কার্যকর হওয়ার তারিখ: ২৪ মে, ২০২৪
ভূমিকা
এই রেফারেল ট্রান্সফার পলিসি ("পলিসি") আমাদের কোম্পানি ইকোসিস্টেমের মধ্যে অনুমোদিত পক্ষগুলোর ("পার্টনার") মধ্যে রেফারেল স্থানান্তরের প্রক্রিয়া পরিচালনা করে।এই নথিটি সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষের যোগ্যতার মানদণ্ড, পদ্ধতি এবং দায়িত্বগুলি রূপরেখা দেয়। অংশগ্রহণকারী সকল পার্টনারদের জন্য এই পলিসি মেনে চলা বাধ্যতামূলক।
এই পলিসি প্রাথমিক লিড জেনারেশন থেকে চূড়ান্ত কনভার্সন পর্যন্ত রেফারেল লাইফসাইকেলের সাথে জড়িত সকল স্টেকহোল্ডারদের জন্য একটি ন্যায্য এবং স্বচ্ছ প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে।আমাদের লক্ষ্য হলো কাস্টমারের সন্তুষ্টি এবং পার্টনারের সাফল্য সর্বাধিক করা রেফারেলগুলি সবচেয়ে উপযুক্ত পক্ষ দ্বারা পরিচালিত হচ্ছে তা নিশ্চিত করার মাধ্যমে।রেফারেল প্রোগ্রামে অংশগ্রহণের আগে সকল পার্টনারকে অবশ্যই স্বীকার করতে হবে যে তারা এই পলিসিটি পড়েছেন এবং বুঝেছেন);
রেফারেল স্থানান্তর শুরু বা গ্রহণ করার আগে দয়া করে এই শর্তাবলী সাবধানে পড়ুন।
১. পলিসির উদ্দেশ্য
- পার্টনারদের মধ্যে কাস্টমার রেফারেল স্থানান্তরের জন্য একটি স্পষ্ট, সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং স্বচ্ছ প্রক্রিয়া স্থাপন করা।
- সুষ্ঠুতা নিশ্চিত করা এবং কাস্টমার, রেফারকারী পার্টনার এবং গ্রহণকারী পার্টনারের স্বার্থ রক্ষা করা।
- রেফারেল স্থানান্তরের সাথে সম্পর্কিত ভূমিকা, দায়িত্ব এবং ক্ষতিপূরণ কাঠামো সংজ্ঞায়িত করা।
- আমাদের কোম্পানি রেফারেল নেটওয়ার্ক এবং পার্টনার ইকোসিস্টেমের অখণ্ডতা এবং মূল্য বজায় রাখা।
২. সংজ্ঞা
মূল শব্দসমূহ
রেফারেল: একজন পার্টনার কর্তৃক আমাদের কোম্পানির সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া একজন সম্ভাব্য কাস্টমার।
• রেফারকারী পার্টনার: যে পার্টনার প্রাথমিকভাবে রেফারেল তৈরি এবং জমা দিয়েছেন।
• গ্রহণকারী পার্টনার: যে পার্টনারের কাছে রেফারেলটি স্থানান্তর করা হচ্ছে।
• ট্রান্সফার রিকোয়েস্ট: রেফারেল স্থানান্তরের জন্য একজন পার্টনার কর্তৃক জমা দেওয়া একটি আনুষ্ঠানিক অনুরোধ।
• কাস্টমার: ব্যক্তি বা সত্তা যিনি রেফারেলের বিষয়বস্তু।
• সক্রিয় রেফারেল: একটি রেফারেল যা বর্তমানে একজন পার্টনার দ্বারা অনুসরণ করা হচ্ছে এবং যা বন্ধ বা নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়নি।
• নিষ্ক্রিয় রেফারেল: একটি রেফারেল যার সাথে ৯০ দিন ধরে কোনো অর্থবহ যোগাযোগ বা অগ্রগতি হয়নি।
• এলাকা (Territory): একজন পার্টনারকে বরাদ্দ করা ভৌগোলিক এলাকা বা বাজার বিভাগ।
• CRM: রেফারেল ট্র্যাক করতে ব্যবহৃত কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম।
• কমিশন: রেফারেলের সফল কনভার্সন হওয়ার পর একজন পার্টনারের প্রাপ্য অর্থ।
• বিরোধ: রেফারেল স্থানান্তর সংক্রান্ত পার্টনারদের মধ্যে মতবিরোধ।
• পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর: এই পলিসি তদারকির জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত আমাদের কোম্পানির নির্দিষ্ট কর্মচারী বা বিভাগ।
