Wechsel des Gäste-WiFi-Anbieters: Eine Migrations-Checkliste für Standorte mit mehreren Filialen

Der Wechsel des Anbieters für Gäste-WiFi an mehreren Standorten erfordert den Export von Gästedaten, die Konfiguration von Cloud-RADIUS gemäß RFC 2865 und RFC 2866 sowie die Durchführung eines 14-tägigen Pilotprojekts vor dem Rollout in Phasen. Vorhandene Hardware von Anbietern wie Cisco Meraki oder HPE Aruba lässt sich ohne Geräteaustausch integrieren, während die Aufrechterhaltung eines parallelen Reportings über eine 30-tägige Überschneidungsphase einen unterbrechungsfreien Betrieb gewährleistet.

Was beinhaltet der Wechsel des Anbieters für Gäste-WiFi eigentlich?

Ein Wechsel des Anbieters für Gäste-WiFi betrifft im Wesentlichen drei Bereiche: Ihre Gästedaten, Ihre Netzwerkeinstellungen und Ihr Reporting. Ihre Access Points bleiben unverändert bestehen. Bei einem Cloud-Overlay wie Gäste-WiFi von Purple setzt der neue Anbieter auf der Hardware auf, die Sie bereits besitzen. Zu dieser Hardware gehören Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme und Fortinet. Die Hintergründe werden im Artikel Warum Ihr nächstes WiFi-Upgrade keine neue Hardware erfordert erläutert.

Drei Begriffe bestimmen den Großteil der Arbeit bei einer Migration von Gäste-WiFi:

• Captive Portal: Die Anmeldeseite, die Besucher sehen, bevor sie online gehen.
• Walled Garden: Die Liste der Domains, die ein Gerät vor der Anmeldung erreichen kann, damit das Portal und alle Social-Login-Seiten geladen werden können.
• RADIUS: Das in RFC 2865 definierte Protokoll, mit dem Access Points bei einem Server anfragen, ob ein Gerät zugelassen werden soll. Die Accounting-Erweiterung RFC 2866 meldet Sitzungsbeginn, -ende und -dauer an den Server zurück.

Die beiden kritischsten Ausfälle sind ein Totalausfall („Dark Day“) und eine verlorene Kontaktliste. Ein Totalausfall betrifft einen Standort, an dem Gäste nicht online gehen können, weil eine Einstellung übersehen wurde. Eine verlorene Liste ist eine Marketing-Datenbank, die Sie nicht mehr per E-Mail anschreiben können, weil die Zustimmungsnachweise beim alten Anbieter verblieben sind. Die nachfolgende Arbeitsreihenfolge dient dazu, beides zu verhindern.

Was benötigen Sie, bevor Sie den Anbieter für Gäste-WiFi wechseln?

Ihre Vertragsdaten und Datenschutzklauseln

Beginnen Sie mit dem bisherigen Vertrag, nicht mit dem Netzwerk. Ermitteln Sie drei Termine: die Kündigungsfrist, das Vertragsende sowie etwaige Fristen für die Datenrückgabe. Gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. g GDPR muss ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nach Beendigung der Dienste nach Wahl des Verantwortlichen löschen oder zurückgeben. Schreiben Sie den bisherigen Anbieter an und wählen Sie schriftlich die Rückgabe, bevor Sie die Kündigung einreichen.

Planen Sie eine Überschneidung von mindestens 30 Tagen zwischen dem Go-Live des neuen Dienstes und dem Ende des alten ein. Sie benötigen diese Überschneidung für den später beschriebenen Parallelbetrieb des Reportings. Wenn die Kündigungsfrist 90 Tage beträgt, rechnen Sie rückwärts: Export in den ersten zwei Wochen, Pilotprojekt bis Tag 45, letzte Rollout-Welle bis Tag 75.

Ein Inventar jedes Standorts

Sie können eine Umstellung nicht staffeln, wenn Ihnen die Übersicht fehlt. Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Standort und den folgenden Spalten:

• Access-Point-Hersteller und Controller bzw. Dashboard (beispielsweise Cisco Meraki Dashboard, HPE Aruba Central, Ruckus SmartZone).
• Namen des Gäste-SSID und alle VLAN (Virtual LAN, ein separates Netzwerksegment), auf denen der Gastdatenverkehr liegt.
• Wer die Firewall und den Breitbandanschluss an diesem Standort betreibt.
• Eine namentlich benannte Kontaktperson vor Ort, die bestätigen kann, dass das Portal auf einem Smartphone lädt.
• Haupthandelszeiten und Sperrzeiten (Blackout-Daten).

