पिछले कुछ वर्षों में आधुनिक कार्यस्थल में कई बदलाव आए हैं क्योंकि बड़ी संख्या में कंपनियों ने अपने कर्मचारियों को घर से काम करने की ओर शिफ्ट होते देखा है। रोज़ाना के सफर से रिमोट वर्क में हुए इस बदलाव ने व्यवसायों को उन कई प्रथाओं पर पुनर्विचार करने के लिए मजबूर कर दिया जिन्हें वे पत्थर की लकीर मानते थे। आधुनिक कंपनियों के सामने आने वाली नई चुनौतियों में से एक है कर्मचारियों के ऑफिस से दूर काम करने के दौरान सुरक्षा बनाए रखना। इस लेख में, हम रिमोट वर्क में डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के छह तरीकों पर नज़र डालेंगे।
कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें
दुर्भाग्य से, इसे कहने का कोई और तरीका नहीं है, लेकिन डेटा ब्रीच आमतौर पर मानवीय भूल का परिणाम होते हैं। सबसे आम परिदृश्य यह है कि आपका कोई कर्मचारी ऐसी गलती करता है जो आपके पूरे सिस्टम को खतरे में डाल देती है। शुक्र है, आप अपनी कंपनी द्वारा उपयोग किए जा रहे रिमोट वर्क इंफ्रास्ट्रक्चर का सही ढंग से उपयोग करने के बारे में अपने कर्मचारियों को शिक्षित और प्रशिक्षित करके अधिकांश सुरक्षा खतरों को रोक सकते हैं।
आपको यह समझाना होगा कि रिमोट वर्क का मतलब केवल अपनी प्रगति के साथ कुछ ईमेल भेजना नहीं है और इसमें अतिरिक्त सुरक्षा उपाय भी शामिल होंगे। ग्राहक डेटा के साथ काम करने वाले आपके हर कर्मचारी को साइबर सुरक्षा के महत्व को समझने की आवश्यकता है।
एक साइबर सुरक्षा नीति लागू करें जो सुरक्षा प्रोटोकॉल और ऐसे व्यवहार को परिभाषित करेगी जो खतरों को उत्पन्न होने से रोक सकते हैं। वह नीति यह भी नियंत्रित कर सकती है कि सुरक्षा उल्लंघन होने की स्थिति में क्या करना है। जब आपके डेटा की सुरक्षा से समझौता किया गया हो, तो घबराहट और भ्रम से बचने का यह सबसे अच्छा तरीका है।
केवल सुरक्षित इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करें
जब अधिकांश लोग ऑफिस से दूर काम करने की कल्पना करते हैं, तो उनका दिमाग तुरंत कॉफी शॉप में लैपटॉप पर काम करने और लट्टे पीने की ओर जाता है। कुछ लोग धूप वाले दिनों में पार्क की बेंचों या अन्य सार्वजनिक क्षेत्रों से काम करने पर भी विचार करते हैं, या शायद अपने काम के घंटों के दौरान किसी उष्णकटिबंधीय समुद्र तट पर बैठने के बारे में भी सोचते हैं। दुर्भाग्य से, असुरक्षित Wi-Fi नेटवर्क आपकी डेटा सुरक्षा के लिए एक गंभीर जोखिम हैं।
आप कर्मचारियों को काम के लिए वायरलेस कनेक्शन का उपयोग करने से बचने के लिए कह सकते हैं। हालाँकि, हर किसी के पास एक आदर्श होम ऑफिस स्थापित करने के संसाधन या क्षमता नहीं होती है। वैश्विक महामारी की स्थिति में, कर्मचारियों का कहीं से भी काम करने में सक्षम होना किसी वरदान से कम नहीं था। इसलिए, आपको उन्हें केवल असुरक्षित कनेक्शन के उपयोग के खतरे के आधार पर घर से बाहर निकलने के अवसर से वंचित नहीं करना चाहिए।
एक सरल समाधान VPN का उपयोग करना (वर्चुअल प्रॉक्सी नेटवर्क) होगा। VPN आपके डेटा को एन्क्रिप्ट कर सकते हैं जिससे आपके कर्मचारी घर से बाहर निकल सकते हैं और रिमोट वर्क में डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करते हुए सार्वजनिक वायरलेस नेटवर्क का उपयोग कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आप सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुने गए VPN में पर्याप्त कवरेज और एन्क्रिप्शन विकल्प हों।
अपने सभी डिवाइस और समाधानों को सुरक्षित करें
अपने कर्मचारियों को यह समझाएं कि आपके पूरे नेटवर्क की सुरक्षा केवल सबसे कमज़ोर डिवाइस जितनी ही मज़बूत है। सौभाग्य से, आप सही काम करने के लिए अधिकांश कर्मचारियों पर भरोसा कर सकते हैं। इसके बावजूद, आप कभी भी पूरी तरह से सुरक्षित नहीं हो सकते, और आप अभी भी रिमोट वर्क में डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कई कदम उठा सकते हैं।
यदि कर्मचारी अपने फोन से काम से संबंधित किसी भी जानकारी तक पहुंच रहे हैं - तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि डिवाइस सुरक्षित हैं । आप अपने सभी कर्मचारियों से NDA पर हस्ताक्षर भी करवा सकते हैं। नॉन डिस्क्लोज़र एग्रीमेंट (NDA) आपके द्वारा लागू की गई सुरक्षा नीतियों की रूपरेखा तैयार करेंगे और कर्मचारियों को सुरक्षा का उल्लंघन करने से पहले दो बार सोचने पर मजबूर करेंगे।
