इव्हेंट व्हेन्यू WiFi प्रोव्हायडर्स: इव्हेंटनिहाय कॅप्टिव्ह पोर्टल्स, एक्झिबिटर अ‍ॅक्सेस आणि अटेंडी रिपोर्टिंग

योग्य इव्हेंट व्हेन्यू WiFi प्रोव्हायडर प्रत्येक इव्हेंटला त्याचे स्वतःचे ब्रँडेड कॅप्टिव्ह पोर्टल देतो. तो प्रत्येक प्रदर्शकाला एक खाजगी स्टँड की देतो, जी शो संपल्यावर एक्सपायर होते. तो आयोजकांना उपस्थिती आणि ड्वेल (थांबण्याचा कालावधी) अहवाल देतो, जे ते प्रायोजकांना दाखवू शकतात. तो तुमच्या विद्यमान ॲक्सेस पॉइंट्सवर चालतो आणि UK GDPR अंतर्गत प्रत्येक उपस्थिताची संमती रेकॉर्ड करतो, याचा आग्रह धरा.

तुम्ही कोणत्या प्रकारचा इव्हेंट व्हेन्यू WiFi प्रोव्हायडर निवडला पाहिजे?

इव्हेंट व्हेन्यू WiFi प्रोव्हायडर्सचे चार गट पडतात आणि प्रत्येक गट एक वेगळी समस्या सोडवतो. शॉर्टलिस्टवरील नावांची तुलना करण्यापूर्वी तुम्हाला कोणत्या गटाची गरज आहे ते ठरवा.

• तात्पुरते इव्हेंट WiFi कंत्राटदार प्रत्येक शोसाठी त्यांचे स्वतःचे ॲक्सेस पॉइंट्स, केबलिंग आणि पोर्टल आणतात. ते डि-रिगच्या वेळी सर्वकाही काढून घेतात.
• तुमच्या ॲक्सेस पॉइंट व्हेंडरचे इन-बिल्ट स्प्लॅश पेज तुमच्याकडे आधीपासून असलेल्या हार्डवेअरवर एक मूलभूत साइन-इन स्क्रीन चालवते.
• आयोजकांनी पुरवलेले नेटवर्क्स आयोजकांच्या स्वतःच्या प्रोव्हायडरसह येतात आणि तुमच्या इन्फ्रास्ट्रक्चरवर किंवा त्याच्या सोबतीने काम करतात.
• क्लाउड ओव्हरले, जसे की Purple, तुमच्या कायमस्वरूपी नेटवर्कवर काम करतो. तो एकाच डॅशबोर्डवरून पोर्टल्स, प्रदर्शक की आणि अहवाल चालवतो.

दर आठवड्याला इव्हेंट आयोजित करणाऱ्या व्हेन्यूसाठी, ओव्हरले हे असे मॉडेल आहे जे सहज विस्तारता (स्केल) येते. प्रत्येक नवीन इव्हेंट म्हणजे फक्त कॉन्फिगरेशनमधील बदल ठरतो, नवीन इन्स्टॉलेशन नाही. Purple हार्डवेअर-अग्नॉस्टिक आहे आणि Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme आणि Fortinet वर चालतो. Purple 90 पेक्षा जास्त देशांमधील 80,000+ लाइव्ह व्हेन्यूजमध्ये चालतो आणि 2024 मध्ये त्याने 440 दशलक्ष लॉगइन हाताळले (Purple चा स्वतःचा डेटा).

	तात्पुरता कंत्राटदार	व्हेंडरचे इन-बिल्ट स्प्लॅश पेज	आयोजकाने पुरवलेले नेटवर्क	क्लाउड ओव्हरले (Purple)
हार्डवेअर	कंत्राटदाराचे किट, प्रत्येक शोसाठी इन्स्टॉल केलेले	तुमचे विद्यमान ॲक्सेस पॉइंट्स	आयोजकाचे किट, किंवा तुमचे नेटवर्क उसनवारीवर	तुमचे विद्यमान ॲक्सेस पॉइंट्स, कोणतीही मोडतोड आणि बदल न करता
प्रति इव्हेंट ब्रँडेड पोर्टल	प्रत्येक शोसाठी कंत्राटदाराद्वारे पुनर्निर्मित	प्रति SSID एक स्प्लॅश पेज, तुमच्या नेटवर्क टीमद्वारे संपादित	केवळ त्या आयोजकाच्या इव्हेंटसाठी तयार केलेले	प्रति इव्हेंट एक नवीन पोर्टल, एका डॅशबोर्डवरून प्रकाशित
एक्झिबिटर स्टँड ॲक्सेस	कंत्राटदाराद्वारे प्रति स्टँड विकले जाते	शेअर केलेला पासवर्ड किंवा प्रति विनंती मॅन्युअल VLAN	आयोजकाच्या प्रोव्हायडरद्वारे जारी केलेले, व्हेन्यूला कोणतीही माहिती नसताना	निश्चित एक्सपायरीसह प्रति स्टँड एक वैयक्तिक की
क्रू आणि व्हेन्यू कर्मचारी	स्वतंत्र नेटवर्क किंवा शेअर केलेला पासवर्ड	शेअर केलेला पासवर्ड किंवा व्हेंडर RADIUS	समाविष्ट नाही	Cloud RADIUS द्वारे IEEE 802.1X, Microsoft Entra ID, Okta किंवा Google Workspace वापरून
उपस्थिती आणि ड्वेल अहवाल	कंत्राटदाराचे स्वतःचे स्वरूप, शो संपल्यानंतर दिलेले	व्हेंडर डॅशबोर्डमधील डिव्हाइस संख्या	आयोजकाला दिले जातात, व्हेन्यूला नाही	प्रति-इव्हेंट उपस्थिती, ड्वेल आणि ऑप्ट-इन रिपोर्टिंग
संमती नोंदी	कंत्राटदाराकडे ठेवल्या जातात	क्लिक-थ्रू अटी, कोणताही संमती लेजर नाही	आयोजकाकडे ठेवल्या जातात	ISO 27001 आणि GDPR अंतर्गत प्रति उपस्थित रेकॉर्ड केलेले जाणीवपूर्वक-निवडीचे ऑप्ट-इन
सर्वाधिक योग्य	नेटवर्क नसलेल्या ग्रीनफिल्ड किंवा आउटडोअर जागा	रिपोर्टिंगची आवश्यकता नसलेली एकच खोली	फिक्स प्रोव्हायडर करार असलेले टूरिंग शोज	कायमस्वरूपी नेटवर्कवर वारंवार कार्यक्रम आयोजित करणारी ठिकाणे