Ein sauberer Export des bisherigen Anbieters

Fordern Sie den Export schriftlich an und geben Sie das Format genau vor. Eine unpräzise Anfrage führt zu einer unbrauchbaren Datei. Die folgende Tabelle zeigt, was Sie anfordern sollten.

Feld	Warum Sie es benötigen	Anzuforderndes Format
E-Mail-Adresse	Primärschlüssel für Marketing und Deduplizierung	UTF-8-CSV, ein Datensatz pro Zeile
Mobilfunknummer	SMS-Marketing und Matching	Internationales Format nach ITU-T E.164
Einwilligungs-Flag pro Kanal	E-Mail- und SMS-Einwilligungen sind nach PECR getrennt	Eine True/False-Spalte pro Kanal
Zeitstempel der Einwilligung	Belegt, wann die Einwilligung erteilt wurde (GDPR Artikel 7 Abs. 1)	ISO 8601 mit UTC-Offset
Wortlaut oder Version der Einwilligung	Belegt, worüber der Besucher informiert wurde	Versions-ID, zugeordnet zu archivierten Portalinhalten
Erfassungsstandort	Verknüpft die Einwilligung mit dem Standort, an dem sie erhoben wurde	Standort-ID, die Ihrem Inventar entspricht
Widerrufe und Abmeldungen	Verhindert E-Mails an Personen, die sich abgemeldet haben	Separate Sperrliste (Suppression File) mit Datumsangaben
Besuchshistorie	Basis für den Berichtsabgleich	Monatliche Gesamtzahlen pro Standort, letzte 13 Monate

Prüfen Sie nach Erhalt die Zeilenanzahl. Wenn das alte Dashboard 200.000 Profile anzeigt und die Datei nur 160.000 enthält, fragen Sie nach dem Grund, bevor Sie irgendetwas freigeben.

Einwilligungsnachweise, die den Wechsel überstehen

Laut GDPR Artikel 7 Abs. 1 muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Die Einwilligungsrichtlinien des ICO legen fest, was dieser Nachweis enthalten muss: wer eingewilligt hat, wann, wie, worüber informiert wurde und ob die Einwilligung widerrufen wurde. Eine Tabelle mit E-Mail-Adressen und einer Spalte „Marketing = Ja“ erfüllt keines dieser Kriterien.

Drei Schritte stellen sicher, dass die Einwilligungen nahtlos übertragen werden:

1. Archivieren Sie den Wortlaut des alten Portals. Erstellen Sie datierte Screenshots von jeder Version der Anmeldeseite sowie der Datenschutzerklärung und ordnen Sie diese jeweils dem Feld für die Einwilligungsversion zu.
2. Prüfen Sie, auf wessen Namen die Einwilligung lautet. Gemäß GDPR Erwägungsgrund 42 sollte die betroffene Person zumindest die Identität des Verantwortlichen kennen. Eine Einwilligung, die Ihrer Standortmarke erteilt wurde, bleibt gültig. Eine Einwilligung für eigene Marketingzwecke des bisherigen Anbieters überträgt sich nicht.
3. Importieren Sie zuerst die Sperrliste. Personen, die sich abgemeldet haben, müssen im neuen System ab dem ersten Tag abgemeldet bleiben.

Datensätze ohne Zeitstempel oder Versionsangabe des Wortlauts dürfen nicht für Marketingzwecke genutzt werden. Importieren Sie diese als Kontakte ohne Marketing-Einwilligung, anstatt sie zu löschen, damit die Besuchshistorie erhalten bleibt.

Wie führen Sie eine Gäste-WiFi-Migration Standort für Standort durch?

Schritt 1: Importieren Sie die Liste, bevor Sie einen Access Point anfassen

Importieren Sie zuerst in Purple Engage. Purple Engage übernimmt die Datensätze von Gästen mit Einwilligung samt deren Einwilligungshistorie, sodass jedes Profil seinen Zeitstempel, Kanal und seine Formulierungsvariante beibehält. Wenn Sie dies vor der Umstellung erledigen, wird kein Marketingversand ohne die geladene Sperrliste durchgeführt. Zudem treffen wiederkehrende Besucher auf eine Datenbank, die ihren Datensatz bereits enthält.

