হোটেল ইমেল মার্কেটিংয়ের মাধ্যমে সরাসরি বুকিং বৃদ্ধি করা

আপনার ভেন্যুটির জন্য কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ

অনলাইন ট্রাভেল এজেন্সিগুলি (OTAs) প্রতিটি বুকিংয়ের ক্ষেত্রে ১৫% থেকে ২৫% কমিশন কেটে নেয়। একটি £১৫০ মূল্যের রুমের ক্ষেত্রে, এর অর্থ হলো অতিথি আসার আগেই আপনি £৩৭.৫০ পর্যন্ত লোকসান করে ফেলেছেন। আরও খারাপ বিষয় হলো, গ্রাহকের সাথে সম্পর্কটি নিয়ন্ত্রণ করে OTA। তারা অতিথির ডেটা নিজেদের কাছে রাখে, যোগাযোগের মাধ্যম নিয়ন্ত্রণ করে এবং পরবর্তী সময়ে সেই অতিথি যখন আবার ভ্রমণ করবেন, তখন তাদের কাছে পুনরায় মার্কেটিং করে। আপনি আন্তরিক ও চমৎকার সেবা প্রদান করেন, অথচ গ্রাহককে নিজের নিয়ন্ত্রণে রাখে OTA।

OTA-র কমিশন কমানোর একমাত্র টেকসই উপায় হলো সরাসরি বুকিং বাড়ানো। আর তা করতে হলে, আপনার পূর্ববর্তী অতিথিদের একটি ফার্স্ট-পার্টি তালিকা থাকতে হবে যা সম্পূর্ণ আপনার মালিকানাধীন এবং যারা আপনার কাছ থেকে তথ্য বা অফার পাওয়ার জন্য সম্মতি দিয়েছেন।

অধিকাংশ হোটেল এই ধরনের তালিকা তৈরি করতে বেশ সমস্যার মুখোমুখি হয়। ফ্রন্ট-ডেস্কে ডেটা সংগ্রহ করার প্রক্রিয়া অত্যন্ত ধীরগতির এবং ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। চলে যাওয়ার পর জরিপ বা সার্ভের মাধ্যমে মাত্র সামান্য কিছু অতিথির কাছে পৌঁছানো সম্ভব হয়। অথচ, সবচেয়ে কার্যকর ডেটা সংগ্রহের টুলটি ইতিমধ্যেই আপনার ভবনে ইনস্টল করা রয়েছে - তা হলো আপনার গেস্ট WiFi নেটওয়ার্ক। Purple Engage এই WiFi লগইন প্রক্রিয়াটিকে একটি ধারাবাহিক তালিকা তৈরির ইঞ্জিনে রূপান্তর করে, যা প্রায় প্রত্যেক অতিথি যিনি এখানে অবস্থান করছেন তাদের থেকে যাচাইকৃত ইমেল ঠিকানা এবং GDPR-সম্মত সম্মতি সংগ্রহ করে।

এটি কীভাবে বাস্তবায়ন করবেন

যখন কোনো অতিথি একটি OTA-র মাধ্যমে বুকিং করেন, তখন আপনি একটি এনক্রিপ্ট করা ইমেল ঠিকানা পান যা তারা চলে যাওয়ার কিছুদিনের মধ্যেই বাতিল হয়ে যায়। আপনি এটি মার্কেটিংয়ের জন্য ব্যবহার করতে পারবেন না। সরাসরি সম্পর্ক গড়ে তুলতে, তারা যখন আপনার প্রাঙ্গণে অবস্থান করছেন তখনই আপনাকে তাদের আসল ইমেল ঠিকানাটি সংগ্রহ করতে হবে।

ক্যাপটিভ পোর্টাল (Captive Portal) - অতিথিরা যখন আপনার WiFi-এ সংযুক্ত হন তখন যে লগইন পেজটি দেখতে পান - তা হলো এন্ট্রির নিখুঁত মাধ্যম। অনলাইনে যুক্ত হওয়ার জন্য অতিথিরা একটি ইমেল ঠিকানা প্রদান করবেন, এটাই স্বাভাবিক। এই ফ্লো বা প্রক্রিয়ার মধ্যে ডেটা সংগ্রহকে যুক্ত করার মাধ্যমে, আপনি এমন সব লোকেদের একটি পরিচ্ছন্ন ও যাচাইকৃত তালিকা তৈরি করতে পারেন যারা সত্যিই আপনার ভেন্যুটির অভিজ্ঞতা অর্জন করেছেন।

