E-Mail-Sequenzen vor und nach dem Aufenthalt für Hotels

Warum dies für Ihren Standort wichtig ist

Laut dem Hospitality Benchmark Report 2026 von Revinate generieren Pre-Stay-E-Mails einen durchschnittlichen Upsell-Umsatz von 95 $ pro Buchung. Wenn Ihr Hotel nur Buchungsbestätigungen und Umfragen nach dem Check-out versendet, entgeht Ihnen dieser Umsatz jeden einzelnen Tag.

Es gibt jedoch ein tiefer liegendes Problem. Wenn ein Gast über ein Online-Reiseportal (OTA) - wie Booking.com, Expedia oder eine andere Plattform - bucht, steht das OTA zwischen Ihnen und dem Gast. Es besitzt die echte E-Mail-Adresse. Was Sie erhalten, ist ein anonymisiertes Alias-Postfach oder manchmal die Kontaktdaten eines Reisemanagers anstelle des Gastes, der das Zimmer tatsächlich bewohnt. Sie können keine E-Mail-Sequenz für Hotelgäste aufbauen, wenn Sie den Gast nicht erreichen können.

Genau hier scheitern die meisten Hotel-Marketingstrategien. Sie haben vielleicht ein Mailchimp-Konto, eine Klaviyo-Lizenz oder ein HubSpot-Portal. Diese Tools sind hervorragend für den Versand von Kampagnen geeignet, aber sie können Ihre Liste nicht für Sie aufbauen. Sie verfügen über keinen Mechanismus, um die E-Mail-Adressen der OTA-Gäste zu erfassen, die durch Ihre Tür gehen. Purple Engage kann das - weil es verifizierte First-Party-Daten erfasst, sobald sich ein Gast mit Ihrem Guest WiFi verbindet.

So setzen Sie es um

Der Ansatz ist sehr einfach: Senden Sie automatisch die richtige Nachricht im richtigen Moment der Gastreise. Der Versand eines generischen monatlichen Newsletters an Ihre gesamte Datenbank führt in der Regel zu einer geringen Interaktion. Eine gezielte Pre-Stay-Upsell-E-Mail, die volle 72 Stunden vor dem Check-in gesendet wird, konvertiert deutlich besser, da sich der Gast auf seine Reise freut und sehr offen dafür ist, seinen Aufenthalt zu verschönern.

Dieser Ansatz erfordert zwei Dinge: saubere, verifizierte Daten und eine zuverlässige Automatisierung. Sie müssen wissen, wann ein Gast ankommt, wann er abreist und welchem Segment er angehört - Freizeit-, Geschäfts-, Familien- oder wiederkehrender Gast. Mit diesen Daten können Sie eine Sequenz aufbauen: Sie beginnt in dem Moment, in dem die Buchung bestätigt wird, steigert die Zusatzumsätze im Zeitraum vor der Anreise und reicht über den Check-out hinaus, um die nächste Direktbuchung zu sichern.

Laut den Branchendaten von Revinate generiert E-Mail-Marketing im Gastgewerbe eine durchschnittliche Rendite von 36 $ für jeden investierten 1 $ (ROI). Die folgende Sequenzstruktur zeigt genau, wie Sie diese Rendite erzielen.

So erreichen Sie dies mit Ihrem Guest WiFi

Purple Engage baut Ihre Marketingliste automatisch auf. Wenn Gäste in Ihrem Hotel ankommen und sich mit dem Guest WiFi verbinden, durchlaufen sie ein Captive Portal. Das Portal bittet sie um eine Authentifizierung, in der Regel mit ihrer E-Mail-Adresse oder einem Social-Login. Entscheidend ist, dass dieser Ablauf eine Option für Gäste zur Anmeldung für das Marketing enthält - ein klares Kontrollkästchen mit einer verständlich formulierten Einverständniserklärung, ganz im Einklang mit den Anforderungen der GDPR Artikel 6(1)(a) für eine freiwillige, spezifische und informierte Einwilligung.

Sobald sich ein Gast authentifiziert hat, erstellt oder aktualisiert Purple Engage sein Profil, das verifizierte Kontaktdaten, Aufenthaltsdaten und Verhaltensdaten enthält. Wenn er über ein OTA gebucht hat, besitzen Sie nun seine echte E-Mail-Adresse. Handelt es sich um einen wiederkehrenden Gast, wird sein Profil mit den Daten des neuen Besuchs angereichert. Dies ist der strukturelle Vorteil gegenüber generischen E-Mail-Tools: Purple versendet nicht nur Kampagnen, sondern baut Ihre Liste direkt aus den Gästen auf, die Ihren Standort physisch besuchen.

