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Analisi delle presenze del personale: chi si trova nell'edificio, con quale frequenza e per quanto tempo

Utilizza questa guida per stabilire se la tua autenticazione WiFi esistente è in grado di misurare chi si trova in sede, con quale frequenza si presenta e per quanto tempo rimane. Sarai in grado di configurare identità 802.1X o iPSK, attivare il RADIUS accounting, concordare le regole di sessione, completare una DPIA e inviare report sulle presenze del personale sotto forma di conteggio mantenendo i dati degli ospiti come tendenza.

Di Gavin WheeldonPubblicato
📖 14 minuti di lettura3,822 parole3 esempi pratici12 definizioni chiave

Parte della nostra serie principale: Guida alle analisi WiFi →

Analisi delle presenze del personale: chi si trova nell'edificio, con quale frequenza e per quanto tempo

L'analisi delle presenze del personale utilizza l'autenticazione 802.1X e l'accounting RADIUS per mostrare chi si trova all'interno dell'edificio, con quale frequenza si reca in sede e quanto tempo vi rimane. Collegando le sessioni agli identity provider come Microsoft Entra ID o Okta, trasforma le connessioni di rete in registri di presenza individuali anziché in un semplice conteggio dei dispositivi.

Che cos'è l'analisi delle presenze del personale?

L'analisi delle presenze del personale risponde a tre domande sulle persone che lavorano nei tuoi edifici. Chi c'è? Con quale frequenza vengono? Quanto tempo rimangono?

Risponde a queste domande direttamente dalla rete WiFi, utilizzando l'accesso che ogni membro del personale effettua già. Non sono necessari nuovi sensori, telecamere o lettori di badge.

La differenza rispetto all'analisi degli ospiti è l'identità. Un dispositivo del personale si connette alla rete con credenziali appartenenti a una persona specifica. Questo singolo elemento trasforma il conteggio di un dispositivo in un registro di presenza.

Ciò che l'autenticazione rende misurabile

Quando un membro del personale si connette a una rete basata sull'identità, la rete registra tre elementi. Sa chi si è autenticato, quando è iniziata la sessione e quando è terminata. Da questi tre elementi è possibile ricavare quattro misurazioni:

  • Presenza per persona. Se un determinato dipendente, consulente o lavoratore interinale era presente in sede in un determinato giorno.
  • Frequenza delle visite. Quanti giorni alla settimana o al mese ogni persona è presente, per singolo edificio.
  • Tempo trascorso in sede. L'intervallo dalla prima connessione all'ultima disconnessione, per persona, al giorno.
  • Occupazione simultanea. Quante persone distinte erano presenti alle 11:00 di un martedì, per edificio o per piano.

Ogni misurazione proviene dai registri di autenticazione che la tua rete genera già.

Perché i numeri degli ospiti indicano una tendenza e non un conteggio presenze reale

La presenza degli ospiti inizia di solito con le probe request. Una probe request è un breve frame di gestione trasmesso da uno smartphone mentre cerca reti note. Trasporta un indirizzo MAC e nessuna identità.

Gli smartphone moderni rendono casuale tale indirizzo. Apple ha introdotto gli indirizzi WiFi privati in iOS 14. Android utilizza indirizzi casuali per singola rete per impostazione predefinita fin da Android 10.

Il risultato è prevedibile. Uno smartphone può apparire come diversi dispositivi nell'arco di una giornata. Una persona con uno smartphone, un tablet e uno smartwatch appare come tre persone. Anche uno smartphone in un'auto di passaggio viene rilevato. Le probe request si collocano inoltre al di fuori dei frame protetti da 802.11w, come spiegato nella nostra guida Protected Management Frames: A Practical Guide for 2026.

Quindi spiegalo chiaramente al tuo consiglio di amministrazione. I numeri sulla presenza degli ospiti mostrano una tendenza, non un conteggio esatto. Sono utili per confrontare questo sabato con il sabato precedente. Non rappresentano un conteggio effettivo delle presenze e non dovrebbero mai essere riportati come tale.

Gli ospiti che effettuano l'accesso tramite un captive portal costituiscono un'eccezione parziale. Un captive portal è la pagina di registrazione mostrata prima dell'accesso a Internet. Ogni ospite autenticato ha un'identità, ma solo una quota di visitatori effettua l'accesso. Consulta i dati degli utenti registrati in WiFi Analytics come un campione dei tuoi visitatori. Se desideri aggiungere la connessione automatica, leggi Passpoint e guest marketing: conservare i dati di prima parte con la connessione automatica degli ospiti.

