El mundo de la tecnología digital tal como lo conocemos avanza increíblemente rápido. A medida que las organizaciones adoptan nuevos equipos para optimizar sus prácticas, no llevar un seguimiento de los activos puede suponer un reto enorme y costoso. En este blog, definiremos qué es el seguimiento de activos, cómo funciona y los beneficios que las organizaciones pueden obtener al adoptarlo.
¿Qué es el seguimiento de activos y qué significa?
El seguimiento de activos es el proceso que adoptan las organizaciones para identificar la ubicación de sus equipos y personal más valiosos en cualquier momento. Los activos físicos, desde maquinaria pesada hasta goteros y desfibriladores, son excelentes casos de uso para el seguimiento de activos debido a su coste, la probabilidad de extravío y su importancia para las prácticas diarias.
Otros activos, como los miembros del personal muy solicitados, pueden ser rastreados en el entorno empresarial para su rápida identificación. Un ejemplo principal de esto sería un responsable de salud y seguridad.
El motivo para realizar el seguimiento de estos activos es, en última instancia, ahorrar tiempo y reducir la pérdida de ingresos, que en muchos casos puede ascender a millones de dólares.
¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de activos y la gestión de inventario?
Comúnmente confundida con el seguimiento de activos, la gestión de inventario se centra en analizar y generar informes sobre los niveles de existencias en tiempo real. Esta práctica empresarial puede utilizarse para conocer la disponibilidad de determinadas áreas de almacenamiento, los patrones de inventario anteriores y las previsiones futuras para un mayor control de gestión.
Aunque estas dos formas de seguimiento pueden beneficiar a las organizaciones de manera similar, es importante tener en cuenta que no son lo mismo .
¿Cuáles son los beneficios del seguimiento de activos?
Antes de profundizar en cómo funciona el seguimiento de activos, a continuación presentamos algunos de los mayores beneficios que las organizaciones buscan aprovechar al aplicar soluciones de seguimiento de activos.
Reducir la ineficiencia y los costes del personal
El factor clave que buscan todas las organizaciones es: «¿Cuánto dinero ahorraré?». Con los sistemas inalámbricos de seguimiento de activos, las organizaciones pueden eliminar la necesidad de localizar manualmente un activo, ahorrando innumerables horas de trabajo perdidas en búsquedas a veces sin rumbo.
Aproximadamente el 16 % de las búsquedas en hospitales de EE. UU. terminan sin encontrar los activos. Esto se traduce en una pérdida de más de 1 millón de dólares al año en horas de trabajo del personal dedicadas a buscar activos médicos.
Prevención de pérdida de activos
Los datos de ubicación en tiempo real son una gran herramienta para las organizaciones que manejan grandes cantidades de activos valiosos, como los proveedores de atención médica y los medicamentos farmacéuticos, que cuestan a los hospitales de EE. UU. un estimado de 200.000 dólares a cada uno al año.
Impulsar la eficiencia operativa
Al evitar todas esas horas de trabajo y la pérdida de activos, las organizaciones pueden observar beneficios operativos, ya que los datos de posicionamiento en tiempo real permiten a los empleados localizar rápidamente los activos que necesitan.
Además de esto, las organizaciones pueden visualizar oportunidades de optimización en relación con la estructura del edificio, así como prever los requisitos de los activos, como el mantenimiento, las revisiones y la sustitución.
Ofrecer una experiencia de cliente mejorada
Aunque sea de sentido común que valoramos una gran experiencia del cliente, y en el clima actual de clientes de «queremos algo, lo queremos ya», el seguimiento de activos elimina el tiempo entre la expectativa y la entrega. Y poder localizar los activos rápidamente es vital para proporcionar la experiencia que sus clientes esperan.
Mayor control de los imprevistos
En cualquier empresa, la necesidad de estar informado sobre todos los aspectos de las operaciones es vital para evitar circunstancias imprevistas que inevitablemente acaban costando mucho dinero. El seguimiento de activos proporciona a las organizaciones confianza y previsibilidad a largo plazo que, a la larga, pueden ahorrarles millones de dólares.
Además, las organizaciones no tendrán dudas sobre su capacidad para ofrecer una gran experiencia a sus clientes y personal, así como para proporcionar tranquilidad a los ejecutivos y miembros de la junta directiva.
¿Cómo funciona el seguimiento de activos?