• গোপনীয় তথ্য: কাস্টমার, রেফারেল বা ব্যবসায়িক কার্যক্রম সম্পর্কিত যেকোনো অ-প্রকাশ্য তথ্য।
• চুক্তি: পার্টনার এবং আমাদের কোম্পানির মধ্যে স্বাক্ষরিত পার্টনারশিপ চুক্তি।
• কর্মদিবস: শনিবার, রবিবার বা সরকারি ছুটির দিন ব্যতীত যেকোনো দিন।
• কনভার্সন: সেই পর্যায় যখন একজন রেফারেল একজন অর্থ প্রদানকারী কাস্টমারে পরিণত হয়।
• লিড: একজন অযোগ্য কন্টাক্ট; একটি রেফারেল হলো একটি যোগ্য লিড।
• পার্টনার পোর্টাল: পার্টনারদের তাদের কার্যক্রম পরিচালনা করার জন্য প্রদান করা অনলাইন সিস্টেম।
• SLA (সার্ভিস লেভেল এগ্রিমেন্ট): রেফারেল সংক্রান্ত কার্যক্রমের জন্য সম্মত সময়সীমা।
• লিখিত নোটিশ: নির্ধারিত কন্টাক্ট অ্যাড্রেসে ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো যোগাযোগ।
ব্যাখ্যা
শিরোনাম: এই পলিসির শিরোনামগুলো শুধুমাত্র সুবিধার জন্য এবং এটি এর ব্যাখ্যাকে প্রভাবিত করে না।
একবচন এবং বহুবচন: একবচনের শব্দগুলোর মধ্যে বহুবচন অন্তর্ভুক্ত এবং এর বিপরীতটিও প্রযোজ্য।
অন্তর্ভুক্ত: "অন্তর্ভুক্ত" শব্দটির অর্থ হলো "অন্তর্ভুক্ত কিন্তু এতেই সীমাবদ্ধ নয়।"
এটি এখানে প্রদান করা সমস্ত তালিকা এবং উদাহরণের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
প্রদত্ত নির্দিষ্ট উদাহরণ দ্বারা কোনো ধারা সীমাবদ্ধ হবে না।
রেফারেন্স: ধারার রেফারেন্স বলতে এই পলিসির ধারাগুলোকে বোঝায়।
বিরোধ: এই পলিসি এবং মূল পার্টনার চুক্তির মধ্যে বিরোধের ক্ষেত্রে:
i) এই পলিসি রেফারেল স্থানান্তর সংক্রান্ত বিষয়গুলো পরিচালনা করবে।
ii) পার্টনার চুক্তি অন্য সমস্ত বিষয় পরিচালনা করবে।
সংশোধনী: আমাদের কোম্পানি পূর্ব লিখিত নোটিশের মাধ্যমে যেকোনো সময় এই পলিসি সংশোধন করার অধিকার সংরক্ষণ করে।
৩. স্থানান্তরের যোগ্যতা
বৈধ কারণ: একটি ট্রান্সফার রিকোয়েস্ট অবশ্যই একটি বৈধ ব্যবসায়িক কারণের উপর ভিত্তি করে হতে হবে।
রেফারেল স্ট্যাটাস: শুধুমাত্র সক্রিয় রেফারেলগুলি স্থানান্তরের যোগ্য। নিষ্ক্রিয় রেফারেলগুলি স্থানান্তর করা যাবে না।
পার্টনার স্ট্যাটাস: রেফারকারী এবং গ্রহণকারী উভয় পার্টনারকেই আমাদের কোম্পানির সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখতে হবে।
কাস্টমারের সম্মতি: আইনত বা সম্পর্কের ধরন অনুযায়ী যেখানে প্রযোজ্য, সেখানে কাস্টমারের সম্মতির প্রয়োজন হতে পারে।
কোনো খোলা বিরোধ নেই: সংশ্লিষ্ট রেফারেলের সাথে সম্পর্কিত কোনো সমাধানহীন বিরোধ থাকা যাবে না।
৪. স্থানান্তরের ভিত্তি
ট্রান্সফার রিকোয়েস্টের গ্রহণযোগ্য ভিত্তিগুলোর মধ্যে রয়েছে:
ভৌগোলিক পুনর্গঠন: কাস্টমার গ্রহণকারী পার্টনারের নির্ধারিত এলাকায় অবস্থিত।
পণ্য বিশেষায়ন: গ্রহণকারী পার্টনারের এমন একটি প্রয়োজনীয় বিশেষায়ন রয়েছে যা রেফারকারী পার্টনারের নেই।
কাস্টমারের অনুরোধ: কাস্টমার স্পষ্টভাবে অন্য কোনো পার্টনারের সাথে কাজ করার অনুরোধ করেছেন।
পার্টনারের অনুরোধ: রেফারকারী পার্টনার সক্ষমতা বা অন্যান্য ব্যবসায়িক কারণে রেফারেলটিকে পরিষেবা দিতে অক্ষম।
স্বার্থের সংঘাত: রেফারকারী পার্টনারের স্বার্থের সংঘাত রয়েছে যা তাদের রেফারেলটিকে পরিষেবা দিতে বাধা দেয়।