Presenza ospiti basata su probe WiFi ospiti con registrazione Presenza del personale (autenticata)
Cosa misura Indirizzi MAC dei dispositivi rilevati Ospiti che hanno completato la registrazione Persone identificate con credenziali aziendali
Identità associata Nessuna Dettagli che l'ospite ha scelto di condividere Identità aziendale fornita dal provider di identità
Effetto della randomizzazione MAC Gonfia il conteggio Un dispositivo abituale può apparire come nuovo Nessuno, l'identità rimane anche con un nuovo indirizzo MAC
Chi viene escluso Dispositivi con WiFi disattivato Ospiti che non si registrano mai Personale senza un dispositivo registrato
Chi viene incluso erroneamente Passanti all'esterno dell'edificio Nessuno Nessuno
Frequenza delle visite per persona Non affidabile Affidabile per gli ospiti che effettuano nuovamente l'accesso Affidabile
Tempo di permanenza Stimato dai rilevamenti Basato sulla sessione Basato sulla sessione, dai dati di contabilità RADIUS
Idoneità per un conteggio preciso No, solo per i trend No, solo come campione Sì, per il personale registrato
Utilizzo ideale Confronto settimana su settimana Visite ripetute e pubblico di marketing Presenze, frequenza e pianificazione degli spazi

Perché la presenza del personale sulla tua rete è importante?

La maggior parte delle organizzazioni possiede già questi dati e non li analizza mai. I tuoi access point vedono ogni dispositivo del personale che si connette. Il tuo server RADIUS registra ogni autenticazione. L'analisi della presenza del personale trasforma quei record in decisioni operative.

Gestione degli immobili e pianificazione degli spazi

Il lavoro ibrido ha interrotto il legame tra numero di dipendenti e postazioni di lavoro. È necessario conoscere l'occupazione massima simultanea per edificio e giorno, non una media settimanale. La presenza autenticata conta le singole persone, quindi chi possiede un laptop, uno smartphone e un tablet viene conteggiato una sola volta.

Turni pianificati e presenza effettiva

Hotel, negozi e stadi pianificano il personale in base ai turni. I dati sulla presenza mostrano quando i team previsti sono arrivati e sono andati via. Le discrepanze tendono a concentrarsi attorno a turni, sedi o agenzie specifiche, indicando esattamente dove intervenire.

Contrattisti e personale in somministrazione

Le fatture delle agenzie addebitano le ore lavorate. Un'identità individuale per ogni lavoratore somministrato consente di confrontare le ore fatturate con il tempo effettivo trascorso in sede, persona per persona.

Nuovi assunti, trasferimenti e dimissioni

La presenza è anche un segnale di sicurezza. Collegando il WiFi del personale al tuo provider di identità, un account disattivato smette immediatamente di autenticarsi. Un ex dipendente la cui identità appare ancora sulla rete indica una password condivisa o una chiave non revocata. Il modello di gestione per nuovi assunti, trasferimenti e dimissioni (JML) di Purple revoca l'accesso non appena l'account viene disattivato in Microsoft Entra ID, Okta o Google Workspace.

Come funziona l'analisi della presenza del personale?

La logica si sviluppa in tre passaggi: un'identità per ogni connessione, un registro di ciascuna sessione e regole che trasformano le sessioni in presenza.

Passaggio 1: assegnare un'identità a ogni connessione

La presenza del personale dipende da un'unica identità per ogni connessione. Ci sono due modi comuni per ottenerla.

IEEE 802.1X è lo standard per il controllo dell'accesso alla rete basato su porte. Su WiFi, il dispositivo presenta le credenziali prima di accedere alla rete. Un server RADIUS le verifica. RADIUS (Remote Authentication Dial-In User Service, RFC 2865) è il protocollo che accetta o rifiuta ogni accesso.

L'802.1X supporta diversi metodi EAP. Con EAP-TLS, il dispositivo dimostra la propria identità mediante un certificato. Con PEAP, invia un nome utente e una password all'interno di un tunnel crittografato.

iPSK (identity pre-shared key) assegna a ciascuna persona o dispositivo una propria password WiFi su un nome di rete condiviso. I fornitori lo chiamano in modo diverso: Cisco lo chiama iPSK, HPE Aruba lo chiama MPSK e Ruckus lo chiama DPSK. È adatto per telefoni personali e dispositivi che non possono eseguire l'802.1X.

Il Cloud RADIUS di Purple collega entrambi i metodi alle identità presenti in Microsoft Entra ID, Okta o Google Workspace. Il registro delle presenze riporta lo stesso nome presente nella tua directory.

Passaggio 2: registrare ogni sessione con il RADIUS accounting

Il RADIUS accounting, definito nella norma RFC 2866, trasforma gli accessi in tempo. L'access point invia un Accounting-Request con stato Start all'inizio di una sessione, e ne invia un altro con stato Stop quando la sessione termina.

Il registro di Stop contiene Acct-Session-Time, ovvero la durata della sessione in secondi. I registri Interim-Update arrivano durante la sessione, con un intervallo impostato dall'attributo Acct-Interim-Interval nella norma RFC 2869. Questi dati mostrano chi è presente al momento, non solo dopo che le persone se ne sono andate.

