Direktbuchungen durch Hotel-E-Mail-Marketing steigern

Warum dies für Ihr Hotel von entscheidender Bedeutung ist

Online-Reisebüros (OTAs) verlangen eine Provision von 15 % bis 25 % auf jede von ihnen vermittelte Buchung. Bei einem Zimmerpreis von 150 € bedeutet das, dass Sie bereits bis zu 37,50 € verloren haben, bevor der Gast überhaupt ankommt. Schlimmer noch: Das OTA kontrolliert die Kundenbeziehung. Es besitzt die Gästedaten, kontrolliert den Kommunikationskanal und wird diesen Gast bei seiner nächsten Reise erneut bewerben. Sie bieten den herzlichen, aufmerksamen Service und das OTA behält den Kunden.

Der einzige nachhaltige Weg zur Reduzierung von OTA-Provisionen ist die Steigerung von Direktbuchungen. Um das zu erreichen, benötigen Sie eine eigene First-Party-Liste ehemaliger Gäste, die eingewilligt haben, von Ihnen zu hören.

Die meisten Hotels tun sich schwer damit, diese Liste aufzubauen. Die Erfassung an der Rezeption ist langsam und fehleranfällig. Umfragen nach der Abreise erreichen nur einen kleinen Bruchteil der Gäste. Dabei ist das effektivste Tool zur Datenerfassung bereits in Ihrem Gebäude installiert: Ihr WiFi-Gästenetzwerk. Purple Engage verwandelt den WiFi-Login-Prozess in eine kontinuierliche Maschine zum Listenaufbau, die verifizierte E-Mail-Adressen und DSGVO-konforme Einwilligungen von praktisch jedem übernachtenden Gast erfasst.

So setzen Sie es um

Wenn ein Gast über ein OTA bucht, erhalten Sie lediglich eine verschlüsselte E-Mail-Adresse, die kurz nach der Abreise abläuft. Sie können diese nicht für das Marketing nutzen. Um eine direkte Beziehung aufzubauen, müssen Sie die echte E-Mail-Adresse erfassen, während sich der Gast vor Ort befindet.

Das Captive Portal - die Anmeldeseite, die Gäste sehen, wenn sie sich mit Ihrem WiFi verbinden - ist der perfekte Einstiegspunkt. Gäste erwarten, eine E-Mail-Adresse anzugeben, um online zu gehen. Indem Sie die Datenerfassung in diesen Ablauf integrieren, erstellen Sie eine saubere, verifizierte Liste von Personen, die Ihr Hotel tatsächlich erlebt haben.

Generische E-Mail-Tools wie Mailchimp oder Klaviyo sind für den Versand von Kampagnen konzipiert, können Ihnen aber nicht beim Aufbau der Liste helfen. Sie müssen die Daten manuell aus Ihrem Hotelmanagementsystem (PMS) exportieren oder sich auf die Mitarbeiter an der Rezeption verlassen. Purple Engage löst beide Seiten des Problems. Es erfasst Daten über das guest WiFi -Netzwerk, erstellt einheitliche Gästeprofile und bietet die E-Mail-Marketing-Engine für die Durchführung Ihrer Direktbuchungskampagnen.

So erreichen Sie dies mit Ihrem guest WiFi

Eine WiFi-Verbindung in eine Direktbuchung zu verwandeln, basiert auf vier konkreten Schritten.

Zuerst wählt der Gast Ihr Netzwerk aus. Danach gelangt er auf das Captive Portal. Hier authentifiziert er sich mit seiner E-Mail-Adresse oder einem Social Login wie Google Workspace. Drittens sieht er die Einverständniserklärung. An dieser Stelle erhalten Sie das rechtliche Einverständnis für das Marketing. In Übereinstimmung mit UK PECR and the soft opt-in: email marketing rules for venues müssen Sie ein klares, nicht vorab ausgewähltes Opt-in-Kästchen für Marketingmitteilungen bereitstellen.

