Email tone and clarity advisor
In Kruger & Epley's (2005) experiments, recipients correctly identified whether an email was sarcastic or serious only about 56% of the time, so roughly 44% were misread. Use this tool to estimate how that baseline shifts for your audience and format, then apply the rewrite patterns below.
ईमेल - क्या हम उतना ही बेहतर संवाद कर सकते हैं जितना हम सोचते हैं कि हम कर सकते हैं?
क्या आप मजाकिया बनने की कोशिश कर रहे हैं? क्या आप व्यंग्यात्मक होने की प्रवृत्ति रखते हैं? या जब आप अपने ईमेल भेजते हैं तो आप बेहद गंभीर होते हैं?
एक Journal of Personality and Social Psychology की रिपोर्ट ने पाया कि लोग ईमेल पर अपनी टोन व्यक्त करने की अपनी क्षमता को बहुत अधिक आंकते हैं। आपको मिलने वाले उत्तर का भी गलत अर्थ निकाला जा सकता है। वे समझ गए थे कि आप केवल मजाक कर रहे थे... क्या वे नहीं समझे?
मनुष्य स्वभाव से अहंकारी होते हैं, अपने दृष्टिकोण से बाहर निकलने और दूसरों को समझने में असमर्थ होते हैं। हम अक्सर मानते हैं कि अधिकांश लोग 'निश्चित रूप से' उसी तरह सोचते हैं जैसे हम सोचते हैं। जो समस्या का एक हिस्सा है।
गलत संचार होना आम बात है।
किसी भी लिखित संचार के माध्यम से, हम किसी की आवाज में टोन नहीं सुन सकते, चेहरे के भाव नहीं देख सकते (हालांकि हम इमोटिकॉन का उपयोग कर सकते हैं) या अन्य संकेत जैसे हाव-भाव या जोर देना नहीं देख सकते। ईमेल को एक पत्र की तुलना में अधिक तेज़ी से टाइप और भेजा जाता है, जिस पर बहुत कम विचार किया जाता है।
तो, क्या हमें ईमेल का जवाब सावधानी से देना चाहिए?
अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन में उद्धृत, Kruger and Epley ने मौखिक संदेश व्याख्या और ईमेल संदेश व्याख्या की तुलना की। उन्होंने पाया कि फोन पर, इच्छित टोन की सही पहचान तीन-चौथाई बार की गई थी, लेकिन ईमेल पर केवल 56% बार ही ऐसा हुआ, जो सही अनुमान लगाने की संभावना से थोड़ा ही अधिक है। दिलचस्प बात यह है कि जब पूछा गया कि क्या वे सोचते हैं कि उन्होंने संदेश की सही व्याख्या की है, तो 90% आश्वस्त थे कि उन्होंने ऐसा किया है। स्पष्ट रूप से केवल 10% ईमेल पत्राचार व्याख्या पर ही प्राप्तकर्ता द्वारा कभी संदेह किया जाता है।
Kruger स्पष्ट करते हैं कि जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो आप उस टोन को 'सुनते' हैं जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं, जबकि यह भूल जाते हैं कि ईमेल प्राप्त करने वाले के पास ऐसी जानकारी तक पहुंच नहीं होती है।
ईमेल संचार की सीमा को बहुत कम करके आंका जा सकता है और लोग यह मानते हैं कि वे वास्तव में जितना प्रभावी ढंग से संवाद कर रहे हैं, उससे कहीं अधिक प्रभावी ढंग से कर रहे हैं।
तो, ईमेल द्वारा गलत संचार से बचने के लिए हमारे सुझाव यहाँ दिए गए हैं। क्या आप किसी अन्य के बारे में सोच सकते हैं?
- सकारात्मक ईमेल न्यूट्रल लग सकते हैं, जबकि न्यूट्रल ईमेल नकारात्मक लग सकते हैं। इसलिए यह सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल अतिरिक्त अनुकूल हों।
- अपनी भावनाओं को व्यक्त करने के लिए इमोटिकॉन्स का उपयोग करते समय सावधानी बरतें, क्योंकि आप इमोटिकॉन जोड़कर उस ईमेल की भरपाई नहीं कर सकते जिसे अपमानजनक माना जा सकता है। इसके अलावा, कार्यस्थल में किसी व्यावसायिक सहयोगी को यह गैर-पेशेवर लग सकता है।
- प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से ईमेल के बारे में सोचें। ईमेल भेजने वाले इस बात को बहुत अधिक आंकते हैं कि वे भावनाओं को कितनी प्रभावी ढंग से व्यक्त करते हैं, और यही बात उन प्राप्तकर्ताओं पर भी लागू होती है जो सोचते हैं कि वे इसे प्रभावी ढंग से समझ सकते हैं। चुटकुले अक्सर भेजने वाले की तुलना में प्राप्तकर्ता को कम मजेदार लगते हैं।
- ईमेल लिखते समय अपना समय लें; छोटे संदेशों को अशिष्ट माना जा सकता है।
- उन्हें बहुत लंबा न बनाने का प्रयास भी करें। केवल वही कहें जो कहना आवश्यक है, जिससे गलतफहमी की गुंजाइश कम होगी।
- उस व्यक्ति को जानने का प्रयास करें जिसे आप ईमेल कर रहे हैं। छोटे-छोटे मतभेद बड़ी परेशानियों में बदल सकते हैं, इसलिए अपने संपर्कों को बेहतर ढंग से समझने का प्रयास करें।
अच्छी खबर यह है कि जैसे-जैसे आप अपने ईमेल संपर्कों से अधिक परिचित होते जाते हैं, आपके संदेशों का गलत अर्थ निकाले जाने की संभावना कम हो जाती है। इसलिए ईमेल पते के पीछे के लोगों को जानना सार्थक है!
