Email tone and clarity advisor
In Kruger & Epley's (2005) experiments, recipients correctly identified whether an email was sarcastic or serious only about 56% of the time, so roughly 44% were misread. Use this tool to estimate how that baseline shifts for your audience and format, then apply the rewrite patterns below.
ईमेल - आपण विचार करतो तितक्या चांगल्या प्रकारे संवाद साधू शकतो का?
तुम्ही मजेदार बनण्याचा प्रयत्न करत आहात का? तुम्ही उपरोधिक बोलण्याची प्रवृत्ती ठेवता का? की तुम्ही तुमचे ईमेल पाठवताना अत्यंत गंभीर असता?
एका Journal of Personality and Social Psychology अहवालात असे आढळले आहे की लोक ईमेलद्वारे त्यांचा सूर व्यक्त करण्याच्या त्यांच्या क्षमतेचे मोठ्या प्रमाणात अतिमूल्यमापन करतात. तुम्हाला मिळणाऱ्या उत्तराचाही चुकीचा अर्थ लावला जाऊ शकतो. तुम्ही फक्त विनोद करत होता हे त्यांना समजले... नाही का?
मानव स्वभावाने अहंकारी असतो, जो स्वतःच्या दृष्टिकोनातून बाहेर पडण्यास आणि इतरांना समजून घेण्यास असमर्थ असतो. आपण बऱ्याचदा असा विश्वास ठेवतो की बहुतेक लोक 'नक्कीच' आपल्यासारखाच विचार करतात. जी या समस्येचा एक भाग आहे.
गैरसमज होणे सामान्य आहे.
कोणत्याही लेखी संवादाद्वारे, आपण कोणाच्या आवाजातील सूर ऐकू शकत नाही, चेहऱ्यावरील हावभाव पाहू शकत नाही (जरी आपण इमोटिकॉन वापरू शकत असलो तरी) किंवा हावभाव किंवा भर देणे यासारखे इतर संकेत पाहू शकत नाही. ईमेल हे पत्रापेक्षा अधिक वेगाने टाईप करून पाठवले जातात आणि त्यावर कमी विचार केला जातो.
त्यामुळे, आपण ईमेलला काळजीपूर्वक उत्तर दिले पाहिजे का?
Kruger and Epley, ज्यांचा अमेरिकन सायकॉलॉजिकल असोसिएशनमध्ये उल्लेख केला आहे, त्यांनी मौखिक संदेशांचे आकलन आणि ईमेल संदेशांच्या आकलनाची तुलना केली. त्यांना आढळले की फोनवर, उद्देशित सूर पाऊण पट वेळा योग्यरित्या ओळखला गेला, परंतु ईमेलवर केवळ ५६% वेळा ओळखला गेला, जे योग्य अंदाज लावण्याच्या निम्म्या शक्यतांपेक्षा थोडेच जास्त आहे. विशेष म्हणजे, जेव्हा त्यांना विचारले गेले की त्यांना संदेशाचा योग्य अर्थ समजला आहे का, तेव्हा ९०% लोकांना खात्री होती की त्यांनी तो योग्य समजला आहे. वरवर पाहता केवळ १०% ईमेल संवादांच्या आकलनावर प्राप्तकर्त्याद्वारे कधीतरी शंका घेतली जाते.
Kruger स्पष्ट करतात की, जेव्हा तुम्ही ईमेल लिहिता, तेव्हा तुम्हाला जो टोन व्यक्त करायचा आहे तो तुम्हाला 'ऐकू' येतो, पण हे तुम्ही विसरता की ईमेल प्राप्त करणाऱ्याकडे अशी कोणतीही माहिती उपलब्ध नसते.
ईमेल संवादाच्या मर्यादांकडे प्रचंड दुर्लक्ष केले जाऊ शकते आणि लोकांचा असा विश्वास असतो की ते प्रत्यक्षात जेवढ्या प्रभावीपणे संवाद साधत आहेत, त्यापेक्षा जास्त प्रभावीपणे संवाद साधत आहेत.
त्यामुळे, ईमेलद्वारे होणारा गैरसमज टाळण्यासाठी आमच्या काही टिप्स येथे दिल्या आहेत. तुमच्या मनात इतर काही कल्पना आहेत का?
- सकारात्मक ईमेल तटस्थ वाटू शकतात, तर तटस्थ ईमेल नकारात्मक वाटू शकतात. त्यामुळे तुमचे ईमेल अतिरिक्त मैत्रीपूर्ण आहेत याची खात्री करा.
- तुमच्या भावना दर्शवण्यासाठी इमोटिकॉन्स वापरताना काळजी घ्या, कारण तुम्ही इमोटिकॉन जोडून अनादरकारक समजल्या जाणाऱ्या ईमेलचा प्रभाव कमी करू शकत नाही. तसेच, कामाच्या ठिकाणी व्यावसायिक सहकाऱ्याला ते अप्राविणिक वाटू शकते.
- प्राप्तकर्त्याच्या दृष्टिकोनातून ईमेलचा विचार करा. ईमेल पाठवणारे त्यांच्या भावना किती प्रभावीपणे व्यक्त करतात याचे अतिमूल्यमापन करतात, आणि प्राप्तकर्ते देखील आपल्याला ते प्रभावीपणे समजले आहे असा विचार करतात. विनोद अनेकदा पाठवणाऱ्यापेक्षा प्राप्तकर्त्याला कमी मजेशीर वाटतात.
- ईमेल लिहिताना तुमचा वेळ घ्या; लहान संदेश उद्धट मानले जाऊ शकतात.
- ते जास्त मोठे न करण्याचा देखील प्रयत्न करा. फक्त जे सांगायचे आहे तेच सांगा, ज्यामुळे चुकीचा अर्थ लावण्यासाठी कमी वाव उरेल.
- तुम्ही ज्या व्यक्तीला ईमेल करत आहात तिला जाणून घेण्याचा प्रयत्न करा. लहान फरक त्रासाचे कारण बनू शकतात, म्हणून तुमच्या संपर्कातील लोकांना अधिक चांगल्या प्रकारे समजून घेण्याचा प्रयत्न करा.
चांगली गोष्ट अशी आहे की जसे तुम्ही तुमच्या ईमेल संपर्कांशी अधिक परिचित होता, तसे तुमच्या संदेशांचा चुकीचा अर्थ लागण्याची शक्यता कमी होते. म्हणूनच ईमेल पत्त्यामागील लोकांना जाणून घेणे फायद्याचे आहे!