Purple ist an mehr als 80.000 physischen Standorten weltweit im Einsatz und hat im Jahr 2024 440 Millionen Logins verarbeitet (interne Daten von Purple). Die Plattform ist hardwareunabhängig und läuft auf Infrastrukturen von Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme und Fortinet. Sie müssen Ihr bestehendes Netzwerk nicht austauschen.

Was Sie wann senden sollten

Eine leistungsstarke E-Mail-Sequenz für Hotelgäste folgt einem bestimmten Rhythmus. Die folgende Tabelle ordnet jeden Touchpoint seinem Ziel, dem Timing und der primären Metrik zu.

Phase	Timing	Ziel	Primäre Metrik
Buchungsbestätigung	Sofort	Transaktionsbestätigung und Absicherung, Markeneinführung	Zustellbarkeit
Pre-Stay-Upsell	3 - 7 Tage vorher	Zimmer-Upgrades, Gastronomie, Spa, früher Check-in	Umsatz pro Sendung
Briefing am Tag vor der Anreise	24 Stunden vorher	Reibungspunkte reduzieren, Vorfreude wecken	Öffnungsrate
Willkommensgruß vor Ort	Tag der Anreise (WiFi-Login)	E-Mail-Adresse erfassen, Angebote während des Aufenthalts präsentieren	Opt-in-Rate
Dankeschön nach dem Checkout	24 Stunden nach dem Checkout	Dank aussprechen, zu einer Bewertung einladen	Konversionsrate für Bewertungen
Rückgewinnungsangebot	14 - 30 Tage nach dem Checkout	Eine Direktbuchung für den nächsten Aufenthalt gewinnen	Konversionsrate für Direktbuchungen

Buchungsbestätigung: Halten Sie diese E-Mail transaktionsbezogen und kurz. Fügen Sie die Details zum Aufenthalt, die Stornierungsbedingungen und einen einzigen Hinweis zur Erkundung Ihres Restaurants oder Spas hinzu. Überladen Sie sie nicht mit Angeboten.

Zusatzverkäufe vor der Anreise (Pre-stay Upsell): Dies ist Ihre umsatzstärkste E-Mail. Senden Sie diese drei bis sieben Tage vor der Anreise. Bieten Sie ein oder zwei gezielte Upgrades an - zum Beispiel eine Zimmerkategorie über der gebuchten, einen frühen Check-in gegen eine feste Gebühr oder ein buchbares Gastronomiepaket. Machen Sie das Angebot zeitlich begrenzt und exklusiv für Gäste mit einer bestätigten Buchung. Branchenüblichen Daten zufolge stammen 98 % der Upsell-Einnahmen von Hotels aus E-Mails von Pre-stay-Kampagnen (Jonas Chorum, 2024).

Briefing am Tag vor der Anreise: Dies ist eine Service-E-Mail, keine Verkaufs-E-Mail. Sie sollte Parkinformationen, Check-in-Zeiten, die Anleitung zur Verbindung mit dem WiFi und die Telefonnummer der Rezeption enthalten. Diese E-Mail reduziert Reibungsverspunkte bei der Ankunft und sorgt für einen starken ersten Eindruck.

Danksagung nach dem Check-out: Senden Sie diese innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-out. Bedanken Sie sich beim Gast, beziehen Sie sich kurz auf seinen Aufenthalt und fügen Sie einen einzigen Link zur Abgabe einer Bewertung hinzu. Bewertungseinladungen, die innerhalb von 24 Stunden versendet werden, schneiden durchweg besser ab als E-Mails, die später gesendet werden.

Rückgewinnungsangebot (Win-back Offer): Senden Sie diese 14 bis 30 Tage nach dem Check-out. Da Purple Engage bereits die echte E-Mail-Adresse des Gastes vor Ort erfasst hat, können Sie OTA-Bucher nun zum ersten Mal direkt kontaktieren. Bieten Sie einen Rabatt von 15 % oder ein kostenloses Frühstück an, um sie zu einer Direktbuchung zu bewegen. Diese E-Mail verwandelt einmalige Gäste in wiederkehrende Direktbucher.