Purple Engage lässt sich in CRM- und Marketingplattformen integrieren. Wenn Ihre E-Mail-Plattform das führende System für Abmeldungen ist, binden Sie diese vor der ersten Kampagne an, nicht erst danach.

Schritt 2: Erstellen Sie das Captive Portal, den Walled Garden und die RADIUS-Einstellungen

Purple Access verwaltet das Captive Portal und die Cloud-RADIUS auf den Access Points, die Sie bereits besitzen. Erstellen Sie eine Portalvorlage pro Marke und klonen Sie diese anschließend für jeden Standort, damit die Standort-ID von Beginn an korrekt ist. Verfassen Sie die neuen Einwilligungstexte mit Opt-ins auf Basis bewusster Entscheidungen - eines pro Kanal - und dokumentieren Sie die Version vor dem Go-live.

Folgen Sie für die Access-Point-Seite dem Purple-Supportartikel für Ihren jeweiligen Hersteller, anstatt Werte vom bisherigen Anbieter zu kopieren. Serveradressen, Shared Secrets und Walled-Garden-Domains variieren zwischen den Anbietern. Eine aus der alten Konfiguration übernommene Einstellung ist die häufigste Ursache für eine fehlgeschlagene Umstellung.

Schritt 3: Stellen Sie einen Pilotstandort um

Wählen Sie einen Pilotstandort, der typisch ist, nicht unkompliziert. Er sollte mit Ihrer gängigsten Hardware laufen, normale Besucherzahlen verzeichnen und für Ihr IT-Team gut erreichbar sein. Führen Sie die Umstellung während der schwächsten Geschäftszeiten durch, wobei die alte SSID-Konfiguration gesichert sein muss, damit Sie innerhalb von Minuten ein Rollback durchführen können.

Testen Sie auf mindestens vier Geräten: einem aktuellen iPhone, einem aktuellen Android-Smartphone, einem Windows-Laptop und einem macOS-Laptop. Testen Sie jede angebotene Anmeldemethode. Lassen Sie die Pilotphase anschließend 14 Tage vor Welle 1 laufen, da manche Fehler erst unter realer Last auftreten.

Schritt 4: Umstellung in Wellen durchführen

Gruppieren Sie Standorte so, dass jede Welle eine bereits erprobte Konfiguration wiederverwendet. Diese Entscheidungsmatrix bestimmt die Reihenfolge.

Standortprofil	Welle	Grund
Typischer Standort, gängige Hardware, nahe der IT	Pilot	Erkennt Konfigurationsfehler an einem Standort, nicht an 30
Gleicher Controller oder gleiches Dashboard wie beim Piloten	Welle 1	Erprobte Vorlage, geringstes Risiko
Anderer Hardwarehersteller	Eigener Pilot, dann nächste Welle	Walled-Garden- und RADIUS-Syntax variieren je nach Hersteller
Saisonale oder umsatzschwächere Standorte	Welle 1 oder 2	Weniger Besucher betroffen, falls ein Fehler unbemerkt bleibt
Flagship- oder umsatzstärkste Standorte	Letzte Welle	Erhält die am besten erprobte Konfiguration
Standorte mit Event- oder Spitzentagen innerhalb des Zeitplans	Außerhalb eines 7-Tage-Puffers vor und nach der Spitze	Keine Verletzung des Change-Freeze in Ihren geschäftigsten Zeiten

Begrenzen Sie jede Welle auf eine Anzahl, die Ihr Team in einer Schicht validieren kann. Ein Ansprechpartner vor Ort sollte bestätigen, dass das Portal an jedem Standort lädt, bevor die Welle abgeschlossen wird.

Praxisszenario: Eine Gruppe mit 30 Hotels

Die folgenden Zahlen sind ein durchgerechnetes Beispiel und keine namentlich genannte Bereitstellung. Eine Gruppe mit 30 Hotels betreibt Gäste-WiFi auf Basis von Cisco Meraki an 22 Standorten und HPE Aruba an acht Standorten. Ihr Vertrag hat eine Kündigungsfrist von 90 Tagen. Mehr über diese Branche erfahren Sie auf unserer Seite Hotels.