Passaggio 3: trasformare le sessioni in presenza

Le sessioni grezze generano rumore. Un telefono perde il WiFi in una tromba delle scale e si riconnette due minuti dopo. Un laptop va in sospensione durante la pausa pranzo. Più dispositivi appartengono alla stessa persona. È fondamentale definire queste regole prima di analizzare qualsiasi report:

  • Unisci per identità. Combina le sessioni di tutti i dispositivi che si autenticano come la stessa persona.
  • Collega le brevi interruzioni. Considera come presenza continua una disconnessione inferiore a un intervallo prestabilito, ad esempio 15 minuti.
  • Imposta una visita minima. Ignora la presenza al di sotto di una durata concordata, in modo che un breve passaggio non venga conteggiato come una giornata lavorativa.
  • Definisci i limiti del giorno lavorativo. I turni notturni superano la mezzanotte, quindi definisci la giornata lavorativa in base al turno e non al calendario.

Ecco come si applicano queste regole. Il telefono e il laptop di un coordinatore dei servizi registrano cinque sessioni di mercoledì. La prima inizia alle 08:12 e l'ultima termina alle 17:04. I due intervalli di quattro e nove minuti rientrano nella finestra di 15 minuti. Il risultato è la presenza di una persona per otto ore e 52 minuti.

Aggregando questi registri giornalieri per tutti i dipendenti si ottengono dati su presenze, frequenza e occupazione.

Come si posiziona rispetto ai sistemi già in uso?

L'analisi della presenza del personale non sostituisce il controllo accessi, la gestione dei turni o i sistemi HR, ma colma le lacune tra di essi.

I tuoi access point

Purple è indipendente dall'hardware e funziona come un overlay cloud. È compatibile con Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme e Fortinet. I tuoi access point inviano già record di autenticazione e accounting, quindi non è necessaria alcuna sostituzione dell'infrastruttura. Leggi Perché il tuo prossimo aggiornamento WiFi non richiede nuovo hardware per un'analisi più approfondita.

La progettazione della tua rete

Mantieni il WiFi del personale e il Guest WiFi su VLAN separate. Una VLAN (LAN virtuale) è un segmento logico che isola un gruppo di dispositivi da un altro. La separazione impedisce che i dispositivi degli ospiti influiscano sui dati di presenza del personale e che il traffico del personale compaia nei report sugli ospiti. Le Migliori pratiche di rete per venue e aziende nel 2026 approfondiscono la segmentazione in modo più dettagliato.

Le tue altre fonti dati

Ogni fonte risponde a una domanda diversa. Utilizza questa matrice per scegliere quella corretta.

La tua domanda Migliore fonte dati Perché
Un determinato dipendente era presente oggi? Presenza del personale da 802.1X o iPSK Un'identità è associata a ogni sessione
Quanto tempo rimane il personale per ogni visita? Presenza del personale dall'accounting RADIUS I record di interruzione forniscono la durata della sessione; la maggior parte dei sistemi di badge registra solo l'ingresso
Di quante scrivanie ha bisogno ciascun edificio? Presenza del personale, occupazione simultanea di picco Conta le singole persone nell'ora di maggior affluenza
Quante persone sono entrate dalla porta? Contapersone montato sulla porta Conta tutti, compreso il personale senza un dispositivo registrato
Questo sabato è più affollato dello scorso sabato? Presenza degli ospiti basata su probe Stesso metodo ogni settimana, rendendo il trend comparabile
Quali ospiti ritornano e con quale frequenza? Guest WiFi con accesso effettuato Gli ospiti hanno scelto di condividere un'identità al momento dell'accesso
La persona corretta ha aperto una porta sicura? Controllo accessi tramite badge Controllo fisico al punto di ingresso

Hai domande sulla tua configurazione specifica?

Il nostro team collabora con gestori di sedi, responsabili IT e ingegneri di rete in 80.000 sedi. Prenota una chiamata di 20 minuti e ti mostreremo come altri professionisti come te hanno risolto il problema.

Scenari pratici: presenza del personale nell'hospitality, nel retail e nel settore pubblico

I tre scenari seguenti utilizzano cifre illustrative. Mostrano la situazione, le azioni intraprese e il risultato misurabile prodotto dal metodo.

Un hotel da 200 camere che allinea i turni di pulizia alla presenza reale

Situazione. Un hotel da 200 camere impiega 140 dipendenti tra addetti alle pulizie, cucina, reception e manutenzione. Gli addetti alle pulizie interinali coprono i fine settimana. Il direttore delle operazioni sospettava che il servizio di pulizia del fine settimana iniziasse in ritardo, rallentando la preparazione delle camere prima del check-in delle 15:00. L'ingresso del personale non aveva un lettore di badge, quindi nessuno poteva verificare.

Azione intrapresa. L'IT ha passato il personale permanente al WiFi del personale con 802.1X, autenticato tramite Microsoft Entra ID attraverso il Cloud RADIUS di Purple. Ogni addetto alle pulizie interinale ha ricevuto una chiave iPSK individuale, revocata al termine dell'incarico. Gli access point esistenti sono stati mantenuti. L'hotel ha completato una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e ha inviato preventivamente un’informativa al personale.