इव्हेंट WiFi प्रोव्हायडर्समध्ये नेमका कुठे फरक असतो

प्रत्येक प्रोव्हायडर आपण "इव्हेंट्स हाताळतो" असा दावा करेल. हा फरक पाच बाबींमध्ये दिसून येतो. तुमच्या RFP मध्ये या प्रत्येकाची चाचणी घ्या.

तुम्ही प्रत्येक इव्हेंटसाठी वेगळे साइन-इन पेज कसे चालवता?

कॅप्टिव्ह पोर्टल हे एक असे वेब पेज असते, जे नेटवर्कने एखाद्या व्हिजिटरला ऑनलाइन जाण्याची परवानगी देण्यापूर्वी दिसते. प्रत्येक इव्हेंटनुसार असणाऱ्या कॅप्टिव्ह पोर्टलसाठी, इव्हेंटनुसार तीन गोष्टी बदलतात:

1. ब्रँड. आयोजकाचा लोगो, रंग आणि मुख्य प्रायोजक.
2. डेटा आणि संमती. तुम्ही गोळा करत असलेले फील्ड्स आणि ऑप्ट-इन मजकूर, ज्यामध्ये उपस्थितांशी संपर्क साधणाऱ्या आयोजकाचे नाव असते.
3. डेस्टिनेशन. साइन-इन केल्यानंतर उपस्थित व्यक्ती जिथे पोहोचते, जसे की इव्हेंट ॲप किंवा अजेंडा.

कोणत्याही इव्हेंट WiFi प्रोव्हायडरला चार प्रश्न विचारा. तुमची इव्हेंट्स टीम नेटवर्क अभियंत्याशिवाय पोर्टल प्रकाशित करू शकते का? एकाच दिवशी वेगवेगळ्या हॉल्समध्ये प्रत्येकी स्वतःच्या पोर्टलसह दोन इव्हेंट चालवले जाऊ शकतात का? एखादे पोर्टल ठराविक वेळी लाइव्ह होऊन इव्हेंट संपल्यावर बंद होऊ शकते का? संमतीचा मजकूर प्रत्येक इव्हेंटनुसार सेव्ह केला जातो का, जेणेकरून प्रत्येक उपस्थिताने नेमके काय पाहिले हे तुम्ही नंतर सिद्ध करू शकाल?

Purple Access तुम्ही आधीपासून वापरत असलेल्या ॲक्सेस पॉइंट्सवर क्लाउडवरून इव्हेंटनुसार कॅप्टिव्ह पोर्टल उपलब्ध करून देते. नेटवर्कमध्ये कोणताही बदल होत नाही; केवळ साइन-इनचा अनुभव बदलतो.

एक व्यावहारिक निर्णय म्हणजे SSID चे नामकरण. प्रत्येक इव्हेंटनुसार नेटवर्कचे नाव बदलल्यास, पुन्हा येणाऱ्या व्हिजिटर्सच्या फोनवर जुने सेव्ह केलेले नेटवर्क्स तसेच राहतात. बहुतांश ठिकाणे एक स्थिर व्हेन्यू SSID ठेवतात आणि त्यामागील पोर्टल बदलतात. जेव्हा एखादा प्रायोजक नावासाठी पैसे देतो, केवळ तेव्हाच ते इव्हेंटच्या नावासह SSID जोडतात.

प्रतिनिधी, प्रदर्शक आणि क्रू यांच्यासाठी कोणती ऑथेंटिकेशन पद्धत योग्य आहे?

इमारतीमधील प्रत्येकासाठी कोणतीही एकच पद्धत उपयुक्त ठरू शकत नाही. प्रतिनिधींना वेग आणि संमतीची पायरी आवश्यक असते. प्रदर्शकांना त्यांच्या स्टँडवरील उपकरणांसाठी प्रायव्हसी हवी असते. क्रू आणि व्हेन्यू कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या नोकरीच्या नोंदींनुसार ॲक्सेस मिळणे आवश्यक असते.