Was getan wurde. Die Gruppe entschied sich für die „Rückgabe“ gemäß Artikel 28 und sprach die Kündigung an Tag eins aus. Der Export traf in Woche zwei mit 210.000 Datensätzen ein. Davon verfügten 31.000 über keinen Zeitstempel für die Einwilligung und wurden als nicht vermarktbar in Purple Engage importiert. Der Pilotbetrieb lief 14 Tage lang in einem Meraki-Hotel mit 120 Zimmern. Die restlichen Meraki-Hotels wurden mithilfe von Dashboard-Vorlagen in zwei Wellen von 10 und 11 Hotels umgestellt. Die Aruba-Standorte hatten einen eigenen Pilotbetrieb und wechselten anschließend in einer einzigen Welle von sieben Standorten.

Ergebnis. Alle 30 Hotels waren bis Woche sieben auf dem neuen Portal aktiv. Die längste Unterbrechung an einem Standort betrug 12 Minuten innerhalb eines nächtlichen Wartungsfensters. Die täglichen Anmeldungen beim Piloten stimmten bis auf 3 % mit den Zahlen des alten Anbieters überein. Der alte Vertrag endete mit einem zeitlichen Puffer von 40 Tagen Überschneidung.

Wie weisen Sie nach, dass die neuen Berichte mit den alten übereinstimmen?

Beide Systeme während des Pilotbetriebs parallel betreiben

Sie können keine Berichte von zwei Systemen vergleichen, die nie dieselben Besucher erfasst haben. Lassen Sie während der zweiwöchigen Pilotphase das Dashboard des alten Anbieters mit aktivierten Exporten weiterlaufen. Rufen Sie dieselben fünf Kennzahlen aus beiden Systemen für dieselben Daten und denselben Standort ab:

• Tägliche Anmeldungen.
• Eindeutige Besucher (Unique Visitors).
• Neue gegenüber wiederkehrenden Besuchern.
• Durchschnittliche Sitzungsdauer.
• Marketing-Opt-in-Rate.

WiFi Analytics von Purple weist diese standortbezogen und für den gesamten Bestand aus. Die Sitzungsdauer hängt vom RADIUS-Accounting ab; prüfen Sie daher, ob Accounting-Datensätze eingehen, bevor Sie sich auf diese Zahl verlassen.

Abstimmung über Definitionen, nicht über Gesamtzahlen

Gesamtzahlen stimmen am ersten Tag selten überein, was an sich kein Fehler ist. Die meisten Abweichungen resultieren aus unterschiedlichen Definitionen. Ein Anbieter zählt möglicherweise jede Gerätezuordnung als Besuch. Ein anderer zählt nur authentifizierte Sitzungen. Einer führt Sitzungen innerhalb von 30 Minuten zusammen, ein anderer nicht.

Halten Sie die Definition jedes Anbieters schriftlich fest und vergleichen Sie dann Gleiches mit Gleichem. Datenschutzfunktionen von Endgeräten wirken sich ebenfalls auf die Zählung wiederkehrender Besucher aus. Apple hat private Adressen in iOS 14 eingeführt, und Android randomisiert Adressen ab Android 10 standardmäßig. Ein Anbieter, der wiederkehrende Besucher allein anhand der MAC-Adresse identifiziert, wird weniger wiederkehrende Besucher melden als einer, der den Abgleich über die Anmeldeidentität vornimmt.

Vereinbaren Sie vorab eine Toleranz, beispielsweise 5 % bei den täglichen Anmeldungen. Ohne einen im Voraus vereinbarten Wert führt jede Abweichung zu Diskussionen.

Freigabe vor Ablauf der Kündigungsfrist

Erstellen Sie ein einseitiges Abnahmeprotokoll: die verglichenen Kennzahlen, die Definition jedes Anbieters, die Abweichung und die Erklärung. Lassen Sie dieses von IT, Marketing und Beschaffung unterzeichnen. Führen Sie anschließend einen letzten Export historischer Berichte des alten Anbieters durch, damit Vorjahresvergleiche den Wechsel überdauern.