Risultato. Nell'arco di quattro fine settimana, i turni mostravano 14 governanti dalle 07:00. I dati di presenza hanno mostrato una media di 10 persone distinte sul posto entro le 07:30, raggiungendo quota 14 solo verso le 08:45. Il divario riguardava gli arrivi del personale di agenzia, non i dipendenti fissi. L'hotel ha aggiunto una verifica di conferma arrivo al contratto con l'agenzia. Nei quattro fine settimana successivi si è registrata una media di 13 persone su 14 presenti sul posto entro le 07:30. Per saperne di più sulle implementazioni alberghiere, consulta la nostra pagina Hotels.

Una catena retail con 40 punti vendita valuta le visite degli area manager

Situazione. Una catena con 40 punti vendita dispone di otto area manager, ciascuno responsabile di cinque negozi. La direttiva aziendale prevede che ogni negozio riceva almeno due visite al mese. Le visite venivano segnalate autonomamente su un foglio di calcolo e i direttori di negozio contestavano i dati.

Azione intrapresa. I laptop e gli smartphone degli area manager sono stati connessi alla rete Staff WiFi con la loro identità Okta. Ogni negozio trasmetteva la stessa rete aziendale, consentendo il tracciamento della presenza di ciascun manager nell'intera struttura. Il retailer ha considerato come visita valida una presenza continuativa di almeno 30 minuti all'interno di un singolo punto vendita.

Risultato. Nel primo mese, 31 negozi su 40 hanno soddisfatto lo standard delle due visite. I nove che non l'hanno raggiunto si trovavano ai margini di due aree geografiche, che hanno registrato una media inferiore a una visita ciascuna. La durata media della visita è stata di 95 minuti rispetto alle tre ore previste. Il retailer ha ridisegnato i confini delle due aree e il mese successivo 38 negozi su 40 hanno rispettato lo standard. Per maggiori informazioni, consulta la nostra pagina Retail.

Gestione degli spazi per il lavoro ibrido nelle sedi di un comune

Situazione. Un comune gestisce tre edifici adibiti a uffici con 1.100 dipendenti soggetti a una politica di lavoro ibrido. La sede principale dispone di 620 postazioni. Il team di gestione degli immobili necessitava di dati certi prima di riassegnare un piano.

Azione intrapresa. La rete Staff WiFi utilizzava già lo standard 802.1X integrato con Microsoft Entra ID. Il comune ha attivato il tracciamento RADIUS contabilizzando il picco massimo giornaliero di persone distinte e contemporaneamente presenti per edificio per un periodo di otto settimane. I report sono stati inviati al team di gestione immobiliare esclusivamente a livello di singolo edificio, senza mai rivelare i nomi dei singoli ai responsabili di servizio.

Risultato. Il picco di presenze nell'edificio principale ha raggiunto le 410 persone nei giorni di martedì e mercoledì. Il lunedì e il venerdì si sono registrati picchi inferiori a 250 presenze. Il comune ha così rilasciato un piano da 120 postazioni, mantenendone 500. Questo garantisce ancora un margine di 90 postazioni al di sopra del picco massimo rilevato.

Quali sono i limiti da considerare?

L'analisi della presenza del personale offre dati accurati per ciò che misura. È fondamentale conoscerne i confini.

Rileva i dispositivi registrati, non ogni singola persona

I dipendenti sprovvisti di un dispositivo aziendale o che non si connettono mai alla rete Staff WiFi risultano invisibili. Addetti alle pulizie e lavapiatti rientrano spesso in questa categoria. Per ovviare al problema è possibile offrire loro la tecnologia iPSK sui telefoni personali e riportare la copertura delle registrazioni accanto a ciascun dato sulla presenza.

Le lacune di copertura diventano lacune di presenza

Celle frigorifere, seminterrati e locali tecnici presentano spesso un segnale debole. Un chef all'interno di una cella frigorifera potrebbe disconnettersi dalla rete. Le regole di tolleranza consentono di mascherare brevi disconnessioni, ma la presenza di zone d'ombra persistenti richiede un'analisi della copertura del sito.

Non sostituisce il registro delle presenze per le evacuazioni

I dispositivi possono rimanere connessi per diversi minuti dopo che una persona se ne va, e i telefoni lasciati sulle scrivanie risultano ancora presenti. Utilizza la presenza WiFi per pianificare il personale, non per confermare che un edificio sia vuoto. Il tuo processo di gestione delle emergenze antincendio rimane l'appello nominale.

Non è il tuo sistema di registro per le retribuzioni

La presenza WiFi mostra quando un dispositivo associato all'identità di un dipendente era connesso. Non mostra quando qualcuno ha iniziato a lavorare. Mantieni il tuo sistema di rilevazione presenze come registro ufficiale per le retribuzioni.