प्रेक्षक / वर्ग	पद्धत	हे का योग्य ठरते	ॲक्सेस कसा समाप्त होतो
प्रतिनिधी आणि उपस्थित	ईमेल किंवा सोशल साइन-इन आणि ऑप्ट-इन्ससह कॅप्टिव्ह पोर्टल	उपस्थिती आणि संमती एकाच टप्प्यात नोंदवते	प्रत्येक इव्हेंटनुसार सेशन टाइमआउट निश्चित केला जातो
पुन्हा येणारे उपस्थित	OpenRoaming किंवा Passpoint प्रोफाइल	पोर्टलशिवाय ऑटोमॅटिक, एनक्रिप्टेड कनेक्शन	डिव्हाइसवरून प्रोफाइल काढून टाकली जाते
प्रदर्शक	प्रति स्टँड iPSK की	स्वतःची की आणि स्वतःचे VLAN, IT कडे तिकीट काढण्याची गरज नाही	स्टँड काढण्याचे काम पूर्ण झाल्यावर की एक्स्पायर होते
बिल्ड आणि ब्रेकडाउन कंत्राटदार	कंत्राटदार कंपनीनुसार वेळेचे बंधन असलेली iPSK की	शेअर्ड पासवर्डशिवाय तयारीचे दिवस कव्हर करते	बिल्ड विंडो बंद झाल्यावर की एक्स्पायर होते
प्रेस आणि VIP क्षेत्रे	उच्च बँडविड्थ पॉलिसीवर डेडिकेटेड की	लाइव्ह ब्रॉडकास्टिंगसाठी अपलोड क्षमता राखून ठेवते	इव्हेंटसह की एक्स्पायर होते
ठिकाणावरील कर्मचारी	Cloud RADIUS द्वारे EAP सह IEEE 802.1X	संस्था सोडणाऱ्या, बदलणाऱ्या किंवा नवीन रुजू होणाऱ्या कर्मचाऱ्यांनुसार ॲक्सेस मिळतो	ओळख प्रदाता (identity provider) खाते बंद केल्यावर ॲक्सेस रद्द होतो

काही व्याख्या. iPSK (identity pre-shared key) हे सामायिक SSID वर प्रत्येक स्टँडला स्वतःचा स्वतंत्र पासफ्रेज देते. प्रत्येक की (key) ही तिच्या स्वतःच्या पॉलिसी आणि VLAN शी मॅप केली जाते. VLAN (virtual local area network) एकाच भौतिक नेटवर्कवरील ट्रॅफिकचे तार्किकदृष्ट्या विभाजन करते. IEEE 802.1X हे पोर्ट-आधारित ॲक्सेस कंट्रोल मानक आहे. ते EAP (Extensible Authentication Protocol) द्वारे RADIUS (Remote Authentication Dial-In User Service) सर्व्हरवर प्रत्येक डिव्हाइसचे प्रमाणीकरण करते. Passpoint, ज्याला Hotspot 2.0 देखील म्हटले जाते, ते एखाद्या डिव्हाइसला सेव्ह केलेल्या प्रोफाइलचा वापर करून आपोआप नेटवर्कमध्ये सामील होऊ देते. OpenRoaming हे Passpoint वर आधारित वायरलेस ब्रॉडबँड अलायन्सचे फेडरेशन आहे.

कर्मचाऱ्यांसाठी, Purple चे Cloud RADIUS हे Microsoft Entra ID, Okta किंवा Google Workspace द्वारे ओळख तपासते. जेव्हा HR एखादे खाते बंद करते, तेव्हा त्यासोबतच नेटवर्क ॲक्सेस देखील समाप्त होतो. डिव्हाइस बाजूची माहिती 802.1X सह iOS आणि macOS वर Enterprise WiFi कसे सेट करावे मध्ये दिली आहे.

तुमचे ॲक्सेस पॉइंट्स WPA3-Personal अंतर्गत प्रति-स्टँड की कशा हाताळतात ते तपासा, कारण व्हेंडर सपोर्ट वेगवेगळा असू शकतो. WPA2 विरुद्ध WPA3: यात काय फरक आहे आणि तुम्ही अपग्रेड करावे का? मध्ये यातील साधक-बाधक बाबींचा समावेश आहे.

प्रदर्शक स्टँड नेटवर्क्स कशी जारी केली जातात आणि कशी बंद केली जातात?

जेव्हा स्टँड ॲक्सेस हा हेल्प डेस्कच्या रांगेवर अवलंबून असतो, तेव्हा प्रदर्शन WiFi निष्फळ ठरते. यासाठी विचारणा करण्याचे मॉडेल चार टप्प्यांचे आहे.

1. प्रदर्शक यादीतून जारी करा. उभारणी (build-up) सुरू होण्यापूर्वी प्रत्येक स्टँडसाठी एक की तयार करा. प्रत्येक की ला स्टँड क्रमांक आणि कंपनीच्या नावाने टॅग करा.
2. IT शिवाय वितरित करा. प्रदर्शक मॅन्युअलमध्ये किंवा आयोजकाच्या स्वागत ईमेलमध्ये की पाठवा. प्रदर्शक आल्यावर थेट कनेक्ट होतात.
3. प्रत्येक स्टँड वेगळा (आयसोलेट) करा. प्रत्येक की एका अशा पॉलिसीशी मॅप करा जी स्टँड-ते-स्टँड आणि स्टँड-ते-उपस्थित व्यक्ती दरम्यानचे ट्रॅफिक ब्लॉक करते.
4. आपोआप कालबाह्य करा. प्रदर्शन संपल्यानंतरची आवरण्याची वेळ (breakdown) संपेल तेव्हा प्रत्येक की कालबाह्य होईल अशी सेट करा, आणि हरवलेल्या किंवा शेअर केलेल्या की साठी त्वरित मॅन्युअल रद्दीकरण ठेवा.

