Mehr Direktbuchungen durch Hotel-E-Mail-Marketing erzielen

Warum dies für Ihr Hotel entscheidend ist

Online-Reisebüros (OTAs) verlangen eine Provision von 15 % bis 25 % für jede vermittelte Buchung. Bei einem Zimmerpreis von 150 £ bedeutet das einen Verlust von bis zu 37,50 £, noch bevor der Gast überhaupt anreist. Schlimmer noch: Das OTA kontrolliert die Kundenbeziehung. Es besitzt die Gästedaten, kontrolliert den Kommunikationskanal und wird diesen Gast bei seiner nächsten Reise erneut bewerben. Sie erbringen den herzlichen, aufmerksamen Service, und das OTA behält den Kunden.

Der einzig nachhaltige Weg zur Reduzierung der OTA-Provisionen besteht darin, die Direktbuchungen zu steigern. Dafür benötigen Sie eine eigene Datenbank von ehemaligen Gästen, die eingewilligt haben, von Ihnen zu hören.

Die meisten Hotels tun sich schwer damit, diese Liste aufzubauen. Die Erfassung an der Rezeption ist langsam und fehleranfällig. Umfragen nach der Abreise erreichen nur einen kleinen Bruchteil der Gäste. Dabei ist das effektivste Tool zur Datenerfassung bereits in Ihrem Gebäude installiert: Ihr WiFi für Gäste. Purple Engage verwandelt den WiFi-Login-Prozess in eine kontinuierliche Maschine zum Listenaufbau, die verifizierte E-Mail-Adressen und GDPR-konforme Einwilligungen von praktisch jedem übernachtenden Gast erfasst.

So setzen Sie es um

Wenn ein Gast über ein OTA bucht, erhalten Sie lediglich eine verschlüsselte E-Mail-Adresse, die kurz nach der Abreise abläuft. Sie können diese nicht für das Marketing nutzen. Um eine direkte Beziehung aufzubauen, müssen Sie die echte E-Mail-Adresse erfassen, während der Gast vor Ort ist.

Das Captive Portal - die Anmeldeseite, die Gäste sehen, wenn sie sich mit Ihrem WiFi verbinden - ist der perfekte Einstiegspunkt. Gäste erwarten, dass sie eine E-Mail-Adresse angeben müssen, um online zu gehen. Indem Sie die Datenerfassung in diesen Ablauf integrieren, erstellen Sie eine saubere, verifizierte Liste von Personen, die Ihr Hotel tatsächlich erlebt haben.

Generische E-Mail-Tools wie Mailchimp oder Klaviyo sind für den Versand von Kampagnen konzipiert, helfen Ihnen jedoch nicht beim Aufbau der Liste. Sie müssten die Daten manuell aus Ihrem Hotelmanagementsystem (PMS) exportieren oder sich auf das Personal an der Rezeption verlassen. Purple Engage löst beide Seiten des Problems. Es erfasst Daten über das guest WiFi Netzwerk, erstellt einheitliche Gästeprofile und bietet die E-Mail-Marketing-Engine für Ihre Direktbuchungskampagnen.

So erreichen Sie dies mit Ihrem WiFi für Gäste

Die Umwandlung einer WiFi-Verbindung in eine Direktbuchung basiert auf vier konkreten Schritten.

Zuerst wählt der Gast Ihr Netzwerk aus. Danach landet er auf dem Captive Portal. Hier authentifiziert er sich mit seiner E-Mail-Adresse oder einem Social-Login wie Google Workspace. Im dritten Schritt sieht er die Einwilligungserklärung. An dieser Stelle erhalten Sie das rechtliche Einverständnis für das Marketing. In Übereinstimmung mit UK PECR and the soft opt-in: email marketing rules for venues müssen Sie ein klares, nicht vorab ausgewähltes Opt-in-Kästchen für Marketing-Kommunikation anzeigen.