Si tratta di monitoraggio dei dipendenti ai sensi della legge sulla protezione dei dati

In base al UK GDPR, misurare quando determinati dipendenti si trovano in sede equivale al trattamento di dati personali sul luogo di lavoro. Le linee guida dell'ICO sul monitoraggio dei lavoratori richiedono trasparenza e una finalità chiara. Richiedono inoltre una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell'Articolo 35 laddove il monitoraggio presenti un rischio elevato.

Il consenso è raramente valido tra datore di lavoro e dipendente a causa dello squilibrio di potere. La maggior parte delle organizzazioni si affida invece ai legittimi interessi ai sensi dell'Articolo 6(1)(f). Applica la minimizzazione dei dati ai sensi dell'Articolo 5(1)(c): genera report a livello di edificio e limita i dati identificativi a chi ne ha effettivamente bisogno. In California, i dati dei dipendenti rientrano nel CCPA dal 1° gennaio 2023.

Purple è certificata ISO 27001, GDPR, CCPA e Cyber Essentials. La certificazione riguarda il modo in cui gestiamo i dati, non la tua finalità di raccolta.

Cosa dovresti fare ora?

Inizia con una sola domanda e un solo edificio. Poi scala ciò che funziona.

  1. Metti per iscritto la decisione. Definisci la scelta che i dati andranno a supportare: il rilascio di un piano, un cambio di turno o un contratto di somministrazione.
  2. Completa la DPIA. Stabilisci finalità, base giuridica, conservazione e chi ha accesso ai dati identificativi. Pubblica un'informativa sulla privacy per il personale prima di raccogliere qualsiasi dato.
  3. Assegna un'identità a ogni connessione. Utilizza 802.1X integrato con Microsoft Entra ID, Okta o Google Workspace per i dispositivi aziendali gestiti. Utilizza iPSK per i telefoni personali e il personale esterno.
  4. Attiva il RADIUS accounting. Conferma che i tuoi access point inviino i record Start, Stop e Interim-Update al Cloud RADIUS di Purple.
  5. Concorda le regole di sessione. Fissa l'intervallo di inattività (gap window), la visita minima e il limite giornaliero prima che chiunque consulti un report.
  6. Avvia un progetto pilota da quattro a otto settimane. Confronta i risultati con i dati dei turni o dei badge. Spiega le differenze prima di agire in base ad esse.
  7. Mieni separati i dati degli ospiti. Riporta la presenza degli ospiti come un trend e quella del personale come un conteggio effettivo. Non sommare mai i due valori.

L'analisi della presenza del personale è adatta a realtà distribuite su più sedi e basate su turni, inclusi i contesti Healthcare con un ampio utilizzo di personale interinale. Il metodo è lo stesso dovunque: autenticare la persona, registrare la sessione, analizzare il modello.

Domande frequenti

Abbiamo bisogno di nuovi access point per l'analisi della presenza del personale?

No. Purple opera come overlay in cloud sugli access point già in tuo possesso. I vendor supportati includono Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme e Fortinet. La presenza viene rilevata dall'autenticazione e dai record di accounting RADIUS, che queste piattaforme inviano già. È sufficiente indirizzare la rete del personale al Cloud RADIUS di Purple senza aggiungere sensori o telecamere. Le lacune di copertura contano più del brand dell'hardware, quindi verifica prima il segnale nelle aree interne e di servizio.

L'analisi della presenza del personale è conforme al GDPR?

Sì, quando viene gestita con una finalità chiara, una base giuridica valida e una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati. Le linee guida dell'ICO sul monitoraggio dei lavoratori prevedono che il personale sia informato su cosa viene raccolto e perché. Il consenso è raramente valido tra datore di lavoro e dipendente, pertanto la maggior parte delle organizzazioni si affida ai legittimi interessi. Genera report a livello di edificio, imposta un periodo di conservazione e limita i dati identificativi. Purple è certificato ISO 27001 e conforme al GDPR.

Quanto è accurata la rilevazione delle presenze del personale tramite WiFi rispetto ai dati di accesso con badge?

Per la presenza giornaliera, è accurata per tutti i membri del personale con un dispositivo registrato. Supera la maggior parte dei sistemi a badge per quanto riguarda il tempo trascorso in sede, poiché l'accounting RADIUS registra sia la fine che l'inizio di una sessione. Molti sistemi a badge registrano solo l'ingresso. È meno precisa per i primi e gli ultimi minuti, poiché i dispositivi si connettono e disconnettono ai margini della copertura. Utilizzala affiancandola ai badge, non in loro sostituzione.

È possibile utilizzare i dati di presenza WiFi ospiti come conteggio dei visitatori?