Ahora que hemos aclarado qué es el seguimiento de activos y los beneficios que pueden obtener las organizaciones, echemos un vistazo más de cerca a las tecnologías implicadas y cómo se utilizan.
Códigos de barras
Probablemente la forma más tradicional de seguimiento de activos; todos hemos visto códigos de barras y sabemos que se utilizan para identificar productos individuales en supermercados y otras tiendas minoristas.
Lo que mucha gente quizá no sepa es que los códigos de barras desempeñan un papel importante a la hora de ayudar a las organizaciones de todos los sectores a realizar un seguimiento de toda una serie de activos, y se utilizan para rastrear su movimiento, a menudo desde la producción hasta el almacenamiento y, finalmente, hasta las estanterías.
Ventajas de usar códigos de barras para el seguimiento de activos
- No requieren energía
- Increíblemente baratos y ligeros
- Cada código de barras es único para su activo
Desventajas de usar la tecnología de códigos de barras
- Requiere mucha mano de obra (escanear y registrar manualmente los activos puede llevar mucho tiempo)
- Sin identificación de ubicación en tiempo real (los códigos de barras deben escanearse a medida que se desplazan para actualizar su ubicación)
- Software costoso (aunque las etiquetas en sí son de muy bajo coste, el software para realizar un seguimiento de todos los productos puede ser muy caro)
- Error humano ( el fraude y el error humano cuestan a las organizaciones en el Reino Unido aproximadamente 98.600 millones de libras al año )
RFID (Identificación por radiofrecuencia)
Inventadas oficialmente en 1983 y comercializadas habitualmente en 2002, las etiquetas RFID se han utilizado durante más de dos décadas y, en ese tiempo, han experimentado avances increíbles.
Las etiquetas RFID funcionan con la combinación de la propia etiqueta y lectores fijos o portátiles que en la industria se conocen comúnmente como interrogadores . Los interrogadores son capaces de identificar la frecuencia única de la etiqueta y recopilar una serie de información de ella, como la hora en que se escaneó, los próximos controles de seguridad (del mismo modo, los mandos RFID pueden contener autorizaciones de seguridad) y el proceso correcto para el inventario.
Ventajas de usar RFID para el seguimiento de activos
- Etiqueta de larga duración
- Opción de bajo coste
- Compactas
- Firma de radio mínima (sin interferencias con otras frecuencias)
Desventajas de usar la tecnología RFID
- Sin datos de ubicación en tiempo real
- Difícil de configurar en grandes implementaciones
- Instalación del sistema (más pasos de configuración que los códigos de barras y a veces requieren escaneo manual)
- Seguridad (las señales RFID son fáciles de interceptar)
- Requisitos de hardware (los receptores de señal pueden suponer un alto coste para las organizaciones)
UWB (Banda ultraancha)
En su etapa inicial como solución, la UWB a menudo supera a otros sistemas de seguimiento de activos en cuanto a su precisión de ubicación en tiempo real, seguridad y capacidad de escalabilidad.
La banda ultraancha se refiere a la capacidad de la tecnología para enviar datos a través de un amplio rango de radiofrecuencias, lo que significa que los edificios y los obstáculos no son un problema para esta tecnología. Y un beneficio de que la UWB tenga esta capacidad es compartir información de ubicación en tiempo real. Esta solución es una gran incorporación para las organizaciones que dependen principalmente del GPS para todos sus requisitos de seguimiento de activos.
Ventajas de usar UWB para el seguimiento de activos
- Las señales pueden atravesar objetos y estructuras
- Actualizaciones de ubicación en tiempo real con buena precisión de ubicación
- Firmas únicas (identificadores similares a los códigos de barras) que permiten a los sistemas rastrear múltiples activos sin problemas
- Inmune a las interferencias de señales multitrayecto
Desventajas de usar la tecnología UWB
- Requiere más energía que otros métodos de seguimiento inalámbrico
- Depende de la sincronización horaria (los relojes físicos y digitales se desajustan con el tiempo), lo que puede causar problemas si no se supervisa y corrige
- Aún no es una solución aceptada a nivel mundial (pero está ganando terreno rápidamente)
GPS (Sistema de posicionamiento global)
Abreviatura de «sistemas globales de navegación por satélite», el GPS depende de satélites en órbita para recopilar la información pertinente para la identificación de la ubicación.
A pesar de la idea errónea de que el GPS puede funcionar con precisión en cualquier parte del mundo y encontrar activos que se encuentran en interiores o bajo tierra, ha sido una tecnología aceptada a nivel mundial durante más de una década y se generalizó en 2007 .