৫. স্থানান্তর প্রক্রিয়া
পার্টনার পোর্টালের মাধ্যমে একটি আনুষ্ঠানিক ট্রান্সফার রিকোয়েস্ট জমা দেওয়ার মাধ্যমে স্থানান্তর প্রক্রিয়া শুরু হয়। অনুরোধে অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে:
রেফারেল ID: CRM-এ রেফারেলের জন্য অনন্য শনাক্তকারী।
স্থানান্তরের কারণ: বিভাগ ৪-এ তালিকাভুক্ত বৈধ ভিত্তিগুলোর মধ্যে একটি উল্লেখ করে বিস্তারিত ব্যাখ্যা।
পর্যালোচনা এবং অনুমোদন
জমা দেওয়া: রেফারকারী পার্টনার ট্রান্সফার রিকোয়েস্ট জমা দেবেন।
প্রয়োজনীয় তথ্য: অনুরোধটি সম্পূর্ণ হতে হবে। অসম্পূর্ণ অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হবে।
পার্টনার ID: রেফারকারী এবং গ্রহণকারী উভয় পার্টনারের ID অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
কাস্টমারের বিবরণ: কাস্টমারের সম্পূর্ণ যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
স্বীকৃতি: জমা দেওয়ার পর একটি স্বয়ংক্রিয় স্বীকৃতি পাঠানো হবে।
অনুমোদন: পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অনুরোধটি পর্যালোচনা করবেন।
সময়সীমা: পর্যালোচনাটি ৫টি কর্মদিবসের মধ্যে সম্পন্ন করা হবে।
মানদণ্ড: অনুরোধটি বিভাগ ৩-এর যোগ্যতার মানদণ্ডের বিপরীতে মূল্যায়ন করা হবে।
যোগাযোগ: সিদ্ধান্ত (অনুমোদিত, প্রত্যাখ্যাত, বা আরও তথ্যের প্রয়োজন) উভয় পার্টনারকে জানানো হবে।
চূড়ান্ততা: পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সিদ্ধান্তই চূড়ান্ত।
অনুমোদন পরবর্তী ধাপ
CRM আপডেট: অনুমোদনের পর, CRM-এ রেফারেল রেকর্ড আপডেট করা হবে এবং গ্রহণকারী পার্টনারকে পুনরায় বরাদ্দ করা হবে।
বিজ্ঞপ্তি: উভয় পার্টনার এবং কাস্টমারকে (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে) সফল স্থানান্তর সম্পর্কে জানানো হবে।
হস্তান্তর: রেফারকারী পার্টনার গ্রহণকারী পার্টনারের কাছে একটি মসৃণ হস্তান্তর সহজতর করবেন বলে আশা করা হচ্ছে।
কমিশন চুক্তি: যেকোনো কমিশন-শেয়ারিং চুক্তি অবশ্যই ট্রান্সফার রিকোয়েস্টে নথিভুক্ত থাকতে হবে।
ডেটা স্থানান্তর: রেফারেলের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত প্রাসঙ্গিক নোট এবং ইতিহাস স্থানান্তর করা হবে।
সময়সীমা: অনুরোধ থেকে সম্পন্ন হওয়া পর্যন্ত সম্পূর্ণ স্থানান্তর প্রক্রিয়া ১০টি কর্মদিবসের বেশি হওয়া উচিত নয়।
৬. কমিশন এবং ক্ষতিপূরণ
স্ট্যান্ডার্ড কমিশন: অন্যথায় সম্মত না হলে, কনভার্সন হওয়ার পর গ্রহণকারী পার্টনার সম্পূর্ণ কমিশন পাবেন।
ডিফল্ট বিভাজন: ডিফল্ট কমিশন বিভাজন হলো গ্রহণকারী পার্টনারের জন্য ১০০%।
দ্বৈত পেমেন্ট নেই: আমাদের কোম্পানি একই কনভার্সনের জন্য উভয় পার্টনারকে কমিশন প্রদান করবে না।
পেমেন্ট শর্তাবলী: কমিশন পেমেন্ট পার্টনার চুক্তির স্ট্যান্ডার্ড শর্তাবলীর অধীন।
ক্লব্যাক (Clawback): যদি কাস্টমার একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে বাতিল করেন তবে কমিশন ক্লব্যাক বিধানের অধীন হতে পারে।