No. I dati degli ospiti basati su probe contano i dispositivi, non le persone. La casualizzazione del MAC su iOS e Android fa sì che uno stesso telefono appaia come più dispositivi. Considera tali dati come un trend: questa settimana rispetto alla scorsa, questa sede rispetto a un'altra. I dati degli ospiti registrati rappresentano un campione dei visitatori che hanno scelto di accedere. Per un conteggio effettivo, utilizza un contapersone da porta e usa i dati WiFi per spiegare la tendenza.

Con quali Identity Provider funziona l'analisi della presenza del personale?

Purple si integra con Microsoft Entra ID, Okta e Google Workspace. Il personale si autentica con l'identità aziendale già in uso, in modo che i record di presenza riportino lo stesso nome presente nella directory. Quando l'account di un dipendente uscente viene disabilitato, l'accesso alla rete viene revocato contestualmente. Questo collegamento per le fasi di ingresso, cambio ruolo e uscita del personale mantiene puliti anche i dati di presenza, poiché gli ex dipendenti smettono di comparire una volta rimosso il loro account.

Il personale deve fare qualcosa per essere conteggiato?

Il personale si connette una sola volta alla rete WiFi aziendale con le proprie credenziali di lavoro o con una chiave iPSK personale. Successivamente, il dispositivo si riconnette automaticamente a ogni visita e ciascuna sessione viene registrata. La presenza deriva dai record di rete, non da un software che monitora il dispositivo. Il personale che non si connette mai o che disattiva il WiFi non viene conteggiato. Riporta la copertura delle registrazioni insieme alle presenze, in modo che chi legge sappia chi è incluso nei dati.

I dati di presenza del personale possono sostituire il nostro sistema di rilevazione presenze e orari?

No, e non dovrebbe nemmeno provare a farlo. La presenza WiFi mostra quando un dispositivo associato all'identità di un dipendente era connesso, non quando qualcuno ha iniziato a lavorare. Utilizzala per verificare se i turni corrispondono alla realtà e per pianificare gli spazi. Se vi fai affidamento in una controversia retributiva o disciplinare, considerala solo come prova di supporto. Specifica tale utilizzo nell'informativa sulla privacy per il personale. Il tuo sistema di rilevazione delle presenze rimane il registro ufficiale ai fini della retribuzione.

Definizioni chiave

IEEE 802.1X

Lo standard IEEE per il controllo dell'accesso alla rete basato su porte. In ambito WiFi, il dispositivo presenta le credenziali tramite un metodo EAP prima di accedere alla rete, mentre un server RADIUS le accetta o le rifiuta.

Lo si incontra durante la configurazione della rete Staff WiFi. Associa ogni sessione a una persona specifica, trasformando il conteggio dei dispositivi in un registro delle presenze.

RADIUS

Remote Authentication Dial-In User Service, definito nella norma RFC 2865. È il protocollo che accetta o rifiuta ciascun accesso alla rete confrontandolo con un archivio di credenziali o un provider di identità.

Il tuo server RADIUS registra già ogni autenticazione del personale. Cloud RADIUS di Purple collega tali accessi alle identità Microsoft Entra ID, Okta o Google Workspace.

RADIUS accounting

Definito nella norma RFC 2866. L'access point invia una richiesta Accounting-Request con stato Start all'inizio di una sessione e Stop al termine, e il record Stop contiene Acct-Session-Time, la durata della sessione espressa in secondi.

È la funzione che trasforma gli accessi in tempo di permanenza effettivo in sede. Senza di essa, si sa chi si è connesso ma non per quanto tempo è rimasto.

Acct-Interim-Interval

Un attributo RADIUS definito nella norma RFC 2869 che stabilisce la frequenza con cui l'access point invia i record di accounting Interim-Update durante una sessione attiva.

I record Interim-Update indicano chi è presente in un dato momento, non solo dopo che le persone sono andate via, un aspetto fondamentale per i report di occupazione simultanea.

EAP-TLS

Un metodo Extensible Authentication Protocol gestito all'interno di 802.1X in cui il dispositivo dimostra la propria identità mediante un certificato anziché una password.

Una scelta comune per laptop e telefoni aziendali gestiti su WiFi del personale, che fornisce a ciascuna connessione un'unica identità verificabile.

PEAP

Protected EAP, un metodo 802.1X in cui il dispositivo invia nome utente e password all'interno di un tunnel crittografato.

Un'alternativa a EAP-TLS quando si autentica il personale con le credenziali di directory anziché con i certificati.

iPSK

Identity pre-shared key: ciascuna persona o dispositivo riceve la propria password WiFi su una rete condivisa. Cisco la definisce iPSK, HPE Aruba la chiama MPSK e Ruckus la denomina DPSK.

Da utilizzare per smartphone personali, lavoratori interinali e dispositivi che non supportano 802.1X. La revoca di una singola chiave rimuove un utente senza influire sugli altri.

Probe request

Un frame di gestione IEEE 802.11 che uno smartphone trasmette mentre cerca reti note. Trasporta un indirizzo MAC senza identità e risiede al di fuori dei frame protetti da 802.11w.