Praxisbeispiel: eine Einzelhandelskette mit 120 Filialen

Die nachfolgenden Zahlen sind ein Praxisbeispiel und stammen nicht aus einer namentlich genannten Bereitstellung. Eine Modekette mit 120 Filialen betreibt Ruckus Access Points unter einem zentralen Controller. Das Gruppenmarketing benötigt Trends zu den Besucherzahlen im Jahresvergleich, die den Wechsel überdauern. Unsere Einzelhandel-Seite beleuchtet diese Branche detaillierter.

Was getan wurde. Im Pilot-Store zeigte sich, dass der Social Login auf Android-Geräten fehlschlug. Der Walled Garden enthielt zwar die Portal-Domains, nicht aber die Anmeldedomains des Identity Providers. Die IT-Abteilung behob dies vor Welle 1. Beim parallelen Reporting wies der bisherige Anbieter 18 % mehr tägliche Besuche aus als Purple. Der alte Anbieter zählte jede Assoziierung. Purple zählte authentifizierte Sitzungen. Als der alte Export ausschließlich für authentifizierte Sitzungen erneut ausgeführt wurde, verringerte sich die Abweichung auf 2 %.

Ergebnis. Alle 120 Filialen wurden in vier wöchentlichen Wellen migriert. Kein Store verzeichnete während der Öffnungszeiten einen Ausfall des Gäste-WiFi. Der Abgleich wurde drei Wochen vor Ablauf des alten Vertrags mit einer Differenz von 2 % gegenüber einer vereinbarten Toleranz von 5 % abgenommen.

Welche Access-Point-Einstellungen machen bei einer Migration des Captive Portals am häufigsten Probleme?

Die meisten Fehler lassen sich auf eine Handvoll Einstellungen zurückführen. In dieser Tabelle sind die einzelnen Einstellungen, die Symptome sowie die Lösungen aufgeführt.

Einstellung	Symptom bei fehlerhafter Konfiguration	Lösung
Walled Garden fehlen neue Portal-Domains	Smartphone verbindet sich, Portal lädt nie	Fügen Sie alle im Hersteller-Leitfaden von Purple angegebenen Domains hinzu und entfernen Sie anschließend die des alten Anbieters
Walled Garden fehlen Social-Login-Domains	E-Mail-Anmeldung funktioniert, Social Login schlägt fehl	Fügen Sie die im Hersteller-Leitfaden aufgeführten Identity-Provider-Domains hinzu
Nicht übereinstimmender Shared Secret für RADIUS	Anmeldung wird akzeptiert, Gerät geht nie online	Geben Sie das Secret sowohl auf dem Controller als auch auf dem neuen Server erneut ein
RADIUS-Accounting deaktiviert	Anmeldungen werden angezeigt, Sitzungsdauer beträgt null	Aktivieren Sie Accounting (RFC 2866) mit Interim-Updates
Firewall blockiert RADIUS-Ports	Zeitüberschreitung bei der Anmeldung an nur einem Standort	Erlauben Sie ausgehenden Datenverkehr für UDP 1812 und 1813 - die in RFC 2865 und RFC 2866 zugewiesenen Ports
Standortkennung falsch zugeordnet	Sitzungen werden dem falschen Standort zugewiesen	Gleichen Sie die Standortkennung des Controllers mit der Purple-Standort-ID ab
Alte Weiterleitung auf einer Access-Point-Gruppe verblieben	Die Hälfte eines Standorts zeigt das alte Portal an	Prüfen Sie jedes SSID und jede Access-Point-Gruppe, nicht nur die Standardgruppe
Sitzungs-Timeout vom alten Anbieter übernommen	Gäste werden während des Besuchs erneut zur Anmeldung aufgefordert	Legen Sie das Timeout passend zu Ihrer Besuchsdauer fest; siehe So implementieren Sie Zeit- und Bandbreitenbeschränkungen für Gäste-WiFi

Richtlinien, die beim alten Anbieter hinterlegt waren

Manche Anbieter wenden Content-Filtering oder Bandbreitenbeschränkungen in ihrer eigenen Cloud an und nicht auf Ihrer Hardware. Beim Wechsel verschwinden diese Richtlinien unbemerkt. Listen Sie jede Richtlinie auf, die der alte Anbieter durchgesetzt hat, und richten Sie jede einzelne vor der Umstellung neu ein. Bei Nachtlokalen tritt dies am häufigsten auf, wie in Anbieter von WiFi für Nachtclubs und Nachtlokale: Inhaltsfilterung, Spitzenkapazität und Mitarbeiterzugang erläutert wird.