Sobald der Gast eingewilligt hat, erstellt Purple Engage ein First-Party-Gästeprofil. Dieses Profil erfasst den Besuchsverlauf, die Verweildauer und den Gerätetyp. Bei jedem weiteren Besuch und Verbindungsaufbau wird das Profil aktualisiert. Sie verfügen nun über einen verifizierten, DSGVO-konformen Kontaktdatensatz, den Sie für Ihre Direktbuchungskampagnen nutzen können.

Was Sie senden sollten und wann

Der Aufbau der Liste ist nur der erste Schritt. Die Generierung von Umsätzen erfordert gezielte, zeitlich optimal abgestimmte E-Mail-Kampagnen.

Kampagnen nach der Abreise

Dies ist die E-Mail mit der höchsten Conversion-Rate. Versenden Sie diese 24 bis 48 Stunden nach dem Checkout. Bedanken Sie sich beim Gast für seinen Aufenthalt und bieten Sie einen gezielten Anreiz, beim nächsten Mal direkt zu buchen. Ein Rabatt von 10 %, ein kostenloses Frühstück oder ein Zimmer-Upgrade sind dafür bestens geeignet. Die Erfahrung des Gastes ist noch frisch in Erinnerung - das ist der ideale Moment, um die erneute Buchung zu sichern.

Reaktivierungskampagnen

Richten Sie sich an Gäste, deren Aufenthalt drei bis sechs Monate zurückliegt. Segmentieren Sie diese Zielgruppe nach der Art ihres letzten Aufenthalts. Ein Gast, der an einem Dienstag geschäftlich gereist ist, benötigt eine andere Ansprache als eine Familie bei einem Wochenendausflug. Passen Sie das Direktbuchungsangebot an das jeweilige Profil an.

Saisonale und Event-Kampagnen

Senden Sie diese vier bis sechs Wochen vor wichtigen Terminen an Ihre gesamte Opt-in-Liste. Weihnachten, Schulferien und große lokale Veranstaltungen sorgen für eine kalkulierbare Nachfrage. Indem Sie sich frühzeitig mit einem Direktbuchungsanreiz melden, sichern Sie sich die Buchung, bevor der Gast mit der Suche auf OTA-Portalen beginnt.

Erfolg messen

Öffnungs- und Klickraten zeigen das Engagement, aber sie zahlen keine Rechnungen. Sie müssen die geschäftlichen Ergebnisse messen: den Umsatz pro Versand und die Reduzierung der OTA-Provisionen.

Verwenden Sie UTM-Parameter für jeden Link in Ihren E-Mail-Kampagnen. So können Sie in Ihrer Analytics-Plattform genau nachverfolgen, welche E-Mail zu welcher Buchung geführt hat. Vergleichen Sie die Kosten des Direktbuchungsanreizes (beispielsweise 10 % Rabatt) mit der OTA-Provision von 15 - 25 %, die Sie andernfalls gezahlt hätten. Der Unterschied in der Marge ist Ihr Return on Investment.

Wo Sie anfangen sollten

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Anmeldefluss für das Gäste-WiFi. Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Adressen erfasst werden und eine klare, GDPR-konforme Marketing-Opt-in-Erklärung enthalten ist.
2. Überprüfen Sie Ihre bestehende Gästeliste. Bereinigen Sie diese von Hard Bounces und inaktiven Kontakten, um Ihre Absender-Reputation zu schützen.
3. Richten Sie eine automatisierte E-Mail nach der Abreise mit einem Anreiz für eine Direktbuchung ein, die 48 Stunden nach dem Checkout ausgelöst wird.
4. Stellen Sie sicher, dass jeder E-Mail-Link auf Ihre eigene Buchungsmaschine verweist und nicht auf eine Website eines Drittanbieters.
5. Verfolgen Sie den über diese direkten Links erzielten Umsatz, um die von Ihnen eingesparte OTA-Provision zu messen.