Mailchimp বা Klaviyo-র মতো সাধারণ ইমেল টুলগুলি ক্যাম্পেইন পাঠানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, কিন্তু এগুলি আপনাকে তালিকা তৈরিতে সাহায্য করতে পারে না। আপনাকে আপনার প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (PMS) থেকে ম্যানুয়ালি ডেটা এক্সপোর্ট করতে হয় অথবা ফ্রন্ট-ডেস্ক কর্মীদের ওপর নির্ভর করতে হয়। Purple Engage সমস্যার উভয় দিকেরই সমাধান করে। এটি guest WiFi নেটওয়ার্কের মাধ্যমে ডেটা সংগ্রহ করে, সমন্বিত গেস্ট প্রোফাইল তৈরি করে এবং আপনার সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইনগুলি পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় ইমেল মার্কেটিং ইঞ্জিন প্রদান করে।

আপনার গেস্ট WiFi-এর মাধ্যমে এটি কীভাবে অর্জন করবেন

একটি WiFi সংযোগকে সরাসরি বুকিংয়ে রূপান্তর করা মূলত চারটি সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপের ওপর নির্ভর করে।

প্রথমত, অতিথি আপনার নেটওয়ার্ক নির্বাচন করেন। দ্বিতীয়ত, তারা captive portal-এ পৌঁছান। এখানে, তারা তাদের ইমেল ঠিকানা বা Google Workspace-এর মতো কোনো সামাজিক লগইনের মাধ্যমে প্রমাণীকরণ করেন। তৃতীয়ত, তারা সম্মতি সংক্রান্ত বিবৃতিটি দেখতে পান। এখানেই আপনি তাদের কাছে মার্কেটিং করার আইনি অধিকার লাভ করেন। UK PECR and the soft opt-in: email marketing rules for venues অনুযায়ী, মার্কেটিং যোগাযোগের জন্য আপনাকে একটি স্পষ্ট, আনটিক করা অপ্ট-ইন বক্স প্রদর্শন করতে হবে।

তারা একবার অপ্ট-ইন করলে, Purple Engage একটি ফার্স্ট-পার্টি গেস্ট প্রোফাইল তৈরি করে। সেই প্রোফাইলটিতে তাদের ভিজিটের ইতিহাস, সেখানে কাটানো সময় এবং ডিভাইসের ধরন রেকর্ড করা হয়। প্রতিবার যখন তারা ফিরে আসেন এবং সংযোগ স্থাপন করেন, প্রোফাইলটি আপডেট হয়ে যায়। আপনার কাছে এখন একটি যাচাইকৃত, সম্মতিযুক্ত কন্ট্যাক্ট রেকর্ড রয়েছে, যা আপনার সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইনে ব্যবহারের জন্য সম্পূর্ণ প্রস্তুত।

কী পাঠাবেন, এবং কখন পাঠাবেন

তালিকা তৈরি করা কেবল প্রথম পদক্ষেপ। রাজস্ব বা রেভিনিউ জেনারেট করার জন্য সঠিক সময়ে লক্ষ্যযুক্ত ইমেল ক্যাম্পেইন চালানো প্রয়োজন।

প্রস্থান-পরবর্তী ক্যাম্পেইনসমূহ

এটি আপনার সবচেয়ে বেশি রূপান্তর বা কনভার্সন আনা ইমেল। চেকআউটের ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টা পর এটি পাঠান। অতিথির থাকার জন্য তাকে ধন্যবাদ জানান এবং পরবর্তী সময়ে সরাসরি বুক করার জন্য একটি নির্দিষ্ট ইনসেনটিভ বা অফার দিন। ১০% ডিসকাউন্ট, ফ্রি ব্রেকফাস্ট বা রুম আপগ্রেড - এর প্রতিটিই খুব ভালো কাজ করে। অতিথির অভিজ্ঞতা তখনো তাদের মনে সতেজ থাকে, এবং পুনরায় বুকিং নিশ্চিত করার জন্য এটিই সেরা সময়।