Purple Access या जीवनचक्रानुसार प्रदर्शक की जारी करते. कार्यक्रमानंतर, तुमची ऑडिट तपासणी सोपी असते: अजूनही चालू असणाऱ्या प्रदर्शक की ची संख्या शून्य असावी.

कार्ड पेमेंट्समुळे जोखीम आणि महत्त्व वाढते. जे स्टँड WiFi द्वारे पेमेंट्स स्वीकारतात, त्यांच्यासाठी PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) लागू होते. PCI DSS नेटवर्क विभाजनाला कार्डधारक डेटा वातावरणाची व्याप्ती कमी करण्याचा मार्ग मानते. प्रति-स्टँड VLAN प्रदर्शकाच्या पेमेंट टर्मिनलला त्याचा स्वतःचा स्वतंत्र विभाग देते.

प्रदर्शक WiFi मधून महसूल देखील मिळू शकतो. अनेक ठिकाणे स्टँड पॅकेजमध्ये एक मानक की आणि अपग्रेड म्हणून जास्त बँडविड्थ असलेली की विकतात. तुमचे ॲक्सेस पॉइंट्स प्रति-की बँडविड्थ मर्यादा लागू करू शकतात का ते तपासा. वरील सूचीमधील बहुतेक एंटरप्राइझ प्लॅटफॉर्म्स प्रति-पॉलिसी रेट मर्यादांना सपोर्ट करतात.

आयोजक आणि प्रायोजक उपस्थिती आणि वास्तव्याबाबत (dwell) कोणत्या अहवालांची अपेक्षा करतात?

प्रायोजक चर्चासत्रासाठी आयोजकांना पुराव्यांची आवश्यकता असते, विशेषतः पुढील विक्री सायकल सुरू होण्यापूर्वी. ते प्रामुख्याने ज्या अहवालांची मागणी करतात ते पुढीलप्रमाणे:

• युनिक उपस्थित लोक - साइन-इनद्वारे मोजलेली, दररोजची आणि संपूर्ण कार्यक्रमातील संख्या.
• नवीन आणि पुन्हा येणारे अभ्यागत, बहु-दिवसीय आणि वार्षिक कार्यक्रमांसाठी.
• पीक कॉनकरन्सी - हॉल किंवा झोननुसार, जी क्षमता नियोजनासाठी (कॅपॅसिटी प्लॅनिंग) देखील माहिती पुरवते.
• ड्वेल टाइम - झोननुसार, उपस्थित लोक प्रायोजित क्षेत्रांमध्ये किती वेळ थांबले हे दर्शवणारा वेळ.
• ऑप्ट-इन संख्या - प्रत्येक पक्षासाठी: आयोजक, ठिकाण (व्हेन्यू) आणि कोणताही नामित प्रायोजक.
• साइन-इन फॉर्ममधील इनसाइट्स, जसे की नोकरीची भूमिका किंवा कंपनीचा आकार, केवळ उपस्थित लोकांनी ते शेअर करणे निवडले असल्यास.

उपस्थित लोकांची संख्या केवळ उपकरणांच्या (डिव्हाइस) संख्येवर आधारित न ठेवता साइन-इनवर आधारित ठेवा. Apple iOS आणि Google Android हे दोघेही डीफॉल्टनुसार प्रति नेटवर्क एक प्रायव्हेट, यादृच्छिक (रँडमाइझ्ड) MAC ॲड्रेस वापरतात. त्यामुळे केवळ उपकरणांवर आधारित मोजणीमुळे खरी उपस्थिती गरजेपेक्षा जास्त किंवा कमी दिसू शकते.

Purple Access मध्ये उपस्थिती अहवालाचा समावेश आहे, आणि WiFi Analytics झोनमधील भेट आणि थांबण्याच्या वेळेचा (ड्वेल) अहवाल जोडते. कराराच्या टप्प्यावरच आयोजकासोबत रिपोर्ट टेम्पलेट निश्चित करा. त्यामुळे प्रायोजकांना कार्यक्रमाच्या नंतर नव्हे, तर आधीच माहिती असते की ते नेमके काय खरेदी करत आहेत.

उपस्थितांच्या डेटाची मालकी कोणाकडे असते आणि संमती कशी नोंदवली जाते?

पहिले पोर्टल लाइव्ह होण्यापूर्वीच मालकी हक्क लेखी स्वरूपात निश्चित करा. UK GDPR अंतर्गत, वैयक्तिक डेटावर प्रक्रिया का आणि कशी केली जाते हे कंट्रोलर ठरवतो (कलम 4(7)). प्रोसेसर कंट्रोलरच्या सूचनांनुसार काम करतो (कलम 4(8)).

बहुतांश कार्यक्रमांसाठी तीन पद्धती लागू पडतात:

• आयोजक स्वतःच्या मार्केटिंगसाठी डेटा गोळा करतो. आयोजक हा कंट्रोलर असतो. व्हेन्यू आणि Purple हे कलम 28 करारांतर्गत प्रोसेसर म्हणून काम करतात.
• व्हेन्यू स्वतःच्या मार्केटिंगसाठी डेटा गोळा करतो. त्या यादीसाठी व्हेन्यू हा कंट्रोलर असतो.
• दोघे मिळून उद्देश निश्चित करतात. ते कलम 26 अंतर्गत संयुक्त कंट्रोलर असतात आणि त्यांनी त्यांच्या जबाबदाऱ्या एका व्यवस्थेमध्ये नमूद केल्या पाहिजेत.

