হোটেল ইমেল মার্কেটিং-এর মাধ্যমে সরাসরি বুকিং বৃদ্ধি করা

আপনার ভেন্যুটির জন্য কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ

অনলাইন ট্রাভেল এজেন্সিগুলি (OTAs) প্রতিটি বুকিংয়ের ক্ষেত্রে ১৫% থেকে ২৫% কমিশন কেটে নেয়। একটি £১৫০ মূল্যের রুমের জন্য, এর অর্থ হল অতিথি পৌঁছানোর আগেই আপনি £৩৭.৫০ পর্যন্ত হারিয়েছেন। আরও খারাপ বিষয় হল, ওই OTA গ্রাহক সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে। তারা অতিথির তথ্য নিজেদের কাছে রাখে, যোগাযোগের মাধ্যম নিয়ন্ত্রণ করে এবং পরের বার সেই অতিথি যখন ভ্রমণ করবেন তখন তাদের কাছে পুনরায় মার্কেটিং করবে। আপনি চমৎকার ও আন্তরিক সেবা প্রদান করবেন, আর গ্রাহকটি থেকে যাবে OTA-এর কাছে।

OTA-এর কমিশন কমানোর একমাত্র স্থায়ী উপায় হল সরাসরি বুকিং (direct bookings) বৃদ্ধি করা। এর জন্য, আপনার পূর্ববর্তী অতিথিদের একটি ফার্স্ট-পার্টি তালিকা প্রয়োজন যার মালিকানা আপনার কাছে থাকবে এবং যারা আপনার কাছ থেকে তথ্য পাওয়ার জন্য সম্মতি দিয়েছেন।

বেশিরভাগ হোটেল এই ধরনের তালিকা তৈরি করতে বেশ হিমশিম খায়। ফ্রন্ট-ডেস্কে বসে তথ্য সংগ্রহ করার প্রক্রিয়াটি ধীরগতির এবং ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। প্রস্থান-পরবর্তী জরিপগুলো মাত্র অল্প কয়েকজন অতিথির কাছে পৌঁছাতে পারে। অথচ, সবচেয়ে কার্যকর তথ্য সংগ্রহের টুলটি ইতিমধ্যেই আপনার ভবনে ইনস্টল করা আছে: আপনার গেস্ট WiFi নেটওয়ার্ক। Purple Engage এই WiFi লগইন প্রক্রিয়াটিকে একটি নিরবচ্ছিন্ন তালিকা তৈরির ইঞ্জিনে রূপান্তরিত করে, যা প্রায় প্রতিটি অবস্থানকারী অতিথির কাছ থেকে যাচাইকৃত ইমেল ঠিকানা এবং GDPR-সম্মত সম্মতি সংগ্রহ করে।

এটি কীভাবে বাস্তবায়ন করবেন

যখন কোনো অতিথি একটি OTA-এর মাধ্যমে বুকিং করেন, তখন আপনি একটি এনক্রিপ্ট করা ইমেল ঠিকানা পান যা তাদের প্রস্থানের কিছু পরেই মেয়াদোত্তীর্ণ হয়ে যায়। আপনি এটি মার্কেটিংয়ের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করতে পারবেন না। সরাসরি সম্পর্ক গড়ে তুলতে হলে, তারা আপনার এখানে অবস্থান করার সময়ই তাদের আসল ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করতে হবে।

Captive Portal - যে লগইন পেজটি অতিথিরা আপনার WiFi-এ সংযুক্ত হওয়ার সময় দেখতে পান - সেটিই হল প্রবেশের উপযুক্ত মাধ্যম। অনলাইনে যাওয়ার জন্য একটি ইমেল ঠিকানা প্রদান করা অতিথিদের কাছে প্রত্যাশিত বিষয়। এই প্রক্রিয়ার মধ্যে তথ্য সংগ্রহকে যুক্ত করে, আপনি এমন ব্যক্তিদের একটি পরিচ্ছন্ন, যাচাইকৃত তালিকা তৈরি করতে পারেন যারা সত্যিই আপনার ভেন্যুর অভিজ্ঞতা নিয়েছেন।

