Pre-Stay- und Post-Stay-E-Mail-Sequenzen für Hotels

Warum dies für Ihren Standort wichtig ist

Laut dem Hospitality Benchmark Report 2026 von Revinate generieren Pre-Stay-E-Mails einen durchschnittlichen Upsell-Umsatz von 95 $ pro Buchung. Wenn Ihr Hotel nur Buchungsbestätigungen und Umfragen nach dem Check-out versendet, entgeht Ihnen dieser Umsatz jeden einzelnen Tag.

Es gibt jedoch ein tiefer liegendes Problem. Wenn ein Gast über ein Online-Reisebüro (OTA) - Booking.com, Expedia oder eine andere Plattform - bucht, steht das OTA zwischen Ihnen und dem Gast. Diese Plattformen behalten die echte E-Mail-Adresse für sich. Was Sie erhalten, ist ein anonymisiertes Alias-Postfach oder manchmal die Kontaktdaten eines Reisemanagers statt des Gastes, der tatsächlich das Zimmer belegt. Sie können keine E-Mail-Sequenz für Hotelgäste erstellen, wenn Sie die Gäste nicht erreichen können.

Genau hier scheitern die meisten Marketingstrategien von Hotels. Sie verfügen vielleicht über ein Mailchimp-Konto, eine Klaviyo-Lizenz oder ein HubSpot-Portal. Diese Tools sind hervorragend für den Versand von Kampagnen geeignet, können aber Ihre Liste nicht für Sie aufbauen. Sie haben keine Möglichkeit, die E-Mail-Adressen der OTA-Gäste zu erfassen, die durch Ihre Tür gehen. Purple Engage kann dies - weil es verifizierte First-Party-Daten in dem Moment erfasst, in dem sich ein Gast mit Ihrem Guest WiFi verbindet.

So setzen Sie es um

Der Ansatz ist denkbar einfach: Senden Sie automatisch die richtige Nachricht im richtigen Moment der Customer Journey. Der Versand eines generischen monatlichen Newsletters an Ihre gesamte Datenbank führt in der Regel zu einer geringen Interaktion. Eine gezielte Pre-Stay-Upsell-E-Mail, die ganze 72 Stunden vor dem Check-in gesendet wird, konvertiert deutlich besser, da sich der Gast auf seine Reise freut und sehr offen dafür ist, seinen Aufenthalt aufzuwerten.

Dieser Ansatz erfordert zwei Dinge: saubere, verifizierte Daten und eine zuverlässige Automatisierung. Sie müssen wissen, wann ein Gast ankommt, wann er abreist und welchem Segment er angehört - Freizeit, Business, Familie oder wiederkehrender Gast. Mit diesen Daten können Sie eine Sequenz aufbauen: Sie beginnt in dem Moment, in dem die Buchung bestätigt wird, steigert die Nebeneinnahmen im Zeitraum vor der Ankunft und reicht bis über den Check-out hinaus, um die nächste Direktbuchung zu sichern.

Laut den Branchendaten von Revinate generiert E-Mail-Marketing im Gastgewerbe eine durchschnittliche Rendite von 36 $ für jeden investierten 1 $ (ROI). Die folgende Sequenzstruktur zeigt genau, wie Sie diese Rendite erzielen.

So erreichen Sie dies mit Ihrem Guest WiFi

Purple Engage baut Ihre Marketingliste automatisch auf. Wenn Gäste in Ihrem Hotel ankommen und sich mit dem Guest WiFi verbinden, durchlaufen sie ein Captive Portal. Das Portal bittet sie um eine Authentifizierung, in der Regel mit ihrer E-Mail-Adresse oder einem Social-Login. Entscheidend ist, dass dieser Ablauf eine Option für Gäste zur Anmeldung für das Marketing enthält - ein klares Kontrollkästchen mit einer in einfacher Sprache verfassten Einverständniserklärung, die den Anforderungen der DSGVO Artikel 6(1)(a) für eine freiwillige, spezifische und informierte Einwilligung entspricht.

Sobald sich ein Gast authentifiziert hat, erstellt oder aktualisiert Purple Engage sein Profil, das verifizierte Kontaktdaten, Aufenthaltsdaten und Verhaltensdaten enthält. Wenn die Buchung über ein OTA erfolgte, besitzen Sie nun die echte E-Mail-Adresse des Gasts. Handelt es sich um einen wiederkehrenden Gast, wird sein Profil mit den Daten seines neuen Besuchs angereichert. Dies ist der strukturelle Vorteil gegenüber generischen E-Mail-Tools: Purple versendet nicht nur Kampagnen, sondern baut Ihre Liste direkt aus den Gästen auf, die Ihren Standort physisch besuchen.