कलम 7(1) नुसार कंट्रोलरने संमती सिद्ध करणे आवश्यक असते. तुमच्या संमतीच्या रेकॉर्डमध्ये टाइमस्टॅम्प, दाखवण्यात आलेले नेमके शब्द, कार्यक्रम आणि उपस्थिताने निवडलेला पर्याय यांचा समावेश असावा. प्रत्येक पक्षासाठी स्वतंत्र ऑप्ट-इन ठेवा. केवळ एकच "माझे तपशील भागीदारांसोबत शेअर करा" असा बॉक्स या मानकाची पूर्तता करत नाही. ICO च्या मार्गदर्शनानुसार, संमतीमध्ये त्यावर अवलंबून असणाऱ्या कोणत्याही तृतीय-पक्ष कंट्रोलर्सचे नाव असणे आवश्यक आहे, त्यामुळे प्रत्येक प्रायोजकाचे नाव असणे गरजेचे आहे.

ईमेल मार्केटिंग हे PECR (प्रायव्हसी अँड इलेक्ट्रॉनिक कम्युनिकेशन्स रेग्युलेशन्स), नियम 22 च्या अंतर्गत देखील येते. तो नियम संमती आवश्यक करतो, जोपर्यंत मर्यादित सॉफ्ट ऑप्ट-इन लागू होत नाही. प्रति कार्यक्रम डेटा धारणा (रिटेन्शन) देखील निश्चित करा, कारण कलम 5(1)(e) स्टोरेज केवळ उद्देशाच्या गरजेपुरतेच मर्यादित ठेवते.

Purple हे जाणीवपूर्वक निवडलेल्या (कॉन्शस-चॉइस) ऑप्ट-इनचा वापर करते आणि निकालांना कंट्रोलरचा फर्स्ट-पार्टी डेटा मानते. आयोजक किंवा व्हेन्यू, यापैकी जो पक्ष कंट्रोलर असेल, त्याच्यासाठी संमती असलेली उपस्थित लोकांची यादी Purple Engage कडे असते. Purple हे ISO 27001 प्रमाणित, GDPR आणि CCPA चे पालन करणारे, आणि Cyber Essentials प्रमाणित आहे.

प्रत्येक पर्याय कुठे योग्य ठरतो

या परिस्थितींमधील आकडेमोड केवळ गणित समजून सांगण्यासाठी तयार केलेली उदाहरणे आहेत. ते कोणत्याही विशिष्ट ग्राहकाचे परिणाम नाहीत.

सोडवलेले उदाहरण: तीन-हॉलचे एक्झिबिशन सेंटर

परिस्थिती. एका तीन-हॉलच्या प्रदर्शन केंद्रामध्ये दरवर्षी 12 ट्रेड शो आयोजित केले जातात, ज्यामध्ये सरासरी प्रत्येकी 180 स्टँड्स असतात. प्रदर्शक तिकीट तयार करून WiFi ची विनंती करत असत. नेटवर्क टीम प्रत्येक विनंतीसाठी एक VLAN आणि पासवर्ड तयार करत असे, आणि हे पासवर्ड अनेक शोजमध्ये पुन्हा वापरले जात होते. इव्हेंट संपल्यानंतर (ब्रेकडाउन) किती स्टँड नेटवर्क्स सुरू राहिली हे कोणालाही माहीत नव्हते.

काय केले गेले. ठिकाणाने स्टँड अ‍ॅक्सेस त्यांच्या विद्यमान अ‍ॅक्सेस पॉइंट्सवरील क्लाउड ओव्हरलेवर हलवला. प्रत्येक शोच्या आधी, इव्हेंट्स टीमने आयोजकाच्या प्रदर्शक यादीवरून प्रत्येक स्टँडसाठी एक की (key) तयार केली. प्रत्येक की मध्ये स्टँड-विशिष्ट VLAN पॉलिसी समाविष्ट होती आणि ब्रेकडाउन संपताच ती कालबाह्य होत होती. पेमेंट्स स्वीकारणाऱ्या स्टँड्सना त्यांच्या स्वतंत्र सेगमेंटवर एक वेगळी की मिळाली.

मोजता येण्याजोगा परिणाम. प्रति शो, 180 प्रदर्शक तिकिटे IT रांगेतून कमी झाली. नेटवर्क टीम आता केवळ वायर्ड कनेक्शनची आवश्यकता असलेल्या स्टँड्सची हाताळणी करते. ब्रेकडाउननंतर सक्रिय राहणाऱ्या प्रदर्शक कीजची संख्या एका अज्ञात आकड्यावरून शून्यावर आली, ज्याची पडताळणी शो नंतरच्या ऑडिटद्वारे करण्यात आली.

प्रत्यक्ष परिस्थितीचे विश्लेषण: एक कॉन्फरन्स हॉटेल

परिस्थिती. कॉन्फरन्स विंग असलेले एक 250 खोल्यांचे हॉटेल दर आठवड्याला तीन इव्हेंट्स आयोजित करते. ते प्रत्येकाला एकच सामान्य स्लॅश पेज दाखवत असे. प्रत्येक इव्हेंटनंतर आयोजकांनी उपस्थित लोकांची आकडेवारी मागितली आणि त्यांना काहीही मिळाले नाही.