মেলচিম্প বা ক্ল্যাভিওর মতো সাধারণ ইমেল টুলগুলো ক্যাম্পেইন পাঠানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, কিন্তু এগুলো আপনাকে তালিকা তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে না। আপনাকে ম্যানুয়ালি আপনার প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (PMS) থেকে ডেটা এক্সপোর্ট করতে হবে অথবা ফ্রন্ট-ডেস্ক কর্মীদের ওপর নির্ভর করতে হবে। Purple Engage এই সমস্যার উভয় দিকই সমাধান করে। এটি guest WiFi নেটওয়ার্কের মাধ্যমে ডেটা সংগ্রহ করে, সমন্বিত অতিথি প্রোফাইল তৈরি করে এবং আপনার সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইনগুলো পরিচালনা করার জন্য ইমেল মার্কেটিং ইঞ্জিন সরবরাহ করে।

আপনার guest WiFi দিয়ে কীভাবে এটি অর্জন করবেন

একটি WiFi সংযোগকে সরাসরি বুকিংয়ে রূপান্তরিত করার প্রক্রিয়াটি চারটি সুনির্দিষ্ট ধাপের ওপর নির্ভর করে।

প্রথমত, অতিথি আপনার নেটওয়ার্ক নির্বাচন করেন। দ্বিতীয়ত, তারা captive portal-এ পৌঁছান। এখানে, তারা তাদের ইমেল ঠিকানা বা Google Workspace-এর মতো কোনো সোশ্যাল লগইনের মাধ্যমে প্রমাণীকরণ করেন। তৃতীয়ত, তারা সম্মতিপত্রটি দেখতে পান। এখানেই আপনি তাদের কাছে মার্কেটিং করার আইনি অধিকার লাভ করেন। UK PECR and the soft opt-in: email marketing rules for venues নীতিমালার সাথে সামঞ্জস্য রেখে, মার্কেটিং যোগাযোগের জন্য আপনাকে অবশ্যই একটি স্পষ্ট, টিক না দেওয়া অপ্ট-ইন বক্স প্রদর্শন করতে হবে।

তারা একবার অপ্ট-ইন করার পর, Purple Engage একটি ফার্স্ট-পার্টি গেস্ট প্রোফাইল তৈরি করে। সেই প্রোফাইলটিতে তাদের ভিজিটের ইতিহাস, সেখানে কাটানো সময় এবং ডিভাইসের ধরন রেকর্ড করা হয়। প্রতিবার যখন তারা ফিরে আসেন এবং সংযোগ স্থাপন করেন, তখন প্রোফাইলটি আপডেট হয়ে যায়। আপনার কাছে এখন একটি যাচাইকৃত, সম্মতিযুক্ত যোগাযোগের রেকর্ড রয়েছে, যা আপনি আপনার সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইনগুলোতে ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।

কী পাঠাবেন, এবং কখন পাঠাবেন

তালিকা তৈরি করা শুধুমাত্র প্রথম পদক্ষেপ। রাজস্ব বা রেভিনিউ জেনারেট করার জন্য লক্ষ্যযুক্ত এবং সঠিক সময়ে ইমেল ক্যাম্পেইন পরিচালনা করা প্রয়োজন।

প্রস্থানের পরবর্তী ক্যাম্পেইন (Post-departure campaigns)

এটি আপনার সবচেয়ে বেশি কনভার্সন আনা ইমেল। চেকআউটের ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে এটি পাঠান। অতিথিকে তাদের অবস্থানের জন্য ধন্যবাদ জানান এবং পরের বার সরাসরি বুক করার জন্য একটি বিশেষ ইনসেনটিভ অফার করুন। ১০% ডিসকাউন্ট, ফ্রি ব্রেকফাস্ট বা রুম আপগ্রেড - সবই ভালো কাজ করে। অতিথির অভিজ্ঞতা তখনো তাদের মনে সতেজ থাকে, এবং এটিই পুনরায় বুকিং নিশ্চিত করার আদর্শ সময়।

পুনরায় যুক্ত করার ক্যাম্পেইন (Re-engagement campaigns)