Desde entonces y con la inclusión del GPS en los dispositivos de consumo, ha habido numerosos avances y desarrollos para su uso; un gran ejemplo serían las aplicaciones móviles como Pokémon GO o Google Maps.
Ventajas de usar GPS para el seguimiento de activos
- Visibilidad global de los activos rastreados
- El GPS es una forma de seguimiento adoptada a nivel mundial
- El GPS está integrado en muchos dispositivos de consumo
Desventajas de usar la tecnología GPS
- Se requiere una gran cantidad de energía
- Existen limitaciones en interiores (las estructuras dificultan la recepción de datos por satélite)
- Dependencia de satélites que no pueden ser reparados por los usuarios finales de la solución
WiFi
WiFi. El servicio sin el que no podemos vivir y que nos conecta a todos se puede encontrar en casi todas partes. A pesar de la adopción generalizada del WiFi, sus capacidades de seguimiento de activos son bastante limitadas y solo pueden proporcionar información básica como «un activo está/estuvo aquí» sin ningún dato coordinado (información de los ejes X e Y) que se obtendría con otras soluciones.
A pesar de esto, el WiFi puede proporcionar información que se puede recopilar con soluciones BLE y UWB y esto depende del RSSI (Indicador de fuerza de señal recibida). Este método se conoce como «huella dactilar» (fingerprinting), lo que ayuda a las redes a proporcionar ancho de banda con mayor fiabilidad. Aunque esto puede costar más que una configuración tradicional, la recopilación de datos RSSI permite a las organizaciones interpretar a qué distancia se encuentra un activo del punto de acceso más cercano.
Además, algunas configuraciones de WiFi pueden permitir otros métodos de seguimiento como AoA (Ángulo de llegada) y ToF (Tiempo de vuelo); sin embargo, esto requerirá configuración adicional y un mayor coste.
Ventajas de usar WiFi para el seguimiento de activos
- Amplio alcance de red con puntos de acceso distribuidos por los edificios
- Muchos dispositivos con WiFi pueden trabajar en conjunto compartiendo grandes cantidades de datos
- Actualizaciones de ubicación en tiempo real
Desventajas de usar la tecnología WiFi
- La precisión milimétrica no es la mejor
- Altos requisitos de energía
- Las redes congestionadas pueden causar problemas
BLE (Bluetooth de baja energía)
Inventado en 1994 , el Bluetooth es una de las capacidades más destacadas de la tecnología moderna y es una solución principal para el posicionamiento en interiores. Sin embargo, a diferencia del Bluetooth, el BLE (que se desarrolló en 2006 ) requiere una fracción de la cantidad de energía para funcionar, al tiempo que mantiene la capacidad de transferir una cantidad similar de datos.
Al funcionar como una mezcla de balizas y concentradores, las soluciones BLE son capaces de «aprovecharse» de los dispositivos de consumo como concentradores itinerantes para mejorar su alcance. Utilizando RSSI, las organizaciones pueden determinar una ubicación adecuada para un activo, así como ver los cambios en su ubicación a medida que se mueve a través de un espacio establecido, lo que significa que no hay requisitos para el escaneo manual.
Ventajas de usar BLE para el seguimiento de activos
- Precisión de los dispositivos (hasta unos pocos metros)
- Solución ampliamente aceptada
- Bajo consumo de energía
Desventajas de usar la tecnología BLE
- Interferencia de frecuencia (otros dispositivos Bluetooth en el espectro del dispositivo pueden causar problemas)
- Latencia de red (retrasos entre transferencias de datos)
- Algunas vulnerabilidades de seguridad (por ejemplo, portátiles con función de desbloqueo por proximidad Bluetooth )
En conclusión: educar, evaluar e implementar
A pesar de ser una solución utilizada durante décadas, el seguimiento de activos mediante códigos de barras se está convirtiendo rápidamente en algo del pasado, y a medida que las nuevas tecnologías como la UWB se vuelven cada vez más populares, es importante asegurarse de que su organización no esté perdiendo valiosos recursos e ingresos debido a tecnología obsoleta.
Al buscar implementar una solución de seguimiento de activos, es increíblemente importante informarse a sí mismo y a otras partes interesadas de su empresa sobre las opciones disponibles, y cuál de ellas se adaptará mejor a los requisitos de su negocio ahora y en el futuro.