काय केले गेले. हॉटेलने प्रत्येक बुकिंगसाठी प्रति-इव्हेंट पोर्टल प्रकाशित केले, ज्यावर आयोजकाचा लोगो आणि अजेंडा लिंक होती. पोर्टलवर दोन स्वतंत्र ऑप्ट-इन्स दाखवले गेले: एकामध्ये आयोजकाचे नाव होते, तर दुसऱ्यामध्ये हॉटेलचे नाव होते. प्रत्येक इव्हेंटनंतर, आयोजकाला साइन-इन्स, पीक कॉन्करन्सी आणि प्रत्येक मीटिंग रूममधील मुक्कामाचा कालावधी (dwell) यांचा अहवाल मिळाला.

मोजता येण्याजोगा परिणाम. 400 प्रतिनिधींची एक परिषद विचारात घ्या जिथे 260 प्रतिनिधी साइन इन करतात. आयोजकाला 65% साइन-इन दर आणि प्रत्येक ब्रेकआउट रूमसाठी ड्वेलची आकडेवारी मिळते. हॉटेल केवळ अशाच प्रतिनिधींचा समावेश त्यांच्या स्वतःच्या यादीत करते ज्यांनी हॉटेलच्या ऑप्ट-इनची निवड केली आहे. प्रत्येक अहवाल हॉटेलच्या कॉन्फरन्स विक्री सादरीकरणात पुरावा ठरतो. हॉस्पिटॅलिटी संदर्भातील अधिक माहिती आमच्या Hotels पेजवर उपलब्ध आहे.

प्रत्यक्ष परिस्थितीचे विश्लेषण: कौन्सिलद्वारे चालवले जाणारे सिव्हिक हॉल

परिस्थिती. कौन्सिलद्वारे चालवल्या जाणाऱ्या एका सिव्हिक हॉलमध्ये जॉब फेअर्स आणि सार्वजनिक सल्लामसलत आयोजित केल्या जातात. त्यांच्या निधी देणाऱ्या संस्थेने उपस्थितीचा पुरावा मागितला, आणि कर्मचारी हँड क्लिकर्सद्वारे लोकांची मोजणी करत होते.

काय केले गेले. कौन्सिलने, कंट्रोलर या नात्याने, बाय डीफॉल्ट कोणतेही मार्केटिंग ऑप्ट-इन नसलेले एक पोर्टल चालवले. त्यांनी अल्प धारणा कालावधीसह (retention period), केवळ उपस्थिती मोजण्यासाठी आवश्यक असलेला डेटा गोळा केला. कौन्सिलचे कर्मचारी कौन्सिलच्या ओळख प्रदात्याविरुद्ध (identity provider) IEEE 802.1X द्वारे कनेक्ट झाले.

मोजता येण्याजोगा परिणाम. उपस्थिती रिपोर्टिंग क्लिकरच्या अंदाजावरून प्रत्येक इव्हेंटच्या युनिक साइन-इन्सच्या मोजणीवर आले. कौन्सिल आता प्रत्येक फेअरनंतर ती मोजणी निधी देणाऱ्या संस्थेला सादर करते.

शॉपिंग सेंटर्स पॉप-अप इव्हेंट्स आयोजित करतात तेव्हा रिटेल ठिकाणांनाही अशाच प्रकारच्या परिस्थितीचा सामना करावा लागतो. Shopping centre WiFi: Design, security and measurement मध्ये त्या संदर्भातील माहिती दिली आहे.

प्रत्येक इव्हेंट WiFi मॉडेल चालवण्यासाठी किती खर्च येतो

एका शो ऐवजी संपूर्ण वर्षातील इव्हेंट्सच्या चालू खर्चाची तुलना करा.

• तात्पुरता कंत्राटदार (Temporary contractor). तुम्ही प्रत्येक शोसाठी किट, इन्स्टॉलेशन आणि डी-रिगसाठी पैसे देता. हे काम प्रत्येक कार्यक्रमात पुन्हा होते आणि कायमस्वरूपी मालमत्ता किंवा डेटा शिल्लक राहत नाही.
• व्हेंडरची बिल्ट-इन स्प्लॅश पेज (Vendor built-in splash page). परवाना खर्च कमी असतो, पण तुमच्या नेटवर्क टीमचा कर्मचार्‍यांचा वेळ यात खर्च होतो. प्रत्येक नवीन इव्हेंट आणि प्रत्येक प्रदर्शकाची विनंती त्यांच्यासाठी एक बदल बनते.
• आयोजकांनी पुरवलेले नेटवर्क (Organiser-supplied network). यामुळे वेन्यूचा थेट कोणताही खर्च होत नाही. पण तुम्ही उपस्थितांचा डेटा, प्रदर्शकांचा महसूल आणि तुमच्या इमारतीच्या नेटवर्कवरील ट्रॅफिकवरील नियंत्रण गमावता.
• क्लाउड ओव्हरले (Cloud overlay). तुमच्याकडे आधीपासून असलेल्या ॲक्सेस पॉइंट्सवर सबस्क्रिप्शन चालते, त्यामुळे भांडवली खर्च स्थिर राहतो. इव्हेंटमधील बदल इव्हेंट्स टीमकडे सोपवले जातात. पहा तुमच्या पुढील WiFi अपग्रेडला नवीन हार्डवेअरची आवश्यकता का नसते.

लपलेला खर्च म्हणजे मॅन्युअल पद्धतीने केली जाणारी प्रदर्शकांची सेटअप प्रक्रिया. प्रत्येक स्टँड नेटवर्कसाठी 20 मिनिटे लागतात असे गृहीत धरा. 180 स्टँड्ससाठी, प्रत्येक शोमागे नेटवर्क टीमचे 60 तास खर्च होतात. 12 शोचा विचार केल्यास, ऑटोमेटेड कीजमुळे जे काम काढून टाकले जाऊ शकते, त्यावर वर्षाला 720 तास खर्च होतात.