যেসব অতিথি তিন থেকে ছয় মাস আগে থেকেছেন তাদের টার্গেট করুন। তাদের পূর্ববর্তী অবস্থানের ধরন অনুযায়ী এই শ্রোতাদের বিভক্ত বা সেগমেন্ট করুন। মঙ্গলবার ব্যবসার উদ্দেশ্যে ভ্রমণ করা একজন অতিথির জন্য যে ধরনের বার্তার প্রয়োজন, ছুটির দিনে পরিবারের সাথে আসা অতিথির মেসেজিং তার থেকে আলাদা হওয়া প্রয়োজন। তাদের প্রোফাইলের সাথে মিল রেখে সরাসরি বুকিংয়ের অফারটি সাজান।

মৌসুমী এবং ইভেন্ট ক্যাম্পেইন (Seasonal and event campaigns)

গুরুত্বপূর্ণ তারিখগুলোর চার থেকে ছয় সপ্তাহ আগে আপনার সম্পূর্ণ অপ্ট-ইন করা তালিকায় এগুলো পাঠান। ক্রিসমাস, স্কুলের ছুটি এবং স্থানীয় বড় ইভেন্টগুলো অনুমেয় চাহিদা তৈরি করে। সরাসরি বুকিং ইনসেনটিভসহ আগেভাগেই যোগাযোগ করার মাধ্যমে, অতিথি OTAs-এ খোঁজাখুঁজি শুরু করার আগেই আপনি রিজার্ভেশন নিশ্চিত করে ফেলতে পারবেন।

সাফল্য পরিমাপ করা

ওপেন রেট এবং ক্লিক-থ্রু রেট সক্রিয়তা নির্দেশ করে, কিন্তু এগুলো সরাসরি রাজস্ব এনে দেয় না। আপনাকে ব্যবসার আসল ফলাফল পরিমাপ করতে হবে: প্রতি সেন্ডে অর্জিত রেভিনিউ এবং OTA কমিশনের হ্রাস।

আপনার ইমেল ক্যাম্পেইনের প্রতিটি লিঙ্কে UTM প্যারামিটার ব্যবহার করুন। এটি আপনাকে আপনার অ্যানালিটিক্স প্ল্যাটফর্মে ঠিক কোন ইমেলের কারণে কোন বুকিংটি এসেছে তা ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে। সরাসরি বুকিং ইনসেনটিভের খরচের (যেমন ১০% ডিসকাউন্ট) সাথে সেই ১৫ - ২৫% OTA কমিশনের তুলনা করুন যা অন্যথায় আপনাকে দিতে হতো। এই মার্জিনের ব্যবধানটিই হলো আপনার রিটার্ন অন ইনভেস্টমেন্ট বা ROI।

কোথা থেকে শুরু করবেন

1. আপনার বর্তমান গেস্ট WiFi লগইন ফ্লো পর্যালোচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে এটি ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করে এবং এতে একটি স্পষ্ট, GDPR-সম্মত মার্কেটিং অপ্ট-ইন বিবৃতি রয়েছে।
2. আপনার বিদ্যমান গেস্ট লিস্ট অডিট করুন। আপনার সেন্ডার রেপুটেশন রক্ষা করতে ডেলিভারি না হওয়া (hard bounces) এবং নিষ্ক্রিয় কন্ট্যাক্টগুলো বাদ দিন। ৩. চেকআউটের ৪৮ ঘণ্টা পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হবে এমন একটি ডিরেক্ট বুকিং ইনসেনটিভ সহ পোস্ট-ডিপার্চার ইমেল সেট আপ করুন। ৪. নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি ইমেল লিঙ্ক আপনার নিজস্ব বুকিং ইঞ্জিনের দিকে নির্দেশ করছে, কোনও থার্ড-পার্টি সাইটের দিকে নয়। ৫. আপনার বাঁচানো OTA কমিশন পরিমাপ করতে সেই ডিরেক্ট লিঙ্কগুলির মাধ্যমে উৎপন্ন রাজস্ব ট্র্যাক করুন।