काम से संबंधित किसी भी समाधान के लिए मज़बूत और अलग-अलग पासवर्ड का उपयोग करें, और केवल संबंधित कर्मचारियों को ही आवश्यक एक्सेस प्रदान करें। इस तरह, आप कैस्केडिंग ब्रीच (लगातार होने वाले उल्लंघनों) से बच सकते हैं। हर लॉगिन को सत्यापित करें और एक पासवर्ड मैनेजर का उपयोग करें। विशेष पासवर्ड प्रबंधन सॉफ़्टवेयर बेतरतीब ढंग से मज़बूत पासवर्ड उत्पन्न कर सकते हैं और उन्हें आपके लिए सुरक्षित रूप से स्टोर कर सकते हैं।
अपने सभी डेटा का बैकअप लें
हम तकनीक के स्वर्ण युग में जी रहे हैं, तो क्यों न आपके लिए उपलब्ध सभी डिजिटल टूल का उपयोग किया जाए? Digital Dot के मार्केटिंग विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि जब आपके कर्मचारी दूर से काम कर रहे हों तो अतिरिक्त सुरक्षा उपाय के रूप में क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करें। क्लाउड स्टोरेज के कई लाभ हैं, और यह आपके सभी कर्मचारियों को उन फ़ाइलों को आसानी से सुलभ डेटाबेस में अपलोड करने देता है जिन पर वे काम कर रहे हैं - जिसका उपयोग आप रिमोट वर्क के लिए डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं।
कुछ गलत होने की स्थिति के लिए रिस्टोर पॉइंट बनाएं। आप काम करते समय फ़ाइलों के नए संस्करणों को स्टोर करने के लिए बैकअप प्रक्रिया को स्वचालित भी कर सकते हैं। यहां तक कि साइबर सुरक्षा हमले के मामले में भी, यदि आपके पास अपनी सभी फ़ाइलों के बैकअप तक आसान पहुंच है, तो हैकर्स के लिए आपके डेटा को बंधक बनाना असंभव होगा।
एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें
डेटा सुरक्षा के पारंपरिक तरीके केवल ऑफिस से काम करने पर ही लागू नहीं होते हैं; वे रिमोट वर्क के लिए भी उतनी ही अच्छी तरह से काम करते हैं। अधिकांश हैकर्स आपके किसी डिवाइस पर दुर्भावनापूर्ण सॉफ़्टवेयर डालकर आपके सिस्टम पर हमला करने का प्रयास करेंगे, हमले के तरीकों में MitM ( Man in the Middle ), ईमेल Phishing , और DoS ( Denial of Service ) शामिल हो सकते हैं।
सौभाग्य से, उनके डिजिटल हमलों से बचाव के तरीके मौजूद हैं:
- अपने सभी कंप्यूटरों पर एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।
- सर्वर पर अपलोड किए जा रहे सभी ईम���ल और फ़ाइलों को स्कैन करना सुनिश्चित करें।
- जांचें कि क्या आपके सभी सॉफ़्टवेयर नवीनतम संस्करणों में अपडेट किए गए हैं।
- हमेशा बैकग्राउंड में फ़ायरवॉल और मैलवेयर सॉफ़्टवेयर चालू रखें।
मल्टीफैक्टर ऑथेंटिकेशन का उपयोग करें
हालाँकि पासवर्ड का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, लेकिन अब वे पर्याप्त सुरक्षा प्रदान नहीं करते हैं। पासवर्ड प्राप्त करने के लिए सबसे आसान सुरक्षा विवरण हैं, खासकर जब आप विचार करते हैं कि कितने लोग स्वचालित लॉगिन का उपयोग करते हैं और कितनी बार कर्मचारी सभी को देखने के लिए स्टिकी नोट्स पर पासवर्ड लिख देते हैं।
जब कोई डेटा ब्रीच होता है, तो हैकर्स के पास संभवतः केवल उसी एक खाते तक पहुंच होगी, खासकर यदि आपने लेख में हमारे द्वारा बताए गए अन्य सुरक्षा उपाय किए हैं। आप मल्टीफैक्टर आइडेंटिफिकेशन की आवश्यकता के द्वारा हैकर की आपके डेटा तक पहुंचने की क्षमता को आसानी से नकार सकते हैं। यह अतिरिक्त लॉगिन जानकारी वाले SMS या सुरक्षा प्रश्न जितना आसान हो सकता है। उच्च स्तर की सुरक्षा के लिए, आप प्रमाणीकरण के अधिक जटिल रूपों जैसे बायोमेट्रिक डेटा या यहां तक कि एक व्यक्तिगत फोन कॉल की आवश्यकता रख सकते हैं।
निष्कर्ष
सुरक्षा एक बढ़ती हुई चिंता है, और साइबर अपराध बढ़ रहा है। अपने डेटा को सुरक्षित रखने के लिए आप जो कुछ भी कर सकते हैं, वह करना आप पर निर्भर है। अब जब हमने रिमोट वर्क में डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के छह तरीकों पर चर्चा कर ली है, तो आपके लिए कर्मचारियों को ऑफिस के बाहर के कार्यों के लिए तैयार करने में मदद करना आसान होना चाहिए।