পুনরায় সম্পৃক্ত করার (Re-engagement) ক্যাম্পেইনসমূহ

তিন থেকে ছয় মাস আগে থাকা অতিথিদের লক্ষ্য করুন। তাদের পূর্ববর্তী থাকার ধরনের ওপর ভিত্তি করে এই দর্শকদের বিভক্ত করুন। মঙ্গলবার ব্যবসার উদ্দেশ্যে ভ্রমণ করা একজন অতিথির জন্য যে ধরনের বার্তার প্রয়োজন, ছুটির দিনে পরিবারের সাথে আসা অতিথির জন্য বার্তা তার চেয়ে আলাদা হওয়া উচিত। তাদের প্রোফাইলের সাথে সামঞ্জস্য রেখে সরাসরি বুকিংয়ের অফারটি সাজান।

মৌসুমী এবং ইভেন্ট ক্যাম্পেইনসমূহ

গুরুত্বপূর্ণ দিনগুলির চার থেকে ছয় সপ্তাহ আগে আপনার সম্পূর্ণ অপ্ট-ইন তালিকায় এগুলো পাঠান। বড়দিন, স্কুলের ছুটি এবং প্রধান স্থানীয় ইভেন্টগুলি একটি অনুমানযোগ্য চাহিদা তৈরি করে। সরাসরি বুকিংয়ের অফার নিয়ে আগেভাগেই যোগাযোগ করার মাধ্যমে, অতিথি ওটিএ (OTA) গুলিতে সন্ধান শুরু করার আগেই আপনি রিজার্ভেশন বা বুকিং নিশ্চিত করে ফেলতে পারেন।

সাফল্য পরিমাপ করা

ওপেন রেট এবং ক্লিক-থ্রু রেট সম্পৃক্ততা নির্দেশ করে, কিন্তু এগুলো সরাসরি রাজস্ব এনে দেয় না। আপনাকে ব্যবসার ফলাফল পরিমাপ করতে হবে: প্রতি প্রেরণে প্রাপ্ত রাজস্ব এবং ওটিএ (OTA) কমিশনের হ্রাস।

আপনার ইমেল ক্যাম্পেইনের প্রতিটি লিঙ্কে UTM প্যারামিটার ব্যবহার করুন। এটি আপনাকে আপনার অ্যানালিটিক্স প্ল্যাটফর্মে ঠিক কোন ইমেলটি কোন বুকিং পরিচালনা করেছে তা ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। সরাসরি বুকিংয়ের ইনসেনটিভের খরচ (যেমন ১০% ডিসকাউন্ট) এবং ওটিএ (OTA) এর ১৫-২৫% কমিশনের মধ্যে তুলনা করুন যা আপনাকে অন্যথায় দিতে হতো। মার্জিনের এই ব্যবধানই হলো আপনার বিনিয়োগের রিটার্ন বা ROI।

কোথা থেকে শুরু করবেন

১. আপনার বর্তমান গেস্ট WiFi লগইন ফ্লো পর্যালোচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে এটি ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করে এবং একটি স্পষ্ট, GDPR-সম্মত মার্কেটিং অপ্ট-ইন বিবৃতি অন্তর্ভুক্ত করে। ২. আপনার বর্তমান গেস্ট তালিকা নিরীক্ষণ করুন। আপনার প্রেরকের সুনাম বজায় রাখতে হার্ড বাউন্স এবং নিষ্ক্রিয় কন্ট্যাক্টগুলি সরিয়ে ফেলুন। ৩. চেকআউটের ৪৮ ঘণ্টা পর ট্রিগার হওয়া, সরাসরি বুকিং করার ইনসেনটিভ সহ একটি স্বয়ংক্রিয় পোস্ট-ডিপার্চার ইমেল সেট আপ করুন। ৪. নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি ইমেল লিঙ্ক আপনার নিজস্ব বুকিং ইঞ্জিনে নির্দেশ করে, কোনো তৃতীয় পক্ষের সাইটে নয়। ৫. আপনার সাশ্রয় করা OTA কমিশন পরিমাপ করতে সেই সরাসরি লিঙ্কগুলোর মাধ্যমে অর্জিত রাজস্ব ট্র্যাক করুন।