Uhrzeit- und Zertifikatsprobleme

RADIUS-Accounting und Portal-Zertifikate hängen beide von der korrekten Uhrzeit ab. Ein Controller mit abweichender Uhrzeit erzeugt Sitzungsdatensätze, die auf den falschen Tag fallen. Konfigurieren Sie vor dem Pilotprojekt für jeden Controller eine zuverlässige NTP-Quelle (Network Time Protocol).

Was kostet ein Wechsel und was erhalten Sie dafür?

Die Kostenpunkte für Ihre Budgetplanung

Ein Wechsel auf bestehender Hardware umfasst vier Kostenpunkte, von denen keiner die Hardware betrifft:

• Überschneidende Lizenzierung. Planen Sie ein, mindestens 30 Tage lang beide Anbieter zu bezahlen.
• IT-Aufwand pro Standort. Vorlagenbasierte Dashboards reduzieren diesen Aufwand nach der Pilotphase deutlich. Standorte mit Standalone-Controllern erfordern mehr Zeit.
• Datenbereinigung. Es muss sichergestellt werden, dass Einwilligungssversionen zugeordnet, Datensätze dedupliziert und die Sperrliste eingepflegt werden.
• Lokale Verifizierung. Eine benannte Person an jedem Standort überprüft am Tag der Umstellung, ob das Portal ordnungsgemäß lädt.

Purple lizenziert über drei Pläne: Connect, Capture und Engage. Der Einkauf sollte den benötigten Plan auf Basis des Überschneidungszeitraums kalkulieren und nicht für ein ganzes Jahr ab der Umstellung.

Was Sie dafür erhalten

Sie behalten die Access Points, die Sie bereits besitzen - somit fallen keine Investitionsausgaben für Hardware an. Sie behalten eine Marketingliste, die Sie rechtssicher per E-Mail kontaktieren dürfen, da die Einwilligungsnachweise mit jedem Datensatz mitgeführt werden. Sie erhalten ein einheitliches Reporting-Modell über alle Standorte hinweg, sodass standortübergreifende Vergleiche nicht mehr davon abhängen, welcher Anbieter welchen Standort betreut hat.

Zudem nutzen Sie eine Plattform mit bewährter Skalierbarkeit. Purple ist an über 80.000 Standorten in mehr als 90 Ländern im Einsatz und verarbeitet jährlich 500 Millionen Benutzer und Anmeldungen. Purple bietet eine Verfügbarkeit von 99,999 %, verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung und ist GDPR-konform.

Häufig gestellte Fragen

Benötigen wir neue Access Points, um den Anbieter für Gäste-WiFi zu Purple zu wechseln?

Nein, Purple läuft auf den Access Points, die Sie bereits besitzen. Purple ist hardwareunabhängig und kompatibel mit Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme und Fortinet. Durch den Wechsel ändern sich lediglich das Captive Portal, der Walled Garden und die RADIUS-Einstellungen auf Ihrem Controller oder Dashboard. Ihre Access Points, Verkabelungen und Switches bleiben unverändert bestehen, sodass ein Anbieterwechsel ein reines Konfigurationsprojekt und kein Hardware-Austausch ist.

Dürfen wir unsere bestehende Gästeliste nach dem Wechsel weiterhin per E-Mail anschreiben?

Ja, vorausgesetzt, die Einwilligungsnachweise werden mit der Liste übertragen. Gemäß GDPR Artikel 7 Absatz 1 müssen Sie die Einwilligung nachweisen können. Daher benötigt jeder Datensatz einen Zeitstempel, den Kanal, den Erfassungsort und den genauen Wortlaut, den der Besucher gesehen hat. Purple Engage importiert Datensätze mit Einwilligung zusammen mit dieser Historie. Datensätze ohne Nachweis sollten als nicht für Marketingzwecke nutzbar importiert werden. Einwilligungen, die dem früheren Anbieter im eigenen Namen und nicht für Ihre Marke erteilt wurden, sind nicht übertragbar.