महसुलाच्या बाजूचाही विचार करा. प्रति-स्टँड प्रदर्शक WiFi पॅकेजेस आणि बँडविड्थ अपग्रेड हे प्रदर्शक मॅन्युअलमधील एक भाग बनतात. प्रति-इव्हेंट पोर्टलवरील प्रायोजक प्लेसमेंट्स ही कमर्शियल टीम विकू शकेल अशी इन्व्हेंटरी बनते. Purple Engage सहमती दिलेल्या उपस्थितांना अशा फर्स्ट-पार्टी सूचीमध्ये बदलते ज्यांना नियंत्रक पुन्हा मार्केटिंग करू शकतात.

तुमच्या इस्टेटसाठी कसा निर्णय घ्यावा

तुमच्या शॉर्टलिस्टवरील प्रत्येक इव्हेंट वेन्यू WiFi प्रोव्हायडरसमोर हे प्रश्न मांडा. स्लाइडऐवजी थेट प्रात्यक्षिक (live demonstration) दाखवण्यास सांगा.

1. नेटवर्क इंजिनीअरशिवाय आमची इव्हेंट्स टीम नवीन ब्रँडेड पोर्टल कसे प्रकाशित करते ते आम्हाला दाखवा.
2. वेगवेगळ्या हॉल्समधील दोन इव्हेंट्स एकाच दिवशी स्वतंत्र पोर्टल्स चालवू शकतात का?
3. तुम्ही कोणत्या ॲक्सेस पॉइंट्सना सपोर्ट करता? आम्ही आज एक नामांकित प्लॅटफॉर्म चालवत आहोत आणि ते बदलणार नाही.
4. प्रदर्शकांच्या यादीवरून प्रदर्शक कीज कशा जारी केल्या जातात आणि त्यांची मुदत कशी संपते?
5. प्रत्येक स्टँड कसा वेगळा (isolated) ठेवला जातो आणि पेमेंट टर्मिनल्ससाठी तुम्ही PCI DSS सेगमेंटेशनला कसा सपोर्ट करता?
6. वेन्यूचे कर्मचारी Microsoft Entra ID, Okta किंवा Google Workspace विरुद्ध IEEE 802.1X द्वारे प्रमाणीकरण (authenticate) करू शकतात का?
7. जेव्हा डिव्हाइसेस त्यांचे MAC पत्ते यादृच्छिक (randomise) करतात, तेव्हा तुम्ही उपस्थितांची मोजणी कशी करता?
8. उपस्थिती, वेळ घालवणे (dwell) आणि ऑप्ट-इन संख्येसह आम्हाला एक नमुना प्रायोजक अहवाल दाखवा.
9. प्रति उपस्थित, प्रति इव्हेंट आणि प्रति नामांकित पक्ष संमती कशी नोंदवली जाते?
10. तुमच्या स्टँडर्ड करारांतर्गत नियंत्रक कोण आहे आणि प्रोसेसर कोण आहे?

तुम्ही कायमस्वरूपी नेटवर्कवर वारंवार इव्हेंट्स चालवत असल्यास, क्लाउड ओव्हरले निवडा. हे तुमच्या हार्डवेअरचा पुनर्वापर करते आणि तुम्हाला प्रति-इव्हेंट पोर्टल्स, प्रदर्शक कीज आणि उपस्थिती रिपोर्टिंग देते. ज्या ठिकाणी नेटवर्क अजिबात नाही अशा ठिकाणांसाठी तात्पुरते कंत्राटदार ठेवा. आयोजकांनी पुरवलेल्या नेटवर्क्सना तुम्ही परवानगी दिलेला अपवाद समजा, डीफॉल्ट पर्याय नाही. त्या मूल्यांकनासाठी Purple चे Guest WiFi ही सुरुवात आहे.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

नवीन हार्डवेअरशिवाय आम्ही प्रत्येक इव्हेंटसाठी वेगळे ब्रँडेड साइन-इन पेज चालवू शकतो का?

होय. Purple सारखे क्लाउड ओव्हरले तुम्ही आधीपासून वापरत असलेल्या अ‍ॅक्सेस पॉइंट्सवर प्रत्येक इव्हेंटसाठी एक नवीन कॅप्टिव्ह पोर्टल प्रकाशित करते. समर्थित प्लॅटफॉर्म्समध्ये Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme आणि Fortinet यांचा समावेश आहे. प्रत्येक पोर्टलवर आयोजकांचे ब्रँडिंग, संमतीचे शब्द आणि साइन-इन नंतरचे डेस्टिनेशन असते. दरवाजे उघडण्यापूर्वी तुमची इव्हेंट टीम डॅशबोर्डमध्ये बदल करते, ज्यामुळे कोणत्याही नेटवर्क इंजिनीअरची आणि कोणत्याही नवीन उपकरणांची आवश्यकता नसते.

प्रत्येक शोसाठी तात्पुरते इव्हेंट WiFi भाड्याने घेण्यापेक्षा कायमस्वरूपी ओव्हरले स्वस्त आहे का?