Le probe request costituiscono la base standard per la presenza degli ospiti, motivo per cui i dati sugli ospiti rappresentano un trend e non un conteggio esatto.

Randomizzazione MAC

Comportamento del sistema operativo che sostituisce l'indirizzo MAC hardware del dispositivo con uno randomizzato. Apple ha introdotto gli indirizzi WiFi privati in iOS 14, mentre Android utilizza indirizzi randomizzati per ciascuna rete come impostazione predefinita a partire da Android 10.

Aumenta artificialmente i conteggi basati su probe request poiché un singolo smartphone può apparire come più dispositivi. L'identità autenticata sopravvive al cambio di indirizzo MAC.

VLAN

Una LAN virtuale: un segmento logico che isola un gruppo di dispositivi da un altro su un'infrastruttura di rete condivisa.

Mantenere il WiFi del personale e il WiFi ospiti su VLAN separate per evitare che i dispositivi degli ospiti influiscano sui dati di presenza del personale e che il traffico del personale compaia nei report sugli ospiti.

DPIA

Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, richiesta dall'Articolo 35 del UK GDPR in caso di trattamenti ad alto rischio. Si affianca alla base giuridica prevista dall'Articolo 6(1)(f) e alla minimizzazione dei dati stabilita dall'Articolo 5(1)(c).

Rilevare la presenza in sede di dipendenti identificati equivale al monitoraggio dei lavoratori. L'ICO richiede trasparenza, una finalità chiara e una DPIA prima di procedere alla raccolta dei dati.

Captive portal

La pagina di accesso mostrata prima che un ospite ottenga la connessione a Internet, in cui l'utente sceglie quali dati condividere.

Gli ospiti autenticati sono associati a un'identità, ma solo una parte dei visitatori effettua l'accesso; pertanto, questi dati vanno considerati come un campione dei visitatori totali.

Esempi pratici

Un hotel da 200 camere con 140 dipendenti sospettava che il personale di pulizia interinale del fine settimana iniziasse in ritardo, rallentando la preparazione delle camere prima del check-in delle 15:00. L'ingresso del personale non disponeva di un lettore di badge. In che modo il direttore operativo avrebbe potuto verificare?

L'IT ha spostato il personale permanente sulla rete 802.1X Staff WiFi, autenticato tramite Microsoft Entra ID con Cloud RADIUS di Purple. Ogni addetto alle pulizie interinale ha ricevuto una chiave iPSK individuale, revocata al termine dell'incarico. Gli access point esistenti sono rimasti invariati e l'hotel ha prima completato una DPIA e inviato un'informativa al personale. Nell'arco di quattro fine settimana, la turnazione prevedeva 14 addetti dalle 07:00, ma i dati di presenza hanno mostrato una media di 10 persone in sede entro le 07:30, raggiungendo quota 14 solo alle 08:45. Lo scostamento riguardava gli arrivi del personale interinale. L'hotel ha inserito una clausola di conferma di arrivo nel contratto con l'agenzia interinale e nei quattro fine settimana successivi la media è stata di 13 persone su 14 entro le 07:30. Questo scenario illustrativo mostra come l'identità individuale consenta di distinguere il personale interinale da quello permanente.

Una catena retail di 40 punti vendita richiede che ciascuno dei suoi otto area manager visiti ogni negozio almeno due volte al mese. Le visite venivano rendicontate autonomamente tramite foglio di calcolo e i direttori di negozio contestavano le cifre. In che modo il retailer avrebbe potuto ottenere una misurazione condivisa?

I laptop e gli smartphone degli area manager sono stati collegati alla rete Staff WiFi tramite la propria identità Okta. Ogni negozio trasmetteva la stessa rete aziendale, consentendo al tracciamento della presenza di seguire ciascun manager nell'intera rete di vendita. Il retailer ha definito una visita come una presenza continuativa di almeno 30 minuti in un singolo punto vendita, concordando la regola prima di analizzare i risultati. Nel primo mese, 31 negozi su 40 hanno soddisfatto lo standard di due visite. I nove negozi che non l'hanno raggiunto si trovavano ai confini di due aree geografiche e la durata media delle visite è stata di 95 minuti a fronte dei tre mesi pianificati. Il retailer ha ridefinito due aree e nel mese successivo 38 negozi su 40 hanno rispettato lo standard. In questo scenario illustrativo, una regola concordata sulla durata minima della visita ha sostituito le rendicontazioni manuali soggette a contestazione.

Un comune dotato di tre edifici per uffici e 1.100 dipendenti in modalità ibrida necessitava di dati concreti prima di rilasciare un piano del proprio edificio principale da 620 postazioni. Come avrebbe potuto ridimensionare gli spazi senza monitorare i singoli individui?

