過去幾年，現代工作空間發生了許多變化，因為相當多的企業已讓員工轉為 在家工作 。從每日通勤到遠端工作的轉變，迫使企業重新思考許多過去被認為是鐵律的慣例。現代企業面臨的新挑戰之一，便是當員工在辦公室以外的地方工作時，如何維護安全性。在本文中，我們將探討確保遠端工作資料安全的六種方法。
培訓員工
遺憾的是，事實就是如此：資料外洩通常是人為疏失所造成的。最常見的情況是，您的某位員工犯了一個錯誤，導致您整個系統陷入險境。幸好，透過教育和培訓員工如何正確使用公司所依賴的遠端工作基礎設施，您可以預防大多數的安全威脅。
您必須向員工解釋，遠端工作不只是發送幾封包含工作進度的電子郵件，還會伴隨著額外的安全措施。每一位處理客戶資料的員工都需要了解 網路安全（cyber security）的重要性 。
制定一套網路安全政策，定義安全協定與行為規範，以防範威脅的發生。該政策還可以規範一旦發生安全漏洞時的應對措施。這是當您的資料安全受到威脅時，避免恐慌與混亂的最佳方式。
僅使用安全的網路連線
當大多數人想像在辦公室以外的地方工作時，腦海中立刻浮現的是在咖啡廳裡一邊喝著拿鐵，一邊用筆記型電腦工作。有些人甚至會考慮在晴朗的日子裡坐在公園長椅或其他公共區域工作，甚至可能坐在熱帶海灘上度過工作時間。遺憾的是， 未安全的 Wi-Fi 網路 對您的資料安全構成了嚴重的風險。
您可以要求員工避免使用無線連線來工作。然而，並非每個人都有資源或能力去建構一個完美的居家辦公室。在全球疫情大流行的情況下，員工只要能夠隨處工作，就已經是天大的恩賜。因此，您不應該僅僅因為使用未安全連線的威脅，就剝奪他們在可行情況下出門工作的機會。
一個簡單的解決方案是使用 VPN（虛擬私人網路）。VPN 可以加密您的數據，讓您的員工能夠走出家門使用公共無線網路，同時仍能確保遠端工作中的數據安全。請務必確保您選擇的 VPN 具有足夠的覆蓋範圍和加密選項。
保護您所有的裝置和解決方案安全
讓您的員工了解，整個網路的安全程度取決於最脆弱的裝置。幸運的是，您可以信任大多數員工會做出正確的選擇。話雖如此，防範未然總是好的，您仍然可以採取多個步驟來確保遠端工作中的數據安全。
如果員工透過手機存取任何與工作相關的資訊，您需要確保這些 裝置是安全的 。您也可以要求所有員工簽署保密協定（NDA）。保密協定將概述您現有的安全政策，並讓員工在違反安全規定前三思。
為所有與工作相關的解決方案使用強度高且多樣化的密碼，並且僅向相關員工提供其所需的存取權限。這樣一來，您就可以避免引起連鎖性的安全漏洞。驗證每一次登入，並使用密碼管理器。專業的密碼管理軟體可以隨機產生強密碼，並為您安全地儲存。
備份您所有的數據
我們生活在科技的黃金時代，為什麼不利用所有可用的數位工具呢？來自 Digital Dot 的行銷專家建議，在員工遠端工作時，使用雲端儲存作為額外的安全措施。雲端儲存有許多好處，它能讓所有員工將正在處理的檔案上傳到易於存取的資料庫，您可以使用它來確保遠端工作的數據安全。
建立還原點以防萬一發生問題。您甚至可以自動化備份流程，在工作時儲存檔案的新版本。即使遇到網路安全攻擊，只要您能輕鬆存取所有檔案的備份，駭客也將無法挾持您的數據。
使用防毒軟體
傳統的數據安全方法不僅適用於在辦公室工作，在遠端工作時也同樣有效。大多數駭客會試圖透過在您的某個裝置上植入惡意軟體來攻擊您的系統，攻擊方法可能包括 MitM（ 中間人攻擊 ）、電子郵件 網路釣魚 以及 DoS（ 阻斷服務攻擊 ）。
幸運的是，有幾種方法可以防範這些數位攻擊：
- 在所有電腦上使用防毒軟體。
- 確保掃描所有上傳到伺服器的電子郵件和檔案。
- 檢查所有軟體是否已更新至最新版本。
- 始終在背景執行防火牆和惡意軟體防護。
使用多因素驗證
雖然密碼被廣泛使用，但它們已無法提供足夠的安全保障。密碼是最容易獲取的安全資訊，特別是考慮到有多少人使用自動登入，以及員工有多少次將密碼寫在便利貼上，讓所有人都能看見。
當資料外洩確實發生時，駭客可能只能存取該受影響的特定帳戶，特別是如果您已經採取了我們在本文中概述的其他安全措施。您可以透過要求多因素驗證，輕鬆阻斷駭客存取您資料的能力。這可以非常簡單，例如含有附加登入資訊的簡訊或安全提問。為了獲得更高層級的安全保障，您可以要求更複雜的驗證形式，例如生物識別資料，甚至是個人化的電話確認。
結語
安全問題日益受到關注，且網路犯罪正呈上升趨勢。您必須竭盡所能來確保您的資料安全。現在我們已經介紹了在遠端工作中確保資料安全的六種方法，您應該可以輕鬆協助員工做好準備以進行辦公室外的任務。
