E-mails - conseguimos comunicar tão bem como pensamos?
Está a tentar ser engraçado? Costuma ser sarcástico? Ou é extremamente sério ao enviar os seus emails?
Um relatório do Journal of Personality and Social Psychology revelou que as pessoas sobreestimam grandemente a sua capacidade de transmitir o seu tom de voz por email. A resposta que recebe também pode ser mal interpretada. Eles perceberam que estava apenas a brincar... não perceberam?
Os seres humanos, por natureza, tendem a ser egocêntricos, incapazes de sair das suas próprias perspetivas e de serem compreensivos com os outros. Muitas vezes acreditamos que a maioria das pessoas pensa "seguramente" da mesma forma que nós. O que faz parte do problema.
A falha de comunicação é comum.
Através de qualquer comunicação escrita, não conseguimos ouvir o tom de voz de alguém, ver expressões faciais (embora pudéssemos usar um emoticon) ou ver outras pistas como gestos ou ênfase. Os emails tendem a ser digitados e enviados mais rapidamente do que uma carta, com menos ponderação colocada neles.
Então, devemos responder aos e-mails com cautela?
Kruger e Epley, citados pela American Psychological Association, compararam a interpretação de mensagens de voz com a interpretação de mensagens de email. Descobriram que, ao telefone, o tom pretendido era identificado corretamente em três quartos das vezes, mas apenas 56% das vezes por email, o que é pouco mais de metade da probabilidade de adivinhar corretamente. Curiosamente, quando questionados se achavam que tinham interpretado a mensagem corretamente, 90% estavam confiantes de que sim. Aparentemente, apenas 10% da interpretação da correspondência por email é alguma vez questionada pelo destinatário.
Kruger explica que, ao escrever um e-mail, "ouve" o tom que pretende transmitir, esquecendo-se de que o destinatário do e-mail não tem acesso a essa informação.
A limitação da comunicação por e-mail pode ser muito subestimada e as pessoas acreditam que estão a comunicar de forma mais eficaz do que na realidade estão.
Por isso, aqui estão as nossas dicas para evitar falhas de comunicação por e-mail. Consegue pensar em mais alguma?
- Os emails positivos podem parecer neutros, enquanto os emails neutros podem parecer negativos. Por isso, certifique-se de que os seus emails são extremamente amigáveis.
- Tenha cuidado ao usar emoticons para mostrar os seus sentimentos, pois não pode neutralizar o que pode ser visto como um email desrespeitoso adicionando apenas um emoticon. Além disso, pode parecer pouco profissional para um parceiro de negócios no local de trabalho.
- Pense no email do ponto de vista do destinatário. Quem envia emails sobreestima a eficácia com que comunica os seus sentimentos, assim como os destinatários pensam que conseguem compreender eficazmente. As piadas são muitas vezes vistas como menos engraçadas pelo destinatário do que pelo remetente.
- Leve o seu tempo ao escrever um email; mensagens curtas podem ser interpretadas como rudes.
- Tente não as tornar demasiado longas também. Diga apenas o que precisa de ser dito e assim haverá menos margem para interpretações erradas.
- Tente conhecer a pessoa a quem está a enviar o email. Pequenas diferenças podem transformar-se em incómodos, por isso tente compreender melhor os seus contactos.
A boa notícia é que, à medida que se familiariza com os seus contactos de email, a probabilidade de as suas mensagens serem mal interpretadas diminui. Vale a pena, portanto, conhecer as pessoas por trás do endereço de email!
