Os últimos anos trouxeram muitas mudanças ao espaço de trabalho moderno, com um número considerável de empresas a verem os seus colaboradores passarem a trabalhar a partir de casa . A mudança da deslocação diária para o trabalho remoto forçou as empresas a repensar muitas práticas que consideravam imutáveis. Um dos novos desafios que as empresas modernas enfrentam é manter a segurança enquanto os colaboradores trabalham fora do escritório. Neste artigo, analisaremos seis formas de garantir a segurança dos dados no trabalho remoto.
Formar os colaboradores
Infelizmente, não há outra forma de o dizer, mas as violações de dados são geralmente o resultado de erro humano. O cenário mais comum é um dos seus colaboradores cometer um erro que coloca todo o seu sistema em risco. Felizmente, pode prevenir a maioria das ameaças de segurança educando e formando os seus colaboradores sobre a utilização adequada da infraestrutura de trabalho remoto em que a sua empresa confia.
Terá de explicar que o trabalho remoto não será apenas enviar alguns e-mails com o seu progresso e que haverá medidas de segurança adicionais. Cada um dos seus colaboradores que trabalha com dados de clientes precisa de compreender a importância da cibersegurança .
Tenha uma política de cibersegurança em vigor que defina protocolos de segurança e comportamentos que possam prevenir a ocorrência de ameaças. Essa política também pode reger o que fazer caso ocorra uma violação de segurança. Essa é a melhor forma de evitar o pânico e a confusão quando a segurança dos seus dados for comprometida.
Utilizar apenas ligações seguras à Internet
Quando a maioria das pessoas imagina poder trabalhar fora do escritório, pensa imediatamente em trabalhar em portáteis em cafés enquanto bebe um latte. Alguns até consideram trabalhar em bancos de jardim ou outras áreas públicas em dias de sol, ou talvez até sentados numa praia tropical enquanto cumprem o seu horário de trabalho. Infelizmente, as redes Wi-Fi não seguras representam um grave risco para a segurança dos seus dados.
Poderia pedir aos colaboradores para evitarem a utilização de ligações sem fios para o trabalho. No entanto, nem todos têm os recursos ou a capacidade de criar o escritório em casa perfeito. Numa situação de pandemia global, o facto de os colaboradores poderem simplesmente trabalhar a partir de qualquer lugar foi uma bênção. Portanto, não deve privá-los da oportunidade de sair de casa quando podem, apenas com base na ameaça da utilização de ligações não seguras.
Uma solução simples seria utilizar uma VPN (Virtual Proxy Network). As VPNs podem encriptar os seus dados, permitindo que os seus colaboradores saiam de casa e utilizem redes sem fios públicas, garantindo simultaneamente a segurança dos dados no trabalho remoto. É importante certificar-se de que a VPN que escolheu tem opções de cobertura e encriptação suficientes.
Proteger todos os seus dispositivos e soluções
Faça com que os seus colaboradores compreendam que a segurança de toda a sua rede é apenas tão forte quanto o dispositivo mais vulnerável. Felizmente, pode confiar na maioria dos colaboradores para fazerem o que está certo. Dito isto, todo o cuidado é pouco, e ainda pode tomar várias medidas para garantir a segurança dos dados no trabalho remoto.
Se os colaboradores acederem a qualquer informação relacionada com o trabalho a partir dos seus telemóveis, precisa de garantir que os dispositivos estão protegidos . Também pode fazer com que todos os seus trabalhadores assinem NDAs. Os Acordos de Confidencialidade (Non Disclosure Agreements) delinearão as políticas de segurança que tem em vigor e farão com que os colaboradores pensem duas vezes antes de violarem a segurança.
Utilize palavras-passe fortes e variadas para quaisquer soluções relacionadas com o trabalho e forneça apenas aos colaboradores relevantes o acesso de que necessitam. Desta forma, pode evitar causar violações em cascata. Verifique cada início de sessão e utilize um gestor de palavras-passe. O software especializado de gestão de palavras-passe pode gerar aleatoriamente palavras-passe fortes e armazená-las em segurança para si.
Fazer cópias de segurança de todos os seus dados
Vivemos na era de ouro da tecnologia, por isso, por que não utilizar todas as ferramentas digitais à sua disposição? Os especialistas em marketing da Digital Dot recomendam a utilização do armazenamento na cloud como uma medida de segurança adicional quando os seus colaboradores trabalham remotamente. O armazenamento na cloud tem muitos benefícios e permite que todos os seus colaboradores carreguem os ficheiros em que estão a trabalhar para uma base de dados de fácil acesso - que pode utilizar para garantir a segurança dos dados no trabalho remoto.
Crie pontos de restauro caso algo corra mal. Pode até automatizar o processo de cópia de segurança para armazenar novas iterações de ficheiros à medida que trabalha. Mesmo no caso de um ataque de cibersegurança, será impossível para os hackers manterem os seus dados reféns se tiver acesso fácil a cópias de segurança de todos os seus ficheiros.
Utilizar software antivírus
Os métodos tradicionais de segurança de dados não se aplicam apenas ao trabalho a partir de um escritório; funcionam igualmente bem para o trabalho remoto. A maioria dos hackers tentará atacar o seu sistema instalando software malicioso num dos seus dispositivos. Os métodos de ataque podem incluir MitM ( Man in the Middle ), Phishing por e-mail e DoS ( Denial of Service ).
Felizmente, existem formas de proteção contra os seus ataques digitais:
- Utilize software antivírus em todos os seus computadores.
- Certifique-se de que analisa todos os e-mails e ficheiros que estão a ser carregados para os servidores.
- Verifique se todo o seu software está atualizado para as versões mais recentes.
- Tenha sempre uma firewall e software antimalware a correr em segundo plano.
Utilizar a autenticação multifator
Embora as palavras-passe sejam amplamente utilizadas, simplesmente já não oferecem segurança suficiente. As palavras-passe são o detalhe de segurança mais fácil de obter, especialmente se considerarmos quantas pessoas utilizam inícios de sessão automáticos e todas as vezes que os colaboradores escrevem palavras-passe em notas adesivas para todos verem.
Quando ocorre uma violação de dados, os hackers provavelmente só terão acesso à conta em questão, especialmente se tiver tomado as outras medidas de segurança que delineámos no artigo. Pode facilmente anular a capacidade do hacker de aceder aos seus dados exigindo a identificação multifator. Isto pode ser algo tão simples como um SMS com informações de início de sessão adicionais ou uma pergunta de segurança. Para níveis mais elevados de segurança, pode exigir formas mais complexas de autenticação, como dados biométricos ou até mesmo uma chamada telefónica personalizada.
Conclusão
A segurança é uma preocupação crescente e o cibercrime está a aumentar. Cabe-lhe a si fazer tudo o que estiver ao seu alcance para manter os seus dados seguros. Agora que analisámos seis formas de garantir a segurança dos dados no trabalho remoto, deverá ser fácil para si ajudar os colaboradores a prepararem-se para as tarefas fora do escritório.
