ইমেইল - আমরা যতটা ভালো যোগাযোগ করতে পারি বলে ভাবি, সত্যিই কি ততটা পারি?
আপনি কি মজার কিছু বলার চেষ্টা করছেন? আপনি কি ব্যঙ্গাত্মক হতে চাইছেন? নাকি ইমেইল পাঠানোর সময় আপনি অত্যন্ত সিরিয়াস থাকেন?
একটি জার্নাল অফ পার্সোনালিটি অ্যান্ড সোশ্যাল সাইকোলজি রিপোর্ট-এ দেখা গেছে যে, মানুষ ইমেইলের মাধ্যমে তাদের মনোভাব বা টোন বোঝানোর ক্ষমতাকে অনেক বেশি মূল্যায়ন করে। আপনি যে উত্তরটি পান তারও ভুল ব্যাখ্যা হতে পারে। তারা কি বুঝতে পেরেছিল যে আপনি কেবল মজা করছিলেন …….. তাই না?
মানুষ স্বভাবতই আত্মকেন্দ্রিক হয়, তারা নিজেদের দৃষ্টিভঙ্গির বাইরে গিয়ে অন্যদের বুঝতে অক্ষম। আমরা প্রায়শই বিশ্বাস করি যে বেশিরভাগ মানুষ 'নিশ্চয়ই' আমাদের মতোই চিন্তা করে। যা সমস্যার একটি অংশ।
ভুল বোঝাবুঝি বা মিসকমিউনিকেশন একটি সাধারণ বিষয়।
যেকোনো লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমে, আমরা কারও কণ্ঠস্বরের টোন শুনতে পাই না, মুখের অভিব্যক্তি দেখতে পাই না (যদিও আমরা ইমোটিকন ব্যবহার করতে পারি) বা অঙ্গভঙ্গি বা জোর দেওয়ার মতো অন্যান্য ইঙ্গিতগুলো দেখতে পাই না। চিঠির চেয়ে ইমেইলগুলো সাধারণত দ্রুত টাইপ করা হয় এবং পাঠানো হয়, যেখানে চিন্তাভাবনা কম করা হয়।
তাহলে, আমাদের কি সতর্কতার সাথে ইমেইলের উত্তর দেওয়া উচিত?
ক্রুগার এবং এপলি (Kruger and Epley), আমেরিকান সাইকোলজিক্যাল অ্যাসোসিয়েশনে উদ্ধৃত, মৌখিক বার্তা এবং ইমেইল বার্তার ব্যাখ্যার তুলনা করেছেন। তারা দেখেছেন যে ফোনে, উদ্দিষ্ট টোনটি চার ভাগের তিন ভাগ সময় সঠিকভাবে চিহ্নিত করা হয়েছিল, কিন্তু ইমেইলের ক্ষেত্রে তা মাত্র ৫৬% সময়, যা সঠিকভাবে অনুমান করার সম্ভাবনার অর্ধেকের সামান্য বেশি। মজার ব্যাপার হলো, যখন তাদের জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল যে তারা বার্তাটি সঠিকভাবে ব্যাখ্যা করেছেন বলে মনে করেন কিনা, তখন ৯০% আত্মবিশ্বাসী ছিলেন যে তারা তা করেছেন। মনে হচ্ছে ইমেইল যোগাযোগের ব্যাখ্যার মাত্র ১০% প্রাপকের দ্বারা প্রশ্নবিদ্ধ হয়।
ক্রুগার ব্যাখ্যা করেছেন যে আপনি যখন একটি ইমেইল লেখেন, তখন আপনি যে টোনটি বোঝাতে চাইছেন তা আপনি 'শুনতে' পান, কিন্তু ভুলে যান যে ইমেইল প্রাপকের কাছে এই ধরনের তথ্যের অ্যাক্সেস নেই।
ইমেইল যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা হয়তো ব্যাপকভাবে অবমূল্যায়িত হয় এবং ব্যক্তিরা বিশ্বাস করে যে তারা বাস্তবে যতটা কার্যকরভাবে যোগাযোগ করছে তার চেয়ে বেশি কার্যকরভাবে যোগাযোগ করছে।
সুতরাং, ইমেইলের মাধ্যমে ভুল বোঝাবুঝি এড়ানোর জন্য এখানে আমাদের কিছু টিপস দেওয়া হলো। আপনি কি অন্য কোনো উপায় ভাবতে পারেন?
- ইতিবাচক ইমেইলগুলো নিরপেক্ষ মনে হতে পারে, অন্যদিকে নিরপেক্ষ ইমেইলগুলো নেতিবাচক মনে হতে পারে। তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেইলগুলো অতিরিক্ত বন্ধুত্বপূর্ণ।
- আপনার অনুভূতি প্রকাশ করতে ইমোটিকন ব্যবহারের সময় সতর্কতা অবলম্বন করুন, কারণ একটি অসম্মানজনক ইমেইলে ইমোটিকন যোগ করে তার প্রভাব কমানো যায় না। এছাড়া, কর্মক্ষেত্রে কোনো ব্যবসায়িক সহযোগীর কাছে এটি অপেশাদার মনে হতে পারে।
- প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে ইমেইলটির কথা ভাবুন। ইমেইল প্রেরকরা তাদের অনুভূতি কতটা কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে পারে তা অতিরিক্ত মূল্যায়ন করে, ঠিক তেমনি প্রাপকরাও মনে করে যে তারা কার্যকরভাবে বুঝতে পারে। প্রেরকের তুলনায় প্রাপকের কাছে জোকস বা কৌতুক প্রায়শই কম মজার বলে মনে হয়।
- ইমেইল লেখার সময় সময় নিন, ছোট বার্তাগুলোকে অভদ্র হিসেবে ব্যাখ্যা করা হতে পারে।
- সেগুলোকে খুব বেশি বড় না করারও চেষ্টা করুন। শুধু যা বলা দরকার তা-ই বলুন, তাহলে ভুল ব্যাখ্যার সুযোগ কম থাকবে।
- যাকে ইমেইল করছেন তাকে জানার চেষ্টা করুন। ছোটখাটো পার্থক্যগুলো বিরক্তির কারণ হতে পারে, তাই আপনার পরিচিতদের আরও ভালোভাবে বোঝার চেষ্টা করুন।
সুখবর হলো, আপনি যখন আপনার ইমেইল পরিচিতদের সাথে আরও বেশি পরিচিত হবেন, তখন আপনার বার্তাগুলোর ভুল ব্যাখ্যা হওয়ার সম্ভাবনা কমে যাবে। তাই ইমেইল ঠিকানার পেছনের মানুষগুলোকে জানাটা সত্যিই মূল্যবান!