Sobald sich der Gast anmeldet, erstellt Purple Engage ein First-Party-Gästeprofil. Dieses Profil erfasst den Besuchsverlauf, die Verweildauer und den Gerätetyp. Bei jedem erneuten Besuch und Verbindungsaufbau wird das Profil aktualisiert. Sie verfügen nun über einen verifizierten, rechtlich abgesicherten Kontaktdatensatz, der für Ihre Direktbuchungskampagnen bereitsteht.

Was Sie senden sollten und wann

Der Aufbau der Liste ist nur der erste Schritt. Die Generierung von Umsätzen erfordert zielgerichtete, zeitlich präzise abgestimmte E-Mail-Kampagnen.

Kampagnen nach der Abreise

Dies ist die E-Mail mit der höchsten Conversion-Rate. Senden Sie diese 24 bis 48 Stunden nach dem Checkout. Bedanken Sie sich beim Gast für seinen Aufenthalt und bieten Sie einen gezielten Anreiz, beim nächsten Mal direkt zu buchen. Ein Rabatt von 10 %, ein kostenloses Frühstück oder ein Zimmer-Upgrade eignen sich hierfür hervorragend. Die Erfahrung des Gastes ist noch frisch im Gedächtnis - dies ist der ideale Zeitpunkt, um die Folgebuchung zu sichern.

Kampagnen zur Rückgewinnung

Richten Sie sich an Gäste, deren Aufenthalt drei bis sechs Monate zurückliegt. Segmentieren Sie diese Zielgruppe nach der Art ihres letzten Aufenthalts. Ein Gast, der an einem Dienstag geschäftlich gereist ist, benötigt eine andere Ansprache als eine Familie, die ein Freizeitelternwochenende verbringt. Passen Sie das Direktbuchungsangebot individuell an das Profil an.

Saisonale und ereignisbezogene Kampagnen

Senden Sie diese vier bis sechs Wochen vor wichtigen Terminen an Ihre gesamte Opt-in-Liste. Weihnachten, Schulferien und große lokale Veranstaltungen sorgen für eine planbare Nachfrage. Indem Sie sich frühzeitig mit einem Direktbuchungsanreiz melden, sichern Sie sich die Buchung, noch bevor der Gast mit der Suche auf den OTA-Plattformen beginnt.

Erfolg messen

Öffnungsraten und Klickraten zeigen das Interesse, aber sie zahlen keine Rechnungen. Sie müssen die geschäftlichen Ergebnisse messen: den Umsatz pro Versand und die Reduzierung der OTA-Provisionen.

Verwenden Sie UTM-Parameter für jeden Link in Ihren E-Mail-Kampagnen. So können Sie in Ihrer Analyseplattform genau nachverfolgen, welche E-Mail welche Buchung generiert hat. Vergleichen Sie die Kosten für den Direktbuchungsanreiz (beispielsweise einen Rabatt von 10 %) mit der OTA-Provision von 15 - 25 %, die Sie andernfalls gezahlt hätten. Der Unterschied in der Marge ist Ihre Investitionsrendite.

Wo Sie anfangen sollten

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen WiFi-Login-Prozess für Gäste. Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Adressen erfasst werden und eine klare, GDPR-konforme Marketing-Opt-in-Erklärung enthalten ist.
2. Überprüfen Sie Ihre bestehende Gästeliste. Bereinigen Sie diese von permanenten Unzustellbarkeiten (Hard Bounces) und inaktiven Kontakten, um Ihre Absender-Reputation zu schützen.
3. Richten Sie eine automatisierte E-Mail nach der Abreise mit einem Anreiz für eine Direktbuchung ein, die 48 Stunden nach dem Checkout ausgelöst wird.
4. Stellen Sie sicher, dass jeder E-Mail-Link auf Ihre eigene Buchungsmaschine verweist und nicht auf eine Website von Drittanbietern.
5. Verfolgen Sie den über diese direkten Links generierten Umsatz, um die gesparte OTA-Provision zu messen.