E-mail - sappiamo comunicare bene come pensiamo?
Stai cercando di essere divertente? Tendi a essere sarcastico? O sei mortalmente serio quando invii le tue e-mail?
Un rapporto del Journal of Personality and Social Psychology ha rilevato che le persone sopravvalutano notevolmente la propria capacità di trasmettere il tono tramite e-mail. Anche la risposta che ricevi potrebbe essere interpretata male. Hanno capito che stavi solo scherzando... vero?
Gli esseri umani per natura tendono a essere egocentrici, incapaci di uscire dalla propria prospettiva e di comprendere gli altri. Spesso crediamo che la maggior parte delle persone "sicuramente" la pensi come noi. Questo fa parte del problema.
Le incomprensioni sono all'ordine del giorno.
Attraverso qualsiasi comunicazione scritta non possiamo sentire il tono di voce di qualcuno, vedere le espressioni facciali (anche se potremmo usare un'emoticon) o cogliere altri segnali come gesti o enfasi. Le e-mail tendono a essere digitate e inviate più rapidamente rispetto a una lettera, dedicando loro meno riflessione.
Quindi, dovremmo rispondere alle e-mail con cautela?
Kruger e Epley, citati dall'American Psychological Association, hanno confrontato l'interpretazione dei messaggi vocali con quella dei messaggi e-mail. Hanno scoperto che al telefono il tono desiderato veniva identificato correttamente nel 75% dei casi, ma solo nel 56% dei casi tramite e-mail, poco più della metà di una scelta casuale. Sorprendentemente, alla domanda se ritenessero di aver interpretato correttamente il messaggio, il 90% si è detto sicuro di averlo fatto. Sembra che solo il 10% dell'interpretazione della corrispondenza via e-mail venga mai messa in discussione dal destinatario.
Kruger spiega che quando si scrive un'e-mail, si 'sente' il tono che si intende trasmettere, dimenticando però che chi riceve l'e-mail non ha accesso a tale informazione.
Il limite della comunicazione via e-mail potrebbe essere fortemente sottovalutato e le persone credono di comunicare in modo più efficace di quanto non facciano in realtà.
Quindi, ecco i nostri consigli per evitare incomprensioni via e-mail. Ve ne vengono in mente altri?
- Le e-mail positive possono sembrare neutre, mentre quelle neutre possono apparire negative. Quindi, assicurati che le tue e-mail siano extra amichevoli.
- Presta attenzione quando usi le emoticon per mostrare i tuoi sentimenti, poiché non puoi rimediare a ciò che potrebbe essere visto come un messaggio irrispettoso semplicemente aggiungendo un'emoticon. Inoltre, potrebbe sembrare poco professionale a un partner commerciale sul posto di lavoro.
- Considera l'e-mail dal punto di vista del destinatario. Chi scrive e-mail tende a sopravvalutare l'efficacia con cui comunica i propri sentimenti, così come i destinatari pensano di poter comprendere in modo efficace. Le battute vengono spesso considerate meno divertenti dal destinatario rispetto a chi le ha inviate.
- Prenditi il tuo tempo quando scrivi un'e-mail; i messaggi troppo brevi possono essere interpretati come maleducati.
- Cerca di non scriverle nemmeno troppo lunghe. Di' solo quello che serve e ci saranno meno elementi che si prestano a essere interpretati male.
- Cerca di conoscere la persona a cui stai scrivendo. Piccole divergenze possono trasformarsi in fastidi, quindi cerca di capire meglio i tuoi contatti.
La buona notizia è che, man mano che acquisisci familiarità con i tuoi contatti e-mail, la possibilità che i tuoi messaggi vengano interpretati male si riduce. Vale quindi la pena conoscere le persone dietro l'indirizzo e-mail!