नियमित इव्हेंट्स आयोजित करणाऱ्या व्हेन्यूजसाठी, कायमस्वरूपी ओव्हरले सर्वात मोठा वारंवार येणारा खर्च काढून टाकतो: प्रत्येक शोमध्ये किट इन्स्टॉल करणे आणि डी-रिग करणे. सबस्क्रिप्शन तुमच्याकडे आधीपासून असलेल्या हार्डवेअरवर चालते. एक्झिबिटर की आणि प्रति-इव्हेंट पोर्टल्समुळे नियमित काम तुमच्या नेटवर्क टीमकडून तुमच्या इव्हेंट टीमकडे जाते. तात्पुरते भाडेतत्त्व अद्यापही नेटवर्क नसलेल्या एकवेळच्या मैदानी किंवा ग्रीनफील्ड साइट्ससाठी योग्य आहे. एका शोऐवजी, संपूर्ण वर्षाच्या इव्हेंट्सच्या संदर्भात दोन्हीचे मॉडेल तयार करा.

उपस्थितांचा डेटा कोणाच्या मालकीचा असतो, व्हेन्यूचा की आयोजकांचा?

डेटा का गोळा केला जातो हे ठरवणारा पक्ष UK GDPR Article 4(7) अंतर्गत कंट्रोलर म्हणून त्याचा मालक असतो. जर आयोजक स्वतःच्या मार्केटिंगसाठी डेटा गोळा करत असेल, तर आयोजक कंट्रोलर असतो. त्यानंतर व्हेन्यू आणि Purple Article 28 करारांतर्गत प्रोसेसर म्हणून काम करतात. जर दोन्ही पक्ष एकत्रितपणे उद्देश ठरवत असतील, तर ते Article 26 अंतर्गत जॉइंट कंट्रोलर्स असतात. पहिले पोर्टल लाइव्ह होण्यापूर्वी हे लेखी स्वरूपात मान्य करा.

प्रदर्शक इव्हेंट WiFi वरून कार्ड पेमेंट घेऊ शकतात का?

होय, परंतु प्रत्येक पेमेंट टर्मिनल त्याच्या स्वतःच्या वेगळ्या (आयसोलेटेड) सेगमेंटवर असले पाहिजे. PCI DSS हे कार्डधारक डेटा वातावरणाची व्याप्ती कमी करण्याचा मार्ग म्हणून नेटवर्क सेगमेंटेशनकडे पाहते. पेमेंट स्वीकारणाऱ्या स्टँड्सना त्यांच्या स्वतःच्या VLAN वर मॅप केलेली एक समर्पित iPSK की जारी करा. यामुळे टर्मिनल उपस्थितांच्या ट्रॅफिकपासून आणि इतर स्टँड्सपासून दूर राहते. प्रदर्शक स्वतःच्या PCI DSS अनुपालनासाठी जबाबदार राहतो.

इव्हेंटनंतर प्रदर्शकांचे WiFi किती लवकर बंद केले जाऊ शकते?

ताबडतोब, आणि जर तुम्ही ते योग्यरित्या सेट केले असेल तर आपोआप. प्रत्येक एक्झिबिटर की ला ब्रेकडाउन संपण्याच्या वेळेनुसार एक्सपायरी जोडलेली असते, त्यामुळे कोणीही तिकीट न काढता अ‍ॅक्सेस समाप्त होतो. हरवलेली किंवा शेअर केलेली की कोणत्याही वेळी मॅन्युअली रिव्होक केली जाऊ शकते. प्रत्येक इव्हेंटनंतर लाइव्ह एक्झिबिटर कीजचे पोस्ट-शो ऑडिट चालवा. तुम्हाला तिथे शून्य ही संख्या दिसली पाहिजे.

साइन-इन पेज न पाहता उपस्थित लोक आपोआप कनेक्ट होऊ शकतात का?

होय. Passpoint, ज्याला Hotspot 2.0 देखील म्हटले जाते, आणि OpenRoaming डिव्हाइसला एनक्रिप्टेड कनेक्शनसह, स्टोअर केलेल्या प्रोफाइलचा वापर करून आपोआप नेटवर्कमध्ये सामील होऊ देतात. हे वार्षिक इव्हेंट्समध्ये पुन्हा येणाऱ्या उपस्थितांसाठी आणि वारंवार भेट देणाऱ्यांसाठी उपयुक्त आहे. प्रथमच उपस्थित राहणाऱ्यांसाठी कॅप्टिव्ह पोर्टल ठेवा, कारण पोर्टलवरच तुम्ही संमती आणि उपस्थिती नोंदवता. बहुतेक व्हेन्यूज दोन्ही चालवतात, जेणेकरून प्रत्येक उपस्थिताला योग्य ती पद्धत मिळेल.

आम्ही हंगामाच्या मध्यात (mid-season) आमच्या सध्याच्या इव्हेंट WiFi प्रोव्हायडरकडून कसे स्थलांतरित होऊ शकतो?

तुम्ही स्विच करण्यापूर्वी जुन्या प्रदात्यासोबतच नवीन प्रदाता चालवा. क्लाउड ओव्हरले तुमच्या विद्यमान नेटवर्कवर काम करतो, ज्यामुळे तुम्ही एका इव्हेंटसाठी स्वतंत्र SSID वर नवीन पोर्टल सुरू करू शकता. साइन-इन, अहवाल आणि प्रदर्शकांच्या अभिप्रायाची तुलना करा, त्यानंतर मुख्य ठिकाणचा SSID स्थलांतरित करा. तुम्ही नियंत्रित करत असलेल्या कोणत्याही संमतीप्राप्त उपस्थितांच्या याद्या त्यांच्या संमतीच्या नोंदींसह प्रथम एक्सपोर्ट करा.