Wie lange dauert eine Migration des Gäste-WiFi über mehrere Standorte hinweg?

Planen Sie für die meisten Liegenschaften mit 20 bis 150 Standorten sechs bis acht Wochen ein. Dies umfasst einen zweiwöchigen Export, einen 14-tägigen Piloten sowie Umstellungsphasen, die so dimensioniert sind, dass Ihr Team sie in einer Schicht verifizieren kann. Standorte, die sich ein Cloud-Dashboard teilen, lassen sich schneller migrieren, da eine bewährte Vorlage auf viele angewendet werden kann. Beginnen Sie mit der Planung ab dem Kündigungstermin Ihres alten Vertrags und planen Sie mindestens 30 Tage Überschneidung für das parallele Reporting ein.

Gehen unsere Standorte während der Umstellung offline?

Nein, nicht, wenn Sie die Reihenfolge von Pilotphase und anschließenden Phasen einhalten. Jeder Standort wird während seiner geschäftsärmsten Zeiten umgestellt, wobei die alte Konfiguration für ein Rollback innerhalb weniger Minuten gespeichert bleibt. Die meisten Unterbrechungen dauern nur so lange, wie der Controller benötigt, um die neuen Einstellungen zu übertragen. Fehler, die längere Ausfälle verursachen - wie fehlende Walled-Garden-Domains oder blockierte RADIUS-Ports -, werden am Pilotstandort und nicht im gesamten Bestand abgefangen.

Ist die Übertragung von Gästedaten zwischen Anbietern GDPR-konform?

Ja, sofern Sie als Verantwortlicher (Controller) und beide Anbieter als Auftragsverarbeiter handeln. GDPR Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g verlangt, dass der alte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nach Beendigung der Dienste nach Ihrer Wahl entweder zurückgibt oder löscht. Wählen Sie vor der Kündigung schriftlich die Option „Rückgabe“. Übertragen Sie die Sperrliste (Suppression List) zuerst, damit jeder, der sich abgemeldet hat, auch abgemeldet bleibt. Purple ist GDPR-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Was passiert mit den Daten, die der alte Anbieter noch speichert?

Der alte Anbieter muss diese nach Beendigung des Dienstes löschen, sofern Ihr Vertrag GDPR Artikel 28 entspricht. Fordern Sie eine schriftliche Löschbestätigung an, nachdem Sie Ihren Export verifiziert und die Abnahme des Reportings abgeschlossen haben. Führen Sie zuvor einen finalen Export der historischen Berichte durch, da Vorjahresvergleiche auf diesen Vergangenheitswerten basieren. Bewahren Sie die Löschbestätigung zusammen mit Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf, falls eine Aufsichtsbehörde oder ein Besucher danach fragt.

Wie weisen wir nach, dass die Berichte von Purple mit den Zahlen unseres alten Anbieters übereinstimmen?

Lassen Sie beide Systeme am Pilotstandort 14 Tage lang parallel laufen und vergleichen Sie fünf Kennzahlen: tägliche Anmeldungen, eindeutige Besucher, Neubesucher im Vergleich zu wiederkehrenden Besuchern, Sitzungsdauer und Opt-in-Rate. Die meisten Abweichungen resultieren aus unterschiedlichen Definitionen eines Besuchs, nicht aus fehlerhaften Daten. Dokumentieren Sie die Definition jedes Anbieters, vereinbaren Sie vorab eine Toleranz wie beispielsweise 5 % und zeichnen Sie den Vergleich vor Ablauf des alten Vertrags gegen.

Kann Purple an unser bestehendes CRM- und E-Mail-System angebunden werden?

Ja, Purple lässt sich in CRM- und Marketingplattformen integrieren. Importierte Gästeprofile, neue Anmeldungen und Zustimmungsänderungen können direkt in das System einfließen, das Ihr Marketingteam bereits nutzt. Richten Sie die Integration vor Ihrer ersten Kampagne nach der Migration ein, damit Abmeldungen von beiden Seiten ab dem ersten Versand berücksichtigt werden. So bleibt ein einheitlicher Zustimmungsnachweis über die WiFi-Anmeldung und E-Mails hinweg gewahrt - genau so, wie es die Leitlinien des ICO zur Einwilligung fordern.