wichtig sein – manchmal sogar noch wichtiger!

Einige Arenen verdienen an einem einzigen Konzert fast doppelt so viel wie an einem typischen Sportspiel.  Deshalb werden neue Veranstaltungsorte oft mit Blick auf Konzerte konzipiert.  Mit weltweiten Konzerteinnahmen von 34,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023, was einem Anstieg von 29 % gegenüber dem Vorjahr entspricht, ist die Nachfrage riesig. Und es wird erwartet, dass sie 2025 noch weiter wächst.  In Nordamerika sind die Zuschauerzahlen in Stadien bei Live-Konzerten in diesem Jahr bereits um 12 % gestiegen , basierend auf Zahlen bis Mai.  Aber die Fans kommen nicht nur wegen der Musik; sie wollen das gesamte Erlebnis, von der Inszenierung und Produktion bis hin zur Atmosphäre im Publikum. Große Tourneen sind oft Monate im Voraus ausverkauft, mit hohen Ticketpreisen, die Fans gerne zahlen.

Und es ist nicht nur Musik, die Ihren Veranstaltungsort füllen und den Umsatz steigern kann. Globale Spektakel wie die FIFA-Weltmeisterschaft oder WrestleMania ziehen ein riesiges Publikum an, sorgen für Begeisterung, die noch lange nach der Veranstaltung anhält, und rücken Ihren Veranstaltungsort fest ins Rampenlicht.  Der Idealfall ist ein Kalender, der zuverlässige Sportveranstaltungen mit hochkarätigen Events mischt, die neue Zielgruppen anziehen und Ihren Veranstaltungsort das ganze Jahr über auslasten.

Das Beste aus einem vielfältigen Eventkalender herausholen

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Eventstrategie so zu gestalten, dass sie den richtigen Event-Mix liefert und dafür sorgt, dass Ihr Veranstaltungsort Höchstleistungen erbringt:

• Planen Sie auf Balance, nicht nur auf Volumen: Es geht nicht darum, so viele Konzerte wie möglich hineinzustopfen. Streben Sie einen Mix aus hochkarätigen, hochprofitablen Events an, die zu Ihren Räumlichkeiten und Ihrem Zeitplan passen. Dies erfordert eine intelligente Planung des Stadionbetriebs, damit Sie schnell zwischen sehr unterschiedlichen Veranstaltungsarten wechseln können.
• Setzen Sie auf Profitabilität: Große Konzerte können manchmal pro Nacht mehr einbringen als viele Sportveranstaltungen. Berücksichtigen Sie dies bei Ihren Buchungsentscheidungen, damit Sie die Events verfolgen, die Ihrem Veranstaltungsort am meisten einbringen.
• Bleiben Sie hinter den Kulissen agil: Nutzen Sie Tools und Prozesse, die Ihnen helfen, unterschiedliche Erlebnisse für verschiedene Zielgruppen zu schaffen. Der Wechsel von einem voll besetzten Sportpublikum zu einem ausverkauften Konzert sollte sich für Ihre Besucher mühelos anfühlen – und für Ihre Teams leicht zu bewältigen sein.

Wenn Sie diese Balance richtig hinbekommen, wird Ihr Kalender das ganze Jahr über härter für Ihren Veranstaltungsort arbeiten.

Sport vs. Konzerte: Wo liegt die größere Chance? 

Hier ist ein kurzer direkter Vergleich, wie große Sportveranstaltungen und Konzerte für große Mehrzweck-Veranstaltungsorte abschneiden – sowohl in Bezug auf das Umsatzpotenzial als auch auf den strategischen Wert, den sie für Ihre Eventstrategie bringen.

Der stärkste Kalender mischt alle drei – und bietet Ihnen die stetigen Einnahmen aus dem Sport, die großen Gewinne aus Konzerten und das globale Rampenlicht großer einmaliger Events, damit Ihr Veranstaltungsort das ganze Jahr über floriert.

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