ईमेल - क्या हम उतना ही अच्छा संवाद कर पाते हैं जितना हम सोचते हैं?
क्या आप मज़ाकिया होने की कोशिश कर रहे हैं? क्या आपका स्वभाव व्यंग्यात्मक है? या आप अपने ईमेल भेजते समय पूरी तरह से गंभीर होते हैं?
एक जर्नल ऑफ़ पर्सनैलिटी एंड सोशल साइकोलॉजी की रिपोर्ट में पाया गया कि लोग ईमेल पर अपने लहज़े को व्यक्त करने की अपनी क्षमता का बहुत अधिक अनुमान लगाते हैं। आपको मिलने वाले उत्तर का भी गलत अर्थ निकाला जा सकता है। उन्हें एहसास तो हुआ कि आप केवल मज़ाक कर रहे थे …….. है ना?
मनुष्य स्वभाव से आत्मकेंद्रित होते हैं, जो अपने स्वयं के दृष्टिकोण से बाहर निकलने और दूसरों को समझने में असमर्थ होते हैं। हम अक्सर मानते हैं कि अधिकांश लोग 'निश्चित रूप से' उसी तरह सोचते हैं जैसे हम सोचते हैं। जो कि समस्या का एक हिस्सा है।
गलत संचार आम बात है।
किसी भी लिखित संचार के माध्यम से, हम किसी की आवाज़ का लहज़ा नहीं सुन सकते, चेहरे के भाव नहीं देख सकते (हालाँकि हम इमोटिकॉन का उपयोग कर सकते हैं) या हाव-भाव या ज़ोर देने जैसे अन्य संकेत नहीं देख सकते। पत्रों की तुलना में ईमेल को कम सोच-विचार के साथ, तेज़ी से टाइप करके भेज दिया जाता है।
तो, क्या हमें ईमेल का जवाब सावधानी से देना चाहिए?
क्रूगर और एपली ने, जिनका अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन में उल्लेख किया गया है, मौखिक संदेश की व्याख्या और ईमेल संदेश की व्याख्या की तुलना की। उन्होंने पाया कि फोन पर, इच्छित लहज़े को तीन-चौथाई बार सही ढंग से पहचाना गया, लेकिन ईमेल पर केवल 56% बार, जो कि सही अनुमान लगाने की संभावना के आधे से थोड़ा ही अधिक है। दिलचस्प बात यह है कि जब उनसे पूछा गया कि क्या उन्हें लगता है कि उन्होंने संदेश की सही व्याख्या की है, तो 90% को विश्वास था कि उन्होंने ऐसा किया है। ऐसा प्रतीत होता है कि प्राप्तकर्ता द्वारा ईमेल पत्राचार की व्याख्या पर केवल 10% ही सवाल उठाया जाता है।
क्रूगर बताते हैं कि जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो आप उस लहज़े को 'सुनते' हैं जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं, जबकि यह भूल जाते हैं कि ईमेल प्राप्त करने वाले के पास ऐसी जानकारी तक पहुंच नहीं है।
ईमेल संचार की सीमाओं को बहुत कम आंका जाता है और व्यक्तियों का मानना है कि वे वास्तव में जितना प्रभावी ढंग से संवाद कर रहे हैं, उससे कहीं अधिक प्रभावी ढंग से संवाद कर रहे हैं।
तो, ईमेल द्वारा गलत संचार से बचने के लिए यहाँ हमारे सुझाव दिए गए हैं। क्या आप किसी अन्य के बारे में सोच सकते हैं?
- सकारात्मक ईमेल तटस्थ लग सकते हैं, जबकि तटस्थ ईमेल नकारात्मक लग सकते हैं। इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल अतिरिक्त मैत्रीपूर्ण हों।
- अपनी भावनाओं को दिखाने के लिए इमोटिकॉन्स का उपयोग करते समय सावधानी बरतें, क्योंकि आप एक इमोटिकॉन जोड़कर उस चीज़ का प्रतिकार नहीं कर सकते जिसे एक अपमानजनक ईमेल के रूप में देखा जा सकता है। इसके अलावा, यह कार्यस्थल में किसी व्यावसायिक सहयोगी को अव्यावसायिक लग सकता है।
- प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से ईमेल के बारे में सोचें। ईमेल करने वाले इस बात का अधिक अनुमान लगाते हैं कि वे कितनी प्रभावी ढंग से भावनाओं का संचार करते हैं, जैसा कि प्राप्तकर्ता करते हैं जो सोचते हैं कि वे प्रभावी ढंग से समझ सकते हैं। चुटकुलों को अक्सर प्रेषक की तुलना में प्राप्तकर्ता द्वारा कम मज़ेदार माना जाता है।
- ईमेल लिखते समय अपना समय लें, छोटे संदेशों को असभ्य माना जा सकता है।
- उन्हें बहुत लंबा न बनाने का भी प्रयास करें। केवल वही कहें जो कहने की आवश्यकता है और फिर गलत व्याख्या किए जाने की संभावना कम होगी।
- उस व्यक्ति को जानने का प्रयास करें जिसे आप ईमेल कर रहे हैं। छोटे मतभेद परेशानी में बदल सकते हैं, इसलिए अपने संपर्कों को बेहतर ढंग से समझने का प्रयास करें।
अच्छी खबर यह है कि जैसे-जैसे आप अपने ईमेल संपर्कों से अधिक परिचित होते जाते हैं, आपके संदेशों का गलत अर्थ निकाले जाने की संभावना कम हो जाती है। इसलिए ईमेल पते के पीछे के लोगों को जानना उचित है!