কমিশন শেয়ারিং: যদি কোনো কমিশন-শেয়ারিং চুক্তি করা হয়, তবে তা অবশ্যই ট্রান্সফার রিকোয়েস্টে উল্লেখ করতে হবে এবং পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে।
লিখিত চুক্তি: বিভাজনটি অবশ্যই লিখিতভাবে নথিভুক্ত থাকতে হবে।
অনুমোদন প্রয়োজন: যেকোনো অ-মানক বিভাজনের জন্য স্পষ্ট অনুমোদনের প্রয়োজন।
বিভাজনের উদাহরণ: সম্পাদিত কাজের উপর ভিত্তি করে সাধারণ বিভাজনগুলোর মধ্যে ৫০/৫০ বা ৭৫/২৫ অন্তর্ভুক্ত।
বিরোধ নিষ্পত্তি: কমিশন বিভাজন নিয়ে বিরোধ পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা মধ্যস্থতা করা হবে।
পেমেন্ট প্রসেসিং: আমাদের কোম্পানি অনুমোদিত বিভাজন অনুযায়ী পেমেন্ট প্রসেস করবে।
৭. গোপনীয়তা
ডেটা সুরক্ষা: সমস্ত পক্ষকে অবশ্যই প্রযোজ্য ডেটা সুরক্ষা আইন মেনে কাস্টমার এবং রেফারেল তথ্য পরিচালনা করতে হবে।
অ-প্রকাশ (Non-Disclosure): স্থানান্তর প্রক্রিয়ার সময় শেয়ার করা তথ্য পার্টনার চুক্তির অধীনে গোপনীয় তথ্য হিসেবে বিবেচিত হবে।
তথ্যের ব্যবহার: কাস্টমারের তথ্য শুধুমাত্র রেফারেলকে পরিষেবা দেওয়ার উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।
সম্মতি ছাড়া স্থানান্তরিত লিডগুলিতে কোনো মার্কেটিং করা যাবে না।
ডেটা অবশ্যই সুরক্ষিতভাবে সংরক্ষণ করতে হবে।
অ্যাক্সেস শুধুমাত্র অনুমোদিত কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকতে হবে।
যেকোনো লঙ্ঘন অবিলম্বে রিপোর্ট করতে হবে।
এই বাধ্যবাধকতা পার্টনার চুক্তি শেষ হওয়ার পরেও বহাল থাকবে।
কাস্টমারের গোপনীয়তা: কাস্টমারের গোপনীয়তা সর্বদা সম্মান করতে হবে।
৮. বিরোধ নিষ্পত্তি
এই পলিসি থেকে উদ্ভূত যেকোনো বিরোধ প্রথমে পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের মধ্যস্থতার মাধ্যমে সমাধান করা হবে।
৯. দায়বদ্ধতার সীমাবদ্ধতা
প্রত্যাখ্যাত ট্রান্সফার রিকোয়েস্টের ফলে কোনো মুনাফা বা ব্যবসায়িক সুযোগের ক্ষতির জন্য আমাদের কোম্পানি দায়ী নয়।
১০. পরিচালনা আইন
এই পলিসি পার্টনার চুক্তিতে নির্দিষ্ট বিচারব্যবস্থার আইন অনুযায়ী পরিচালিত এবং ব্যাখ্যা করা হবে।
যেকোনো আইনি পদক্ষেপ বা কার্যক্রম একচেটিয়াভাবে সেই বিচারব্যবস্থার আদালতে আনা হবে।
১১. যোগাযোগের তথ্য
এই পলিসি সংক্রান্ত প্রশ্নের জন্য, দয়া করে যোগাযোগ করুন: পার্টনার সাপোর্ট টিম।
ইমেল: partners@ourcompany.com
ফোন: 1-800-555-1234
পার্টনার পোর্টাল: পার্টনার পোর্টালে সাপোর্ট টিকিট সিস্টেমের মাধ্যমে।
ডাক ঠিকানা: ১২৩ পার্টনার ওয়ে, বিজনেস সিটি, ১২৩৪৫
অফিস সময়: সকাল ৯:০০ থেকে বিকাল ৫:০০ পর্যন্ত, সোমবার থেকে শুক্রবার।
রেসপন্স টাইম: আমরা একটি কর্মদিবসের মধ্যে সমস্ত অনুসন্ধানের উত্তর দেওয়ার লক্ষ্য রাখি।
এসক্যালেশন: জরুরি বিষয়ের জন্য, দয়া করে আপনার ইমেলটিকে "URGENT" হিসেবে চিহ্নিত করুন।
মতামত: এই পলিসি কীভাবে উন্নত করা যায় সে সম্পর্কে আমরা মতামতকে স্বাগত জানাই।
পলিসি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কন্টাক্ট: admin@ourcompany.com
আইনি বিভাগ: legal@ourcompany.com
জরুরি যোগাযোগ: গুরুতর সমস্যার জন্য, আমাদের ২৪/৭ পার্টনার হটলাইনে কল করুন।
ওয়েবসাইট: www.ourcompany.com/partners