Erfolg messen

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Öffnungsraten. Die durchschnittliche Öffnungsrate über alle Branchen hinweg liegt bei rund 42 % (HubSpot, 2025). In der Hotellerie liegen die Öffnungsraten für Pre-stay-E-Mails in der Regel darüber, da sich die Gäste auf ihre Reise freuen. Aber Öffnungsraten zahlen keine Rechnungen.

Die Kennzahlen, auf die es ankommt, sind:

• Umsatz pro Versand: Der gesamte generierte Zusatzumsatz geteilt durch die Anzahl der gesendeten E-Mails. Dies ist der Maßstab für Ihre Zusatzverkäufe vor der Anreise.
• Direktbuchungs-Konversionsrate: Der Anteil der Gäste, die die Rückgewinnungs-E-Mail nach dem Check-out erhalten und ihren nächsten Aufenthalt direkt gebucht haben.
• Opt-in-Rate beim WiFi-Login: Der Anteil der Gäste, die beim Captive Portal dem Marketing zustimmen. Dies bestimmt die Größe und Qualität Ihrer Datenbank.
• Rückkehrquote nach Segment: Kehren Gäste, die die Sequenz nach dem Check-out erhalten haben, häufiger zurück als diejenigen, die dies nicht getan haben?

Purple Engage bietet Analysen, die das E-Mail-Engagement mit Standortbesuchen und Umsätzen verknüpfen. Für ein umfassenderes Bild davon, wie Sie diese Zahlen Eigentümern oder der Geschäftsleitung präsentieren können, lesen Sie den Leitfaden zur Beweisung des Marketing-ROI gegenüber Standortinhabern mit WiFi-Daten .

Wo man anfängt

Hier ist eine geordnete Checkliste, um eine E-Mail-Sequenz für Hotelgäste innerhalb von 30 Tagen live zu schalten.

1. Überprüfen Sie Ihr Captive Portal. Bestätigen Sie, dass es E-Mail-Adressen mit einer eindeutigen, GDPR-konformen Einwilligungserklärung erfasst. Wenn Sie Purple Engage verwenden, wird dies im Portal-Editor konfiguriert.
2. Verbinden Sie Ihr Property-Management-System. Purple Engage lässt sich in Ihr PMS integrieren, um Aufenthaltsdaten abzurufen und Automatisierungen basierend auf Ankunfts- und Check-out-Zeiten auszulösen.
3. Erstellen Sie eine Pre-Stay-Upselling-E-Mail. Wählen Sie Ihr margenstärkstes Zusatzangebot (in der Regel ein Zimmer-Upgrade oder ein Gastronomie-Paket) und legen Sie fest, dass es drei bis fünf Tage vor der Anreise ausgelöst wird.
4. Erstellen Sie eine Post-Check-out-E-Mail zur Rückgewinnung. Planen Sie den Versand für 14 Tage nach dem Check-out. Fügen Sie einen Anreiz für Direktbuchungen und einen klaren Call-to-Action hinzu.
5. Legen Sie Ihre Baseline zur Messung fest. Erfassen Sie vor dem Live-Gang Ihren aktuellen Anteil an Direktbuchungen sowie den Zusatzumsatz pro belegtem Zimmer.
6. Überprüfung an Tag 90. Vergleichen Sie Ihren Umsatz pro Versand und Ihre Conversion-Rate für Direktbuchungen mit der Baseline. Passen Sie das Timing und die Angebote basierend auf den Daten an.

Starten Sie mit diesen zwei E-Mails. Erstellen Sie keine komplexe Sequenz aus sechs E-Mails, bevor Sie die Grundlagen validiert haben. Ein einziges Pre-Stay-Upselling und eine einzige Post-Check-out-Rückgewinnung können innerhalb eines einzigen Quartals messbare Ergebnisse liefern.

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Referenzen

[1] Revinate. "Why hotels should plan emails around the guest journey." https://www.revinate.com/blog/hotels-plan-emails-around-guest-journey/ (2026)

[2] Jonas Chorum. "The revenue potential of hotel welcome emails." https://jonaschorum.com/the-revenue-potential-of-hotel-welcome-emails (2024)

[3] HubSpot. "Email marketing benchmarks by industry." https://blog.hubspot.com/sales/average-email-open-rate-benchmark (2025)

[4] TCRM Services. "How to drive direct revenue through smarter hotel email marketing strategies." https://tcrmservices.com/how-to-drive-direct-revenue-through-smarter-hotel-email-marketing-strategies/ (2025)

[5] Purple. Interne Plattformdaten. Mehr als 80.000 aktive Standorte und 440 Millionen Logins im Jahr 2024.