Purple ist an mehr als 80.000 physischen Standorten weltweit im Einsatz und hat im Jahr 2024 440 Millionen Logins verarbeitet (interne Daten von Purple). Die Plattform ist hardwareunabhängig und läuft auf Infrastrukturen von Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme und Fortinet. Sie müssen Ihr bestehendes Netzwerk nicht ersetzen.

Was Sie wann senden sollten

Eine leistungsstarke E-Mail-Sequenz für Hotelgäste folgt einem bestimmten Rhythmus. Die folgende Tabelle ordnet jeden Kontaktpunkt seinem Ziel, dem Timing und der primären Metrik zu.

Phase	Timing	Ziel	Primäre Metrik
Buchungsbestätigung	Sofort	Transaktionale Bestätigung und Absicherung, Markeneinführung	Zustellbarkeit
Pre-Stay-Upsell	3 - 7 Tage vorher	Zimmer-Upgrades, Gastronomie, Spa, früher Check-in	Umsatz pro Sendung
Briefing am Tag vor der Anreise	24 Stunden vorher	Reibungspunkte reduzieren, Vorfreude wecken	Öffnungsrate
Willkommen vor Ort	Tag der Anreise (WiFi Login)	E-Mail-Adresse erfassen, Angebote während des Aufenthalts präsentieren	Opt-in-Rate
Dankeschön nach dem Checkout	24 Stunden nach dem Checkout	Dank aussprechen, zu einer Bewertung einladen	Bewertungs-Konversionsrate
Rückgewinnungsangebot	14 - 30 Tage nach dem Checkout	Eine Direktbuchung für den nächsten Aufenthalt gewinnen	Direktbuchungs-Konversionsrate

Buchungsbestätigung: Halten Sie diese E-Mail transaktional und prägnant. Fügen Sie die Details zum Aufenthalt, die Stornierungsbedingungen und einen einzigen Hinweis zur Erkundung Ihres Restaurants oder Spas hinzu. Überladen Sie sie nicht mit Angeboten.

Pre-Stay-Upsell: Dies ist Ihre E-Mail mit dem höchsten Umsatzpotenzial. Senden Sie diese drei bis sieben Tage vor der Ankunft. Bieten Sie ein oder zwei spezifische Upgrades an - zum Beispiel eine Zimmerkategorie über der gebuchten, einen Early Check-In gegen eine feste Gebühr oder ein buchbares Gastronomie-Paket. Machen Sie das Angebot zeitlich begrenzt und exklusiv für Gäste mit einer bestätigten Buchung. Branchen-Daten zufolge stammen 98 % des Upselling-Umsatzes von Hotels aus E-Mails von Pre-Stay-Kampagnen (Jonas Chorum, 2024).

Briefing am Tag vor der Anreise: Dies ist eine Service-E-Mail, keine Verkaufs-E-Mail. Sie sollte Parkinformationen, Check-In-Zeiten, die Anleitung zur Verbindung mit dem WiFi und die Telefonnummer der Rezeption enthalten. Diese E-Mail reduziert Reibungsverspätungen bei der Ankunft und sorgt für einen starken ersten Eindruck.

Dankeschön nach dem Checkout: Senden Sie diese E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach dem Checkout. Bedanken Sie sich beim Gast, beziehen Sie sich kurz auf seinen Aufenthalt und fügen Sie einen einzigen Link zur Abgabe einer Bewertung hinzu. Einladungen zur Bewertung, die innerhalb von 24 Stunden verschickt werden, schneiden durchweg besser ab als E-Mails, die später versendet werden.

Win-Back-Angebot: Senden Sie dieses 14 bis 30 Tage nach dem Checkout. Da Purple Engage bereits die echte E-Mail-Adresse des Gasts vor Ort erfasst hat, können Sie OTA-Bucher nun zum ersten Mal direkt kontaktieren. Bieten Sie einen Rabatt von 15 % oder ein kostenloses Frühstück an, um sie zu einer Direktbuchung zu bewegen. Diese E-Mail verwandelt einmalige Gäste in wiederkehrende Direktbucher.

Erfolg messen

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Öffnungsraten. Die durchschnittliche Öffnungsrate über alle Branchen hinweg liegt bei etwa 42 % (HubSpot, 2025). Im Gastgewerbe liegen die Öffnungsraten von Pre-Stay-E-Mails in der Regel über diesem Wert, da sich die Gäste auf ihre Reise freuen. Aber Öffnungsraten bezahlen keine Rechnungen.

Die Kennzahlen, auf die es ankommt, sind:

• Umsatz pro Versand: Der gesamte generierte Zusatzumsatz geteilt durch die Anzahl der gesendeten E-Mails. Dies ist der Benchmark für Ihre Pre-Stay-Upsells.
• Direktbuchungs-Konversionsrate: Der Anteil der Gäste, die die Win-Back-E-Mail nach dem Checkout erhalten und ihren nächsten Aufenthalt direkt gebucht haben.
• Opt-in-Rate bei der WiFi-Anmeldung: Der Anteil der Gäste, die beim Captive Portal dem Marketing zustimmen. Dies bestimmt die Größe und Qualität Ihrer Datenbank.
• Rückkehr-Rate nach Segment: Kehren Gäste, die die Post-Checkout-Sequenz erhalten haben, häufiger zurück als diejenigen, die sie nicht erhalten haben?

Purple Engage bietet Analysen, die das E-Mail-Engagement mit den Besuchen vor Ort und dem Umsatz verknüpfen. Ein detaillierteres Bild darüber, wie Sie diese Zahlen Eigentümern oder der Geschäftsleitung präsentieren, finden Sie im Leitfaden zum Nachweis des Marketing-ROI gegenüber Standortbetreibern mit WiFi-Daten .

Wo anfangen?

Hier ist eine geordnete Checkliste, mit der Sie eine E-Mail-Sequenz für Hotelgäste innerhalb von 30 Tagen live schalten können.

1. Überprüfen Sie Ihr Captive Portal. Bestätigen Sie, dass es E-Mail-Adressen mit einer eindeutigen, GDPR-konformen Einwilligungserklärung erfasst. Wenn Sie Purple Engage verwenden, wird dies im Portal-Editor konfiguriert.
2. Verbinden Sie Ihr Property-Management-System. Purple Engage integriert sich in Ihr PMS, um Aufenthaltsdaten abzurufen und Automatisierungen basierend auf Ankunfts- und Checkout-Zeiten auszulösen.
3. Erstellen Sie eine Pre-Stay-Upselling-E-Mail. Wählen Sie Ihr Zusatzangebot mit der höchsten Marge (in der Regel ein Zimmer-Upgrade oder ein Verpflegungspaket) und stellen Sie es so ein, dass es drei bis fünf Tage vor der Ankunft ausgelöst wird.
4. Erstellen Sie eine Post-Checkout-Win-Back-E-Mail. Stellen Sie diese so ein, dass sie 14 Tage nach dem Checkout ausgelöst wird. Fügen Sie einen Anreiz für eine Direktbuchung und einen klaren Call-to-Action hinzu.
5. Legen Sie Ihre Mess-Baseline fest. Erfassen Sie vor dem Live-Gang Ihren aktuellen Anteil an Direktbuchungen und den Zusatzumsatz pro belegtem Zimmer.
6. Überprüfung an Tag 90. Vergleichen Sie Ihren Umsatz pro Versand und Ihre Direktbuchungs-Konversionsrate mit der Baseline. Passen Sie das Timing und die Angebote auf der Grundlage der Daten an.

Beginnen Sie mit diesen beiden E-Mails. Erstellen Sie keine komplexe Sequenz aus sechs E-Mails, bevor Sie die Grundlagen validiert haben. Eine Pre-Stay-Upsell-E-Mail und eine Post-Checkout-Win-Back-E-Mail können bereits innerhalb eines einzigen Quartals messbare Ergebnisse liefern.

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Referenzen

[1] Revinate. "Why hotels should plan emails around the guest journey." https://www.revinate.com/blog/hotels-plan-emails-around-guest-journey/ (2026)

[2] Jonas Chorum. "The revenue potential of hotel welcome emails." https://jonaschorum.com/the-revenue-potential-of-hotel-welcome-emails (2024)

[3] HubSpot. "Email marketing benchmarks by industry." https://blog.hubspot.com/sales/average-email-open-rate-benchmark (2025)

[4] TCRM Services. "How to drive direct revenue through smarter hotel email marketing strategies." https://tcrmservices.com/how-to-drive-direct-revenue-through-smarter-hotel-email-marketing-strategies/ (2025)

[5] Purple. Interne Plattformdaten. Mehr als 80.000 aktive Standorte und 440 Millionen Logins im Jahr 2024.