La rete Staff WiFi utilizzava già lo standard 802.1X integrato con Microsoft Entra ID, pertanto il comune ha attivato il RADIUS accounting. Ha misurato il picco di presenze contemporanee di persone uniche per edificio al giorno per otto settimane. I report sono stati inviati al team di gestione degli immobili unicamente a livello di edificio e senza mai rivelare i nomi dei singoli ai responsabili di servizio, applicando la minimizzazione dei dati. L'occupazione massima ha raggiunto 410 persone nei giorni di martedì e mercoledì, mentre il lunedì e il venerdì i picchi sono rimasti al di sotto delle 250 unità. Il comune ha rilasciato un piano da 120 postazioni, mantenendone 500, un valore che garantisce comunque 90 postazioni in più rispetto al picco massimo rilevato. In questo scenario illustrativo, il picco di occupazione contemporanea, anziché la media settimanale, ha fornito al team di gestione degli immobili i dati necessari.

Domande frequenti

Abbiamo bisogno di nuovi access point per l'analisi della presenza del personale?

No. Purple si sovrappone come overlay cloud sugli access point già in tuo possesso. Tra i fornitori supportati figurano Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme e Fortinet. La presenza viene rilevata dalle registrazioni di autenticazione e accounting RADIUS già inviate da queste piattaforme. È sufficiente indirizzare la rete del personale verso il Cloud RADIUS di Purple, senza aggiungere sensori o telecamere. Le lacune di copertura contano più della marca dell'hardware, quindi verifica prima il segnale nelle aree di servizio e nei retroscena.

L'analisi della presenza del personale è conforme al GDPR?

Sì, quando viene utilizzata con uno scopo chiaro, una base giuridica e una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Le linee guida dell'ICO sul monitoraggio dei lavoratori prevedono che il personale venga informato su cosa viene raccolto e perché. Il consenso è raramente valido tra datore di lavoro e dipendente, quindi la maggior parte delle organizzazioni si affida al legittimo interesse. Genera report a livello di edificio, imposta un periodo di conservazione e limita i dati nominativi. Purple è certificato ISO 27001 e conforme al GDPR.

Quanto sono accurati i dati di presenza del personale tramite WiFi rispetto ai dati di accesso tramite badge?

Per le presenze giornaliere, è accurata per tutti i membri del personale con un dispositivo registrato. Supera la maggior parte dei sistemi con badge per quanto riguarda la permanenza in sede, poiché l'accounting RADIUS registra sia la fine di una sessione sia il suo inizio. Molti sistemi a badge registrano solo l'ingresso. È meno precisa per i primi e gli ultimi minuti, poiché i dispositivi si connettono e si disconnettono ai limiti della copertura. Utilizzala affiancandola ai badge, non in loro sostituzione.

Possiamo utilizzare le cifre sulla presenza WiFi degli ospiti come conteggio dei visitatori?

No. Le cifre sugli ospiti basate sui probe contano i dispositivi, non le persone. La casualità degli indirizzi MAC su iOS e Android fa sì che un singolo telefono possa apparire come più dispositivi. Considera tali dati come una tendenza: questa settimana rispetto alla settimana scorsa, questa sede rispetto a un'altra. Le cifre degli ospiti che hanno effettuato l'accesso rappresentano un campione dei visitatori che hanno scelto di autenticarsi. Per un conteggio reale delle persone, utilizza un contapersone da varco e usa i dati WiFi per spiegare la tendenza.

Con quali identity provider funziona l'analisi della presenza del personale?

Purple si integra con Microsoft Entra ID, Okta e Google Workspace. Il personale si autentica con l'identità aziendale già in uso, pertanto i record di presenza riportano lo stesso nome presente nella directory. Quando un account viene disattivato in seguito all'uscita di un dipendente, anche l'accesso alla rete viene revocato. Questa integrazione con i processi di gestione degli accessi mantiene puliti i dati di presenza, poiché gli ex dipendenti smettono di apparire non appena il loro account viene disattivato.

Il personale deve fare qualcosa per essere conteggiato?

Il personale si connette una sola volta alla rete Staff WiFi con le proprie credenziali aziendali o con una chiave iPSK personale. In seguito, il dispositivo si riconnette automaticamente a ogni visita e ogni sessione viene registrata. La presenza deriva dai record di rete, non da un software che monitora il dispositivo. Il personale che non si connette mai, o che disattiva il WiFi, non viene conteggiato. Includi il tasso di adesione nei report di presenza, in modo che i destinatari sappiano chi è incluso nelle cifre.

I dati di presenza del personale possono sostituire il nostro sistema di rilevazione presenze?

No, e non dovrebbe cercare di farlo. La presenza WiFi mostra quando un dispositivo associato all'identità di un dipendente era connesso, non quando qualcuno ha iniziato a lavorare. Utilizzala per verificare se i turni corrispondono alla realtà e per pianificare gli spazi. Se ti avvali di questi dati in una controversia sulla condotta o sulla retribuzione, considerali solo come prova di supporto. Dichiarane l'uso nell'informativa sulla privacy per il personale. Il sistema di rilevazione presenze rimane il registro ufficiale ai fini